Ogranicza nas tylko nasza bujna wyobraźnia

Marcin Zawiśliński
opublikowano: 23-08-2006, 00:00

Firmę, markę czy konkretny produkt można promować na wiele sposobów. Jednym z nich, dającym olbrzymie pole do popisu, jest tzw. event.

— Event to każde wydarzenie zorganizowane i przeprowadzone dla osiągnięcia zakładanych celów. Na przykład impreza socjalna dla pracowników firmy, konferencja działu sprzedaży, impreza integracyjna, seminarium naukowe, konferencja prasowa lub wydarzenie promocyjne w punkcie sprzedaży — mówi Maciej Grabowski, prezes Sales Support Systems Polska, organizator eventów.

Takie imprezy mogą mieć charakter otwarty (publiczny) lub zamknięty, gdy są przeznaczone tylko dla pracowników firmy albo wyselekcjonowanej grupy jej klientów. Często przyjmują mieszaną formułę, łącząc na przykład elementy edukacyjne z integracyjno-rozrywkowymi i nade wszystko reklamowymi.

— Zależnie od charakteru, zahaczają one o pola działań firmy w zakresie marketingu, sprzedaży, public relations i human resources — dodaje Maciej Grabowski.

Jaki masz cel

Na rynku działają agencje eventowe, firmy eventowe oraz agenci, czyli indywidualni podwykonawcy przy realizowanych przedsięwzięciach. Pierwsze, przynajmniej teoretycznie, koncentrują się przede wszystkim na planowaniu i monitorowaniu przebiegu imprezy, drugie zajmują się jej faktyczną realizacją. W rzeczywistości jednak różnica między oboma podmiotami bardzo często jest nieostra.

Jakie cele można realizować dzięki organizacji eventu? Da się je podzielić na dwie grupy. Jedna odnosi się do integracji pracowników, ich wyszkolenia i podniesienia poziomu satysfakcji z zadań wykonywanych na rzecz pracodawcy. Druga — dotyczy prezentacji firmy, jej marki lub nowego produktu. Za każdym jednak razem zasadniczym celem jest tworzenie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy przez jej kadrę i wśród klientów.

— Motyw przewodni eventu powinien się wiązać z firmą, jej wartościami lub komunikatem, jaki zamierza ona przekazać — uważa Iwona Liwska z firmy Event Public Relations.

Wydarzenie, w którym bierze udział firma, samo w sobie może być akcją promocyjną, a nawet ich cyklem. Tak jest np. z „Inwazją mocy” Radia RMF, sopockim turniejem tenisowym Prokom Open albo mityngiem lekkoatletycznym Żywiec Cup. Mogą to być też wydarzenia dużo tańsze, ale i o mniejszym oddźwięku medialnym, np. konferencja naukowa czy targi branżowe.

— Event może też być tylko jednym z elementów strategii stworzonej w celu promowania produktu — dodaje Agnieszka Ostrowska-Gołąb, dyrektor ds. marketingu firmy Optimum Co., organizującej imprezy korporacyjne.

Cena za jakość

Przy realizacji najmniejszego nawet eventu najważniejsze jest jego właściwe zaplanowanie — poczynając od miejsca, przez dokładną liczbę uczestników, precyzyjny plan atrakcji, a na analizie ewentualnych sytuacji awaryjnych kończąc. Istotne jest również przygotowanie logistyczne i techniczne.

— Chodzi o stosowne zezwolenia, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury, a także zatrudnienie obsługi, na przykład ochrony i hostess — wymienia Iwona Liwska.

Nie da się tego wszystkiego zrobić za darmo. To nie powinno jednak zniechęcać, szczególnie małych i średnich przedsiębiorców, do organizacji takich wydarzeń. Można zorganizować atrakcyjny event na miarę swojego portfela.

— Koszty mogą się mieścić w dowolnych widełkach. Wynagrodzenie dwóch hostess w punkcie sprzedaży wynosi tylko 200-300 zł. Piknik na dwa, trzy tysiące osób dla pracowników korporacji i ich rodzin, z programem rozrywkowym z górnej półki, na przykład koncertem z udziałem znanych artystów, upominkami, alkoholem, może kosztować nawet pół miliona złotych — uważa Maciej Grabowski.

Aby się dobrze zareklamować, wiele firm domaga się coraz wymyślniejszych form autopromocji — np. impreza integracyjna ma być połączona z jazdą na quadach, turniejem łuczniczym i wieczornym występem znanego komika.

— Ciągle szukamy nie tylko nowych pomysłów, ale też nowych rozwiązań technologicznych. Jednak w pogoni za nowinkami nie wolno zapominać, że to na organizatorach ciąży zapewnienie bezpieczeństwa zgromadzonym ludziom — podkreśla Iwona Liwska.

Zdaniem Agnieszki Ostrowskiej-Gołąb, jedynym ograniczeniem jest nasza wyobraźnia. Ważne jednak, kto naszymi fantazjami steruje i je monitoruje. Niemal wszyscy organizatorzy firmowych imprez podkreślają, że liczy się doświadczenie wynajętej agencji. Chodzi przecież o przedsięwzięcie skomplikowane, w którym wszystkie elementy powinny zadziałać właściwie w ściśle określonym momencie. Może to zagwarantować profesjonalnie działająca firma lub agencja eventowa.

Trudna ocena

Jak zweryfikować, czy event spełnił założony cel? Nie jest to proste.

— Pewien pogląd na temat imprezy dają relacje w mediach. Z praktyki wiadomo jednak, że taki oddźwięk zależy od wielu czynników, nie tylko od atrakcyjności wydarzenia. Dosyć wiarygodnym źródłem oceny eventu są więc informacje zwrotne od uczestników. Poznajemy je często już w trakcie imprezy, a także za pośrednictwem klienta — tłumaczy Iwona Liwska.

Jej pogląd podziela Maciej Grabowski. Według niego skuteczność wydarzeń promocyjnych jest trudna do oszacowania, a czasami wręcz niemierzalna. Niekiedy udaje się zmierzyć skuteczność. Można to zrobić, korzystając z usług ośrodków badań marketingowych. Czasami wystarczy jednak zwykła obserwacja sprzedaży produktu lub zainteresowania działalnością firmy w określonym czasie, z reguły niedługo po evencie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Zawiśliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu