Outsourcing druku daje korzyści

Kamil Kosiński
opublikowano: 13-04-2011, 00:00

Optymalizacja sprzętu ma wymiar finansowy. Ale outsourcing druku wpływa głównie na tzw. koszty miękkie.

Limity dla pracowników nie są potrzebne

Optymalizacja sprzętu ma wymiar finansowy. Ale outsourcing druku wpływa głównie na tzw. koszty miękkie.

Mniej więcej za rok Polska Agencja Prasowa (PAP) ogłosi przetarg na dostawę i obsługę sprzętu drukującego. Z outsourcingu druku PAP korzysta już od kilku lat. Jak twierdzi Mirosław Węglik, kierownik zespołu wsparcia użytkowników w biurze informatyki i telekomunikacji PAP, przed kontraktem outsourcingowym, agencja wydawała co roku na tonery 100-150 tys. zł. Po jego podpisaniu o 20-30 proc. mniej.

Agencja zawarła kontrakt z japońską firmą Ricoh. Nie był to jednak typowy outsourcing. Mirosław Węglik ujawnia, że umowa obejmowała tylko bieżące naprawy i dostawy tonerów, bez dostaw papieru, a drukarki należą do PAP.

Na ogół w ramach ousourcingu producent lub dystrybutor ustawia u klienta swoje drukarki i dba nie tylko o naprawy, ale koordynuje dostawy tonerów i papieru, żeby maszyny nie stanęły z powodu braku tych materiałów. Klient płaci za liczbę wydrukowanych kartek wedle stawek w kontrakcie. Na podstawie audytu wykorzystania sprzętu drukującego i ewentualnie zgłaszanych przyszłych potrzeb każdy producent lub dystrybutor stara się tak dobrać proponowane firmie urządzenia, aby jego oferta była tańsza niż konkurencji. Zapisywane w umowach stawki za stronę są więc naprawdę atrakcyjne. Z takiej optymalizacji wykorzystywanego sprzętu wzięły się głównie korzyści finansowe PAP.

Bez limitów

Standardem przy oustosurcingu druku jest udostępnianie klientowi oprogramowania do monitorowania, ile drukuje konkretny dział lub pracownik.

Mirosław Węglik zapewnia, że w PAP nie ma sztywnych limitów, ile może wydrukować pracownik lub dział, ale bilans wykorzystania drukarek przez każdą grupę użytkowników trafia do pionu, którego dotyczy, i na potrzeby wewnętrzne ujmuje się go w kosztach tej jednostki. To typowe podejście. W sektorze komercyjnym praktycznie się nie zdarza by pracownikom wyliczać liczbe drukowanych stron. Tym, którym nie jest to niezbędne, blokuje się jedynie dostęp do druku w kolorze.

— Z sytuacją, że po przekroczeniu pewnej puli stron pracownikowi blokuje się dostęp do drukarki lub każe płacić z własnej kieszeni za wydruk każdej nadliczbowej strony, nigdy się nie zetknąłem. Zresztą nie możemy dać się zwariować. Firmom nie zależy na tym, by mieć narzędzie quasipolicyjne, lecz informacje o tzw. centrach powstawania kosztów, czyli o tym, ile kosztuje druk w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. U nas rozliczamy druk osobno dla działu sprzedaży pośredniej i osobno dla działu sprzedaży bezpośredniej — informuje Wojciech Gierasimowicz, dyrektor działu sprzedaży bezpośredniej w pionie produktów biznesowych Canon Polska, japońskiej firmy produkującej sprzęt optyczny i drukujący.

Korzyści miękkie

Wojciech Gierasimowicz zwraca uwagę, że oszczędności wynikające z przejścia na outsourcing druku firmy mogą liczyć nie tylko w złotówkach.

— Ludzie, którzy pilnowali poprawnego funkcjonowania drukarek, mogą się zająć swoimi podstawowymi obowiązkami, np. zarządzaniem biurem lub informatycznym wsparciem innych pracowników — wskazuje Wojciech Gierasimowicz.

— Nie jest tajemnicą, że wielokrotnie większe korzyści niż po stronie kosztów twardych leżą po stronie kosztów miękkich, czyli szeroko rozumianych czynności związanych z wykorzystaniem urządzeń. Tym bardziej, że obecnie to prawdziwe centra dokumentowe obsługujące m.in. zaawansowane funkcje druku, elektroniczną komunikację faksową czy inteligentne skanowanie bezpośrednio do elektronicznego obiegu dokumentów. Zarządzanie drukiem w firmie to zadanie bardziej wyrafinowane niż cięcie kosztów poprzez ograniczenia dla użytkowników. Celem jest pełna integracja sprzętu z wykorzystywanym środowiskiem dokumentowym, a logistyka obsługi spójna z polityką firmy. Tylko w takim przypadku można uzyskać wymierne korzyści w postaci ograniczenia kosztów i podniesienia efektywności przedsiębiorstwa — uważa Michał Kacprowicz, dyrektor departamentu rozwoju i rozwiązań biznesowych w Ricoh Polska.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu