Przede wszystkim formalności

(Paweł Kubisiak)
30-10-2006, 20:56

Najkorzystniejsza cena, najwyższa jakość oferowanych usług, dostaw robót czy innowacyjne technologie i najlepsze rozwiązania nie dają gwarancji wygrania przetargu.

Najkorzystniejsza cena, najwyższa jakość oferowanych usług, dostaw robót czy innowacyjne technologie i najlepsze rozwiązania nie dają gwarancji wygrania przetargu.

Częstą barierą dla przedsiębiorców w uzyskaniu zamówienia są wymogi formalne. Brak podpisu, nie załączenie całości dokumentów czy też nieodpowiednia ich treść może spowodować wykluczenie z postępowania lub odrzucenie oferty. Wartość polskiego rynku zamówień publicznych szacowana jest na kilkadziesiąt miliardów złotych i wciąż wykazuje znaczną tendencję wzrostową dzięki, między innymi, współfinansowaniu postępowań ze środków unijnych. Coraz częściej strategicznym kierunkiem prowadzonej przez przedsiębiorców działalności jest zatem udział w przetargach publicznych. Warto więc zwrócić szczególną uwagę nie tylko na merytoryczne aspekty oferty, lecz także na formalności, których dochowanie stworzy możliwość uzyskania zamówienia, a w każdym razie nie spowoduje wyeliminowania przedsiębiorcy z postępowania już na starcie.

Terminy

Najczęstsze błędy popełniane przez wykonawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dotyczą m.in. obowiązujących terminów jak i też pełnomocnictw składanych w ofercie.

W ustawie Prawo zamówień publicznych obowiązują, oprócz terminów instrukcyjnych, także tzw. terminy zawite. Konsekwencją charakteru prawnego terminu zawitego jest niemożność żądania jego przywrócenia. Niedochowanie zawitego terminu nie podlega zatem żadnym usprawiedliwieniom. Jego upływ pozbawia wykonawcę możliwości dokonania danej czynności. Przy obliczeniu terminów obowiązujących w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Należy też dodać, że dochowanie terminów zawitych podlega badaniu z urzędu zarówno przez zamawiającego jak i Zespół Arbitrów.

Pełnomocnictwa

Udzielane w postępowaniu pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną. Oferta złożona przez pełnomocnika wykonawcy, w której brak jest pełnomocnictwa lub jego treść jest nieprawidłowa podlega odrzuceniu.

Co ważne, pełnomocnictwo jest dokumentem, którego nie można uzupełnić. Brak jest bowiem przepisu, który uprawniałby zamawiającego do żądania takiego dokumentu po złożeniu oferty przez wykonawcę. Pełnomocnictwo nie jest dokumentem ani oświadczeniem potwierdzającym spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a zatem nie podlega uzupełnieniu po terminie składania ofert.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego sporządzając pełnomocnictwo musza zawrzeć w jego treści, co najmniej stwierdzenie, że wymienieni w nim uczestnicy konsorcjum, w związku ze wspólnym ubieganiem się o udzielenie zamówienia, upoważniają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi wskazywać pełnomocnika (którym może być zarówno jeden z wykonawców tworzących konsorcjum tzw. lider jak i zupełnie odrębna osoba) oraz wyliczać wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Należy pamiętać, że pełnomocnik wykonawcy może udzielić dalszego pełnomocnictwa tylko wtedy, gdy został do tego prawidłowo umocowany.

Zaświadczenia

Dość częstym przeoczeniem wykonawców będących osobami prawnymi jest przedkładanie zamawiającemu zaświadczenia o niekaralności (KRK) jedynie tego członka lub członków zarządu, którzy podpisują ofertę czy wniosek. Zgodnie z ustawą wykonawca zobowiązany jest bowiem przedłożyć KRK wszystkich urzędujących członków organu zarządzającego. Wykonawca nie musi składać oryginałów wszystkich wymaganych zaświadczeń oraz innych dokumentów. Dopilnować jednakże należy, by wszelkie kserokopie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę.

Pismo, faks czy e-mail?

Należy zwrócić uwagę, że obecnie to zamawiający wskazuje w jaki sposób odbywać się będzie porozumiewanie - wzajemne przekazywanie oświadczeń i dokumentów, między nim a wykonawcami. O tym czy będzie to forma pisemna, faks czy e- mail zależy wyłącznie od wyboru zamawiającego. Jeżeli zamawiający postanowił, że porozumiewanie się odbywać się będzie w formie faksu lub drogą elektroniczną, to należy pamiętać o możliwości żądania przez każdą ze stron niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania dokumentu. Powyższe nie dotyczy natomiast oferty, którą można złożyć jedynie w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wykonawca powinien pamiętać również, że biorąc udział w przetargu nie powinien kontaktować się z dowolnie wybranymi osobami zatrudnionymi u zamawiającego, a wyłącznie z osobą wskazaną w treści SIWZ/ogłoszenia jako osobą wyznaczoną do kontaktowania się z wykonawcami.

Środki ochrony prawnej

Gdy interes prawny uczestników przetargu doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, należy zwrócić uwagę na podstawowy środek jakim jest protest, którego skuteczne wniesienie, a w konsekwencji zachowanie możliwości ochrony praw, zależy od spełnienia szeregu wymogów formalnych.

Przede wszystkim wykonawca musi dopilnować, aby protest został wniesiony w terminie, który jest różny w zależności od przedmiotu protestu i wartości szacunkowej zamówienia. Wymagane jest ponadto, aby został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania protestującego. Bezwzględnie należy pamiętać, aby do protestu dotyczącego treści ogłoszenia lub specyfikacji, załączyć aktualny dokument, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania protestującego oraz ewentualne pełnomocnictwo.

To samo dotyczy przystąpienia do postępowania toczącego się na skutek wniesienia protestu przez innego wykonawcę. Należy pamiętać o dokładnym zapoznaniu się ze wszystkimi wnoszonymi protestami i terminowym przystępowaniu do wspomnianego postępowania, pod rygorem utraty w późniejszym czasie możliwości powoływania się na zarzuty w nich podniesione. Protest należy wnieść w sposób, jaki został ustalony przez zamawiającego w SIWZ/ogłoszeniu.

Od rozstrzygnięcia protestu przysługuje wykonawcy (w przetargach powyżej 60 000 euro) odwołanie do prezesa UZP. W szczególności zwrócić należy uwagę na obowiązek jednoczesnego przekazania, przy wnoszeniu odwołania do prezesa UZP, jego kopii zamawiającemu. Niedochowanie powyższego obowiązku skutkuje odrzuceniem odwołania przez Zespół Arbitrów na posiedzeniu niejawnym. O tym obowiązku wykonawcy nadal często zapominają.

Przedstawione uwagi dotyczą tylko części problematyki związanej z obowiązkami wykonawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ścisła kontrola kalendarza każdego z postępowań, a także dochowanie należytej staranności przy sporządzaniu i kompletowaniu dokumentów oraz umiejętne wnoszenie środków ochrony prawnej pozwoli wykonawcy uniknąć przykrych niespodzianek w przetargu.

Justyna Chejde,  Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: (Paweł Kubisiak)

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Przede wszystkim formalności