Przypominamy o obowiązku zgłaszania przez firmy beneficjentów rzeczywistych do ich centralnego rejestru – apeluje Ministerstwo Finansów (MF) w notatce umieszczonej niedawno na swojej stronie internetowej. Komunikat ten zamyka wzmianką o sankcji finansowej grożącej podmiotom, które nie dopełniają tego obowiązku lub nie aktualizują danych w ustawowym terminie bądź podają informacje niezgodne ze stanem faktycznym. Skarbówka może za to nałożyć karę wynoszącą nawet 1 mln zł.
W Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), prowadzonym w systemie teleinformatycznych, są gromadzone i przetwarzane informacje o takich beneficjentach zgłaszanych przez podmioty zobowiązane do tego ustawą z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML). Na tej liście są spółki prawa handlowego, czyli akcyjne (z wyjątkiem publicznych), z ograniczoną odpowiedzialnością, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, proste akcyjne i partnerskie. Ponadto m.in. trusty, spółdzielnie i fundacje.
Jak wyjaśnia Michał Zdanowski, menedżer w kancelarii Russell Bedford Poland, wielkość firm nie ma znaczenia, więc obowiązek informacyjny ciąży zarówno na mikro, małych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Pod tym względem przepisy są jasne. Gorzej bywa natomiast z ustaleniem, kogo należy uznać za beneficjenta rzeczywistego.
– Choć ustawa obowiązuje od 13 października 2019 r., a więc ponad cztery lata, w praktyce wciąż potrafi sprawiać przedsiębiorcom problemy. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego może być dla niektórych nie lada wyzwaniem – podkreśla Michał Skwarek, radca prawny z działu prawa dla biznesu w Kancelarii Kopeć & Zaborowski (KKZ).
Beneficjent rzeczywisty – kto to taki
Osobę tę definiuje art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML. Jest to ktoś, kto sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką dzięki posiadaniu uprawnień - wynikających z okoliczności prawnych lub faktycznych - umożliwiających wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania przez nią podejmowane, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna. Gdy mowa o przedsiębiorcy prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na sprawowanie kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną (lub osoby), przyjmuje się, że taki przedsiębiorca jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.
W uproszczeniu: taki status mają osoby fizyczne faktycznie pełniące władzę nad danymi podmiotami lub czerpiące korzyści z ich działalności.
– Definicja nie wskazuje wyczerpująco osób, które mogą zostać uznane za beneficjentów rzeczywistych. Ich identyfikacja powinna być każdorazowo poprzedzona analizą struktury właścicielskiej badanych podmiotów i konkretnego przypadku – mówi Michał Skwarek.
Michał Zdanowski zwraca uwagę, że określenie beneficjenta rzeczywistego zajmuje w ustawie niemal całą stronę, gdyż ogólną definicję uszczegółowiono dodatkowymi kryteriami odnoszącymi się do osób prawnych. W przypadku spółek jest nim m.in. osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25 proc. ogólnej liczby udziałów lub akcji.
Według Jarosława Ziobrowskiego, adwokata, partnera w kancelarii Ziobrowski Tax&Law, gdy nie da się jednoznacznie ustalić tożsamości osób posiadających więcej niż 25 proc. akcji lub głosów, można przyjąć, że beneficjentem rzeczywistym jest po prostu ktoś zajmujący wyższe stanowisko kierownicze w spółce, np. prezes zarządu.
Procedura zgłoszeń do rejestru
Beneficjenta rzeczywistego należy zgłosić – bezpłatnie - do publicznego wykazu w terminie 14 dni od daty wpisania danego podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Gdy podane informacje wymagają również odnotowania w KRS lub się zmienią, ich aktualizacji w CRBR trzeba dokonać także w ciągu 14 dni od wpisu o zmianach w rejestrze sądowym.
– Jeżeli informacje zgłoszone do CRBR nie wymagają wpisu do KRS, to ich aktualizacja powinna nastąpić do 14 dnia od dokonania ich zmiany – informuje radca prawny z kancelarii KKZ.
Przed nowelizacją ustawy terminy te wynosiły siedem dni.
– Ustawodawca dostrzegł zatem, że są zbyt krótkie. Przy czym nie zawsze także ten wydłużony czas może wystarczać. Jedni sobie poradzą, np. gdy mają tylko zgłosić osoby fizyczne będące wspólnikami. Innych może czekać najpierw przeprowadzenie analizy struktury grupy kapitałowej lub badanie poszczególnych powiązań i zależności – zauważa menedżer z kancelarii Russell Bedford Poland.
Michał Skwarek zwraca uwagę, że jeżeli w trakcie 14-dniowego terminu na przekazanie do CRBR wymaganej informacji nastąpi w niej zmiana, a zarazem jeszcze jej nie wysłano, należy złożyć dwa odrębne zgłoszenia. Wyjaśnia też, że gdy beneficjentowi rzeczywistemu przysługuje więcej niż jeden rodzaj uprawnień, należy je określić i wskazać.
Beneficjenta zgłasza ten, kto jest ustawowo uprawniony do reprezentacji danego podmiotu. Nie może tego zrobić przez pełnomocnika.
Po co to wszystko
– CRBR ma służyć przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ma również ułatwiać organom administracji publicznej oraz innym podmiotom identyfikację osób fizycznych, które podejmują kluczowe decyzje co do kierunków biznesu prowadzonych przez firmy oraz mają decydujący wpływ na ich działalność – przypomina Michał Skwarek.
Zdaniem ekspertów istnienie tego rejestru przyczynia się również do zwiększenia zaufania na rynku i uczestników obrotu gospodarczego oraz transparentności struktur podmiotów powiązanych.
– Posiadanie dokładnych i aktualnych danych o beneficjentach rzeczywistych ma kluczowe znaczenie, ponieważ uniemożliwia przestępcom ukrycie swojej tożsamości w skomplikowanej strukturze korporacyjnej – podkreśla Jarosław Ziobrowski.
Danym tym muszą przyglądać się tzw. instytucje obowiązane, gdyż ustawa AML wymaga od nich dochowania należytej staranności przy nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji gospodarczych ze swoimi kontrahentami. Do instytucji tych należą banki, ubezpieczyciele, firmy leasingowe, faktoringowe, ale też np. doradcy podatkowi, biura rachunkowe, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, a od przyszłego roku także lombardy.
Każdy taki podmiot jest zobowiązany do dokładnej weryfikacji poprawności wpisów w CRBR.
– W tym celu Generalny Inspektor Informacji Finansowej zaleca sprawdzenie innych poza CRBR publicznie dostępnych źródeł danych, m.in. KRS, umowy spółek czy umowy przeniesienia własności udziałów – podkreśla Artur Rogozik, partner w kancelarii TGC Corporate Lawyers.