Czytasz dzięki

Praca zdalna coraz bardziej lubiana, ceniona i wydajna

  • Materiał partnera
opublikowano: 02-06-2020, 17:13

Pandemia postawiła większość firm i instytucji, ich zarządy i kadry w zupełnie nowej sytuacji, która wymagała podjęcia szybkich i trudnych decyzji. Ogromna część pracowników i przedsiębiorców od połowy marca pracuje i zarządza biznesem z domów. I co ważne, robią to skutecznie – podkreślali zgodnie uczestnicy debaty z Atende, Cisco, LINK4, Krakowskiego Szpitala Specjalistycznego, Banku Spółdzielczego w Toruniu oraz z Kancelarii Krzysztof Rożko i Wspólnicy.

W wielu instytucjach COVID-19 wymusił kompletną zmianę działania, praktycznie z dnia na dzień. To, co dotychczas było omawiane w zaciszu gabinetów i sal konferencyjnych, przeniosło się do sieci. Wspólnie z ekspertami zastanawialiśmy się, jak firmy odnalazły się w nowej rzeczywistości? Jakie stoją przed nimi wyzwania organizacyjne, prawne i technologiczne? Jak zmieniła się rola liderów?

Wyzwaniem był czas

– Większość naszych klientów w tym przejściowym okresie, gdy trzeba było niemal z dnia na dzień przeorganizować pracę, poradziło sobie dobrze, jeśli nie doskonale. Wspólnie udało nam się sprawnie przeprowadzić ten proces i przygotować ich firmy do pracy zdalnej. Bardzo nam pomogły technologie informatyczne, które wdrażamy u naszych klientów i którymi również często zarządzamy – mówił Szymon Stępczak, wiceprezes Atende. 

Jak podkreślał, najważniejsze jest to, że firmom udało się zachować ciągłość działania. Podawał przykład jednego z klientów, wspólnie z którym inżynierowie Atende przenieśli do pracy zdalnej 1,5 tys. pracowników, całe przedsięwzięcie zostało przeprowadzone sprawnie i szybko.

– Sam byłem zaskoczony, jak sprawnie udało się przeprowadzić cały ten proces – wtórował Przemysław Kania, dyrektor generalny Cisco Poland. 

Jak podkreślał, coraz więcej firm widzi ogromne zalety pracy zdalnej i planuje powrót do normalności na nieco innych zasadach, wykorzystując nadal możliwości, jakie daje wykonywanie przez pracowników zadań z domów. Bo wbrew wcześniejszym obawom, robią to bardzo rzetelnie i bardzo sprawnie. 

– W LINK4 zrealizowaliśmy wiele inwestycji umożliwiających pracownikom pracę zdalną już w ubiegłym roku. Wprowadziliśmy platformy do obiegu dokumentów w formie elektronicznej i narzędzia do komunikacji. Teraz największym wyzwaniem było zorganizowanie sprzętu dla pracowników, bo nie wszyscy mają laptopy, choćby z powodu charakteru stanowiska. Jednak dzięki ich zaangażowaniu przejście na model pracy zdalnej udało się przeprowadzić w jeden weekend – opowiadała Małgorzata Jaworska, dyrektor IT w LINK4. 

Na miejscu w centrali LINK4 pozostały pojedyncze osoby, m.in. z zespołu IT. Firmie szybko udało się także wprowadzić możliwość zawierania polis drogą elektroniczną bez konieczności fizycznego obiegu dokumentów czy rozwinąć proces likwidacji szkód na podstawie przesyłanych przez klientów zdjęć. Dyrektor zapewniała, że przy ścieżce uproszczonej otrzymanie świadczenia następuje w ciągu 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia.  

– Jako szpital stanęliśmy przed wyzwaniami podobnie jak korporacje, w których trzeba było szybko uruchomić pracę w trybie zdalnym dla setek pracowników. U nas z przeniesieniem pracowników w tryb zdalny także nie było problemu. Wyzwaniem jednak był czas i ogromna liczba stanowisk pracy zdalnej do uruchomienia. Odrębną grupę stanowi personel medyczny, z którym chorzy musieli mieć nadal kontakt w czasie wcześniej planowanych wizyt Poradziliśmy sobie, bo jesteśmy bardzo dobrze zinformatyzowani – ponad 95 proc. procesów biznesowych szpitala jest wspieranych przez systemy informatyczne. Posiadamy dostępne technologie, które taką operację umożliwiły. Udało się błyskawicznie uruchomić na masową skalę teleporady. Narady, odprawy, konsultacje i konsylia, np. onkologiczne, przenieśliśmy do internetu – opowiadała Małgorzata Rusin, pełnomocnik dyrektora ds. Rozwoju Projektów E-zdrowie w Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła II. 

Jak podkreślała, było to możliwe dlatego, że szpital jest liderem, jeśli chodzi o stosowanie rozwiązań informatycznych w sektorze medycznym, za co był wielokrotnie nagradzany.  

– Trzeba przyznać, że pandemia radykalnie przyspieszyła wdrażanie rozwiązań, które towarzyszyły nam już wcześniej. Dostrzegam przy tym sporo atutów. Praca zdalna się upowszechnia, wideokonferencje skracają czas, który zajmował np. dojazd. Szybciej też takie spotkania można zorganizować – zauważył Grzegorz Flanz, wiceprezes Banku Spółdzielczego w Toruniu. 

Podkreślił, że również klienci szybko przekonali się do powszechnego korzystania z bankowości internetowej i płatności bezgotówkowych. W pewnym stopniu wymusiły to także decyzje instytucji wspierających przedsiębiorców – np. wszystkie firmy z sektora MSP, które chcą skorzystać z tarczy finansowej, mogą składać wnioski o wsparcie wyłącznie za pośrednictwem bankowości internetowej.  

Krzysztof Rożko, wspólnik zarządzający z kancelarii prawnej Krzysztof Rożko i Wspólnicy, przyznał, że posiadanie najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych w jego branży jest kluczowe, bo kancelarie posiadają dostęp do wrażliwych czy wręcz tajemnicy przedsiębiorstwa. Prawnicy muszą być także dostępni dla swoich klientów 24 godziny na dobę, niezależnie gdzie wykonują zlecenia klientów. 

– Pracujemy, głównie z instytucjami finansowymi i spółkami z rynku kapitałowego, które od lat mają obowiązek stosowania bezpiecznych rozwiązań informatycznych, w szczególności opracowania planów awaryjnych oraz posiadania siedzib zapasowych. Dużo gorzej było w przypadku komunikacji z sądami czy instytucjami państwowymi – mówił mecenas. 

Nie ukrywał, że teraz kancelaria musiała rozwiązywać nowe problemy klientów dotyczące np.  konieczności dostosowania się do kolejnych wprowadzanych przez rząd wymogów, nowych obowiązków związanych z możliwością skorzystania z tarcz, restrukturyzacji zadłużenia, zmiany stosunków zobowiązaniowych, redukcję ryzyk kadry menedżerskiej. Także wszelkich aspektów prawnych pracy zdalnej, w tym jej bezpieczeństwa. Mec. Rożko rekomendował również zdefiniowanie zasad wykonywania pracy zdalnej w postaci regulaminu, w celu nadzoru nad wykonywaniem pracy zdalnej i czasu pracy, ale także zabezpieczenia przed odpowiedzialnością z zakresu BHP czy bezpieczeństwa informacji. 

Najważniejsze bezpieczeństwo

Eksperci wiele mówili o tym, jak zapewnić bezpieczeństwo pracy zdalnej. 

– Jeśli pracownicy wykonują obowiązki na sprzęcie służbowym, to zazwyczaj nie ma problemu. Gorzej gdy wykorzystują urządzenia prywatne, co się zdarzało. Firmy są znacznie lepiej przygotowane do panowania nad bezpieczeństwem urządzeń firmowych. Posiadają wdrożone odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa. Teraz okazało się, że warto mieć gotowe rozwiązania, które umożliwią pracownikom korzystanie z prywatnych urządzeń, np. systemy podwójnego uwierzytelniania – tłumaczył Szymon Stepczak. 

Podał przykład organizacji, której pracownicy posługiwali się komputerami stacjonarnymi, podpiętymi kablami do firmowej sieci. Gdy zabrali je do domów, gdzie mają sieci bezprzewodowe, nie mieli jak się podłączyć, a nikt tego wcześniej nie przewidział. Wiceszef Atende podkreślał również, że teraz w każdej firmie kluczowe jest posiadanie bezpiecznych kanałów komunikacji, tzw. VPN. 

– Jak je zbudować, zwiększyć ich przepustowość, to były pytania, które dostawaliśmy najczęściej na początku pandemii. Odpowiedzieliśmy na nie praktycznie z dnia na dzień, uruchamiając usługę VPN as a Service – mówił Szymon Stepczak. 

Przemysław Kania przyznawał, że praca zdalna spowodowała, iż zagrożenie cyberprzestępczością stało się większe. Sytuacja staje się trudniejsza, gdy pracownik ma dostęp do danych wrażliwych. 

– Dlatego architektura bezpieczeństwa musi być odpowiednio zaprojektowana i wdrożona. Najważniejszym elementem tej architektury jest sprawna i dobrze zabezpieczona sieć komputerowa, która nasłuchuje i reaguje na anomalie – mówił.

LINK4 to jedna z firm, które w pracy posługują się danymi wrażliwymi. 

– Dlatego u nas VPN jest absolutną podstawą. Jako informatycy mamy dodatkowo wzmożoną czujność na aspekty bezpieczeństwa, dbamy o szyfrowanie danych na każdym etapie przetwarzania. Duży nacisk kładziemy na świadomość pracowników i ich edukację – przekonywała Małgorzata Jaworska. 

Sektor bankowy był zawsze bardzo wrażliwy na punkcie bezpieczeństwa. 

– To się sprawdziło szczególnie teraz. Umożliwiło błyskawiczne przeniesienie wielu kolejnych operacji do internetu, a szereg stanowisk pracy – do formuły home-office. Klienci sobie doskonale z tym radzą, pracownicy również. Wystarczy dobry sposób komunikacji i odpowiednie narzędzia uwierzytelnienia – przyznawał Grzegorz Flanz. 

Wiceprezes BS Toruń dodaje, że w szczytowym momencie zagrożenia placówki tego banku obsługiwały w zasadzie tylko klientów umawianych z konkretnym doradcą na określoną godzinę, unikając spontanicznych wizyt klientów z tzw. ulicy. Zminimalizowano dzięki temu zagrożenie epidemiologiczne, a przy okazji przyniosło to pozytywny wpływ na jakość świadczonych usług. 

– Szpital musi zapewnić bezpieczeństwo systemów, w których przetwarzane są dane  pacjentów. Pomogło nasze doświadczenie. Od lat promujemy telemedycynę. Teraz ona wypromowała się sama. W dostępie zdalnym stosujemy oczywiście VPN, bo osobowe i medyczne dane pacjentów są nie mniej wrażliwe niż dane klientów instytucji finansowych – tłumaczyła Małgorzata Rusin. 

W jej szpitalu zatrudnionych jest blisko 2 tys. pracowników. Placówka korzysta z około 7 tysięcy sztuk aparatury medycznej, blisko 2 tysięcy komputerów podłączonych do zintegrowanych systemów informatycznych. Dlatego, co podkreślała, świadomość zagrożeń i bezpiecznego korzystania z tych systemów i z internetu budowane są od lat. Szpital nie zawiesił działalności nawet na dzień, właśnie dlatego że lekarze, mając dostęp do systemów z danymi pacjentów, mogli kontaktować się z nimi zdalnie z domów w czasie, w którym mieli wcześniej umówione wizyty. Udowodnił, że telemedycyna może być sprawnie i – co ważne – bezpiecznie wykorzystywana, także przez placówki publiczne wspomagane ostatnio  finansowaniem teleporad z NFZ. 

Krzysztof Rożko ubolewał, że wiele firm przypomina sobie o ryzyku systemów IT i ryzyku prawnym dopiero wówczas, gdy się ono realizuje. 

– Najistotniejszym elementem jest uzyskanie pełnej świadomości potencjalnych zagrożeń. Dlatego najlepiej w bezpieczeństwo inwestować, gdy się nic nie dzieje i współpracować przy tych inwestycjach z wysokiej klasy specjalistami – radził. Ma wrażenie, że paradoksalnie pandemia spowodowała, iż w krótkim czasie w firmach zostały wprowadzone rozwiązania organizacyjne, techniczne, prawne, dotyczące sposobów komunikowania się i bezpieczeństwa, na które bez kryzysu czekalibyśmy jeszcze wiele lat, np. na upowszechnienie się podpisu elektronicznego, zdalne rozwiązania IT, w tym przekazywanie czy współdzielenie plików i racjonalne podejście do przetwarzania danych osobowych. 

Zmiany na rynku pracy

Eksperci podkreślali, że sytuacja odmieniła nas wszystkich – i pracowników, i pracodawców. Bardzo mocno zmienił się nasz stosunek do miejsca świadczenia pracy i zarządzania. 

– Słyszałem, że np. Szwajcarzy zorientowali się, iż praca zdalna jest równie efektywna jak stacjonarna. A zagrożeń można dość łatwo uniknąć. I wpadli na pomysł, by ograniczyć powierzchnie biurowe, a w zamian dać pracownikom dodatki za wykorzystanie własnej powierzchni. Myślę, że my także idziemy w tym kierunku – opowiadał Szymon Stępczak. 

Przyznawał, że klienci Atende już o tym mówią otwarcie. Planują, że część pracowników pozostanie przy pracy zdalnej lub mieszanej. 

– Byłoby fatalnie, gdybyśmy wrócili wszyscy naraz do naszych miejsc pracy, bo wielu ekspertów sądzi, że z COVID-19 będziemy musieli nauczyć się żyć. Większość moich klientów twierdzi też, że praca zdalna lub tryb pracy mieszanej są bardziej efektywne, a satysfakcja pracowników większa. Taki model jest tańszy, bo pozwala np. na ograniczenie powierzchni biurowych. Umożliwia przedsiębiorcom zatrudnianie pracowników, którzy przebywają w dowolnym miejscu w kraju lub za granicą – wyliczał szef Cisco Poland. 

Uważa on, że dotychczas byliśmy krajem bardzo konserwatywnym, jeśli chodzi o miejsce świadczenia pracy. Teraz wielu otworzyły się oczy. Jednak, jak podkreślał, by praca zdalna była wydajna, firmy muszą zainwestować, np. w nowe miejsca pracy swoich pracowników. Już, jak twierdzi, duże instytucje finansowe rozważają, by po pandemii nawet do 50 proc. pracowników pracowało z domów.

– W LINK4 zapytaliśmy pracowników o preferencje i okazało się, że większość chce nadal pracować zdalnie albo w trybie mieszanym. Dlatego teraz pracujemy nad tym, by umożliwić naszym ludziom wybór oraz zapewnić efektywną pracę w preferowanym modelu. Zamierzamy zainwestować w sprzęt i rozwiązania – ujawniła Małgorzata Jaworska.

– Mam nadzieję, że praca zdalna zostanie podtrzymana, bo ma ogromne zalety – w dużych miastach zniknęły korki, nie tylko w Krakowie pozbyliśmy się smogu. Oczywiście w służbie zdrowia nie wykonamy zdalnie zabiegu, ale już większość przygotowań do niego tak, skracając przy tym czas i ograniczając koszty konsultacji przed operacjami. Konsultacje z pacjentem, konsylia z innymi trudno dostępnymi specjalistami można prowadzić online w trybie zdalnym. Lekarz może zmienić lekarstwo podczas telewizyty po telefonicznej konsultacji z pacjentem i wypisać e-receptę, którą pacjent realizuje w aptece na podstawie otrzymanego SMS-em kodu. Mam nadzieję, że NFZ będzie nas w tym procesie nadal wspierał – przekonywała Małgorzata Rusin. 

Z jej opinią zgodził się Grzegorz Flanz. 

– Dzięki rozwojowi systemów informatycznych wiele operacji bankowych możemy przeprowadzać szybciej i taniej. Pandemia przełamała wiele barier, dobrze więc, by nie wracać do tego, co było przed nią – mówił. Uważa, że warto będzie powrócić do spotkań stacjonarnych, lecz powinny się odbywać tylko w najważniejszych, kluczowych dla klienta lub firmy sprawach. 

Krzysztof Rożko studził trochę zapał, przypominając, że w wielu firmach, w tym np. w zakładach produkcyjnych, praca zdalna nie może być wykonywana. Dlatego przewiduje upowszechnienie systemów hybrydowych niż całkowicie zdalnych. Jednak, co podkreślał, jeśli COVID-19 zostanie z nami dłużej, to musimy być przygotowani do powrotu do pracy zdalnej – my firmy i my pracownicy, przynajmniej tam, gdzie jest to możliwe. Praca zdalna wymaga jednak samodyscypliny.

Opracowała: Beata Tomaszkiewicz

Narodziny nowych liderów

Szymon Stępczak, wiceprezes Atende:

Pandemia ujawniła nowych liderów – co widzę w swojej organizacji. Niesamowite, jak samorodki rosną i zaczynają błyszczeć. Przejmują inicjatywę. Dzięki nim np. narodził się u nas w niektórych zespołach nowy zwyczaj wspólnej porannej kawy, podczas której na spotkaniach online omawiane są problemy i ustalane zadania, przy równoczesnym budowaniu bliskości, jedności zespołu. Częsty kontakt, bezpośrednia komunikacja, wsparcie pracowników – to nowa rola lidera. Pewnie części tych osób nie podejrzewałbym o takie inicjatywy, gdyby nie pandemia.

Przemysław Kania, dyrektor generalny, Cisco Poland:

Rola lidera jest ważniejsza niż dotychczas. I jak się okazało, wyjście ze strefy komfortu odblokowało wiele pożądanych cech. Niezwykle istotne jest teraz tworzenie przez liderów atmosfery inkluzywności, częsta komunikacja, bo ludzie muszą wiedzieć, że nadal są bardzo ważni. Żeby praca zdalna mogła być efektywna, musi być prowadzona w trybie zadaniowym. Lider musi ją odpowiednio podzielić i w prosty sposób zakomunikować, sprawdzać końcowy efekt, a nie kontrolować pracownika na każdym kroku.

Małgorzata Jaworska, dyrektor IT, LINK4:

Nie do przecenienia jest siła komunikacji – wyjaśnienia, gdzie jesteśmy, co się zmienia w organizacji czy zespole i dlaczego wprowadzamy poszczególne zmiany. Pracownicy bardzo tego oczekują, szczególnie w modelu pracy rozproszonej. Ważna jest także integracja, dlatego włączmy kamery, by widzieć się podczas rozmowy. Przejdźmy z ręcznego sterowania na tryb zadaniowy. Pozwólmy pracownikom na działanie, przejęcie inicjatywy, bo to dodaje im skrzydeł. Tak widzę rolę nowych liderów.

Małgorzata Rusin, CIO w Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła II:

Pandemia odkrywa cechy liderów – umiejętności komunikacyjne, działania w stresie i pod presją czasu, egzekwowania realizacji zadań w umiejętny sposób. Bardzo mocno odczuliśmy to w naszym szpitalu, który funkcjonuje w zabudowie pawilonowej w 22 budynkach położonych na obszarze ponad 20 hektarów, zatrudniającym blisko 2 tys. pracowników, który w wielu obszarach procesowych i budowlanych trzeba było niemal natychmiast przeorganizować, tworząc nowe procedury funkcjonowania jednostki, np. punkt wstępnej kontroli pacjentów, tworząc izolatoria. Wszyscy pracownicy mogli się przekonać, jak sprawnych mamy liderów wśród kierownictwa szpitala.

Krzysztof Rożko, mecenas kancelarii prawnej Krzysztof Rożko i Wspólnicy:

Kluczowym zadaniem menedżera jest nie tylko pilnowanie i utrzymanie efektywności, lecz przede wszystkim utrzymanie relacji i zaufania w zespole. A to wymaga budowania współodpowiedzialności za realizację projektów i przyszłość firmy. Ważna okazała się także pomoc tym, którzy tego potrzebowali, w szczególności pracownikom znajdującym się na kwarantannie, by nie poczuli się opuszczeni czy wręcz niepotrzebni.

Grzegorz Flanz, wiceprezes Banku Spółdzielczego w Toruniu:

Liderami będą ci, którzy całkowicie wyrzucą ze swojego słownika sformułowanie „nie da się”. Będą kruszyli wszelkie bariery i zarażali takim podejściem innych, swoich pracowników, motywowali ich. Pandemia pokazała, że wiele rzeczy, których wcześniej sobie nie wyobrażaliśmy, szybko stało się codziennością. Ujawniła nowych liderów, którzy potrafili szybko zaadaptować się do tych zmian i znaleźć w nich szansę na rozwój swoich biznesów.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MATERIAŁ PARTNERA

Polecane