Przedsiębiorcy w blokach startowych do PPK

Bernard Waszczyk
opublikowano: 08-05-2019, 22:00

Coraz mniej czasu jest na przygotowanie do wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych. Jakie obowiązki stoją przed polskimi pracodawcami?

Już wkrótce pierwsze działające w Polsce firmy będą musiały wdrożyć dla swoich pracowników pracownicze plany kapitałowe (PPK). Kluczowa data to 1 lipca 2019 r. Wtedy ustawa zacznie obowiązywać wszystkie firmy, które zatrudniają co najmniej 250 osób (ustawodawca weźmie pod uwagę stan zatrudnienia na 31 grudnia 2018 r.). Kolejne grupy przedsiębiorstw będą miały nieco więcej czasu. Firmy zatrudniające co najmniej 50 osób ustawa obejmie od 1 stycznia 2020 r. (według stanu zatrudnienia na 30 czerwca 2019 r.). Sześć miesięcy później, czyli 1 lipca 2020 r., przepisy zaczną obowiązywać przedsiębiorstwa, które mają minimum 20 pracowników (na 31 grudnia 2019 r.). Na końcu przepisy obejmą wszystkie pozostałe firmy, w tym jednostki sektora finansów publicznych. Dla nich datą startu będzie 1 stycznia 2021 r. Wyjątek będą stanowiły podmioty należące do jednej grupy kapitałowej, które będą mogły przystąpić do PPK w terminie, który będzie obowiązywał największy podmiot zatrudniający z grupy (czyli z największą liczbą osób zatrudnionych).

Do systemu oszczędzania „z automatu” wejdą wszyscy pracownicy
na umowie o pracę, którzy będą mieli co najmniej 18 lat i maksymalnie 55 lat.
Pracownicy powyżej tego wieku (do 70 roku życia) będą mieli szansę skorzystania
z PPK po zgłoszeniu się do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem.
Wyświetl galerię [1/6]

PRAKTYCZNIE DLA WSZYSTKICH:

Do systemu oszczędzania „z automatu” wejdą wszyscy pracownicy na umowie o pracę, którzy będą mieli co najmniej 18 lat i maksymalnie 55 lat. Pracownicy powyżej tego wieku (do 70 roku życia) będą mieli szansę skorzystania z PPK po zgłoszeniu się do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem. Fot. Fotolia

We wszystkich przypadkach chodzi jednak wyłącznie o biznesy zatrudniające pracowników. Ustawa nie obejmuje jednoosobowych działalności gospodarczych, które tego nie robią.

Wybór wspólnie z pracownikami

Od czego zacząć? Przede wszystkim od podpisania pierwszej z istotnych umów, czyli zawieranej między pracodawcą a wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie, która określa najważniejsze zasady funkcjonowania PPK. Powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, jaki pracodawcy mają na podpisanie kolejnych umów o prowadzenie PPK, o których piszemy w dalszej części tekstu.

Instytucję należy wybrać — co ważne — w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli w danej firmie nie ma związków zawodowych, wyboru należy dokonać wspólnie z reprezentacją pracowników. Jednak wcześniej w przedsiębiorstwie powinny zostać stworzone zasady wyboru takiej reprezentacji. Może się zdarzyć, że przedstawiciele pracowników i pracodawcy nie dojdą na czas do porozumienia. Na czas, czyli miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. W takiej sytuacji zatrudniający sam powinien dokonać wyboru instytucji finansowej. Do wyboru będzie miał rozwiązania oferowane przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne oraz zakłady ubezpieczeń. Lista podmiotów, z którymi można będzie zawrzeć umowę, będzie aktualizowana na stronie www.mojeppk.pl.

Następnym krokiem jest zawarcie wspomnianych umów o prowadzenie PPK, określających zindywidualizowane dane każdego uczestnika. One również będą zawierane między pracodawcą a wybraną instytucją finansową, z tym że w tym przypadku pracodawca będzie działał w imieniu i na rzecz każdego pracownika będącego uczestnikiem PPK. Podpisanie umów o prowadzenie PPK powinno nastąpić do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od miesiąca, kiedy danego pracodawcę zacznie obowiązywać ustawa (czyli np. najwięksi pracodawcy mają na to czas do 12 listopada 2019 r.). Do systemu z automatu wejdą wszyscy pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, którzy będą mieli co najmniej 18 lat i maksymalnie 55 lat. Pracownicy powyżej tego wieku (do 70. roku życia) także będą mieli szansę skorzystania z PPK, jednak w tym celu będą się musieli zgłosić do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem. Uczestnictwo w systemie PPK będzie dobrowolne. Pracownik w każdym momencie będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK, podpisując odpowiednią deklarację rezygnacji.

Obowiązkowo czy z bonusem

Gdy przedsiębiorstwo przystąpi już do PPK, jego najważniejszym obowiązkiem będzie prawidłowe obliczanie wysokości wpłat oraz terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej. Podstawowa obowiązkowa stawka, którą pracodawca będzie musiał przekazać do wybranej instytucji, wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia brutto. Będzie mógł jednak zdecydować o przekazaniu dodatkowej kwoty — do 2,5 proc. wynagrodzenia brutto. Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie będą wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przedsiębiorca będzie musiał także gromadzić i archiwizować dokumentację dotyczącą PPK, a informacje związane z planami kapitałowymi przekazywać pracownikom i wybranej instytucji finansowej.

Uwaga, za niedostosowanie się do przepisów grożą wysokie grzywny. Jeśli pracodawca nie podpisze w stosownym terminie umowy o zarządzanie PPK, Polski Fundusz Rozwoju wezwie go do naprawienia tego niedopatrzenia i poinformuje o karze finansowej. Grzywny będą grozić także za niedokonywanie wpłat w terminie, niezgłaszanie obowiązkowych danych oraz brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat. W ustawie przewidziano grzywny od tysiąca do nawet miliona złotych. Co ważne, pracodawcy grożą kary także za zniechęcanie pracownika do oszczędzania w PKK. Za takie postępowanie grozi grzywna w wysokości nawet 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w tym przedsiębiorstwie w poprzednim roku obrotowym.

Za kogo nie płacić składek

Ustawa o PPK przewiduje sytuacje, w których składki będzie należało rozliczać na innych zasadach lub nie rozliczać ich wcale. Jeden z takich wyjątków to urlopy macierzyńskie i wychowawcze. Wynagrodzenie, od którego powinna zostać naliczona wpłata do PPK, nie obejmie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe takich osób. Podstawą do obliczania składek na PPK nie będą również diety osób podróżujących służbowo — jeżeli diety te będą w wysokości przewidywanej przez regulacje ustawowe. Jest jednak wyjątek. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przyznanie pracownikowi wyższych diet, od nadwyżki będzie musiał odprowadzić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a tym samym uwzględnić kwotę nadwyżki w wynagrodzeniu stanowiącym podstawę naliczenia wpłat do PPK.

Do przepisów ustawy o PPK nie będą się musieli stosować także mikroprzedsiębiorcy (firmy zatrudniające mniej niż 10 osób), pod warunkiem że wszyscy ich pracownicy złożą deklarację rezygnacji z PPK. Osobne miejsce w ustawie znalazło się także dla firm, które prowadzą pracownicze programy emerytalne. Jeżeli odprowadzają na ten cel składki w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia, a do programu należy co najmniej 25 proc. zatrudnionych w tej firmie, nie muszą podpisywać umowy z instytucją prowadzącą PPK. Składki w ramach PPK trzeba będzie zacząć płacić za pracowników, których staż w danej firmie wyniesie co najmniej trzy miesiące (na podstawie okresów zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy). Wtedy będzie należało to zrobić w ciągu 10 dni od dnia, w którym minie trzymiesięczny okres zatrudnienia. Nie trzeba będzie jednak dla takiej osoby wypełniać osobnego dokumentu, wystarczy aktualizacja załącznika do umowy z instytucją zarządzającą PPK.

Jeśli pracownik nie chce PPK

Każdy pracownik będzie miał prawo zgłosić, że nie chce uczestniczyć w PPK. W tym celu będzie musiał wypełnić odpowiednią deklarację. Jeśli to zrobi, pracodawca będzie miał siedem dni, by poinformować o tym instytucję finansową, z którą podpisał umowę. Przedsiębiorca nie będzie odprowadzał składek za takiego pracownika już za miesiąc, w którym ten złoży deklarację. Jeśli pracodawca zdąży to już zrobić w tym samym miesiącu, lecz przed złożeniem deklaracji przez pracownika, trzeba będzie oddać mu pieniądze (w wartości nominalnej, jeśli jednostki uczestnictwa w funduszu nie zostały jeszcze zakupione; jeśli to już się stało, zwracana kwota będzie odpowiadać wartości tych jednostek). Jednak złożona przez pracownika deklaracja nie będzie obowiązywać raz na zawsze. Dlatego co cztery lata (do ostatniego dnia lutego danego roku) przedsiębiorca będzie musiał go poinformować, że ponownie będzie dokonywał za niego wpłat. Jeśli pracownik nadal nie będzie zamierzał uczestniczyć w programie, będzie musiał złożyć nową deklarację. W dowolnym momencie będzie mógł jednak zmienić zdanie i poinformować pracodawcę, że chciałby oszczędzać w ramach PPK.

Kwestie techniczne

Większość przedsiębiorstw korzysta obecnie z systemów kadrowo-płacowych. Ich dostawcy przypominają, że systemy te będą wymagały aktualizacji. Wiele firm IT zajmujących się takimi systemami już jest przygotowanych lub właśnie przygotowuje się do zmian. Radzą jednak swoim klientom, by jak najszybciej podjęli z nimi rozmowy, zweryfikowali swoje oczekiwania i potrzeby oraz sprawdzili, czy posiadają wszystkie niezbędne dane dotyczące pracowników. Im szybciej zaczną nad tym pracować, tym mniejsze ryzyko opóźnień we wdrożeniach, bałaganu i wspomnianych kar.

Od kiedy firma musi wprowadzić PPK?

Obowiązek wprowadzenia PPK będzie ciążył na każdym pracodawcy, który zatrudnia przynajmniej jednego pracownika. Terminarz jest uzależniony od liczby osób zatrudnionych w firmie.

  • od 1 lipca 2019 r.

podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób (według stanu na 31 grudnia 2018 r.)

  • od 1 stycznia 2020 r.

podmioty zatrudniające od 50 do 249 osób (według stanu na 30 czerwca 2019 r.)

  • od 1 lipca 2020 r.

podmioty zatrudniające od 20 do 49 osób (według stanu na 31 grudnia 2019 r.)

  • od 1 stycznia 2021 r.

pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych

Zmiany legislacyjne na ostatniej prostej

Na ostatnim wtorkowym posiedzeniu Rady Ministrów przyjęto projekt zmian do ustawy o PPK. Dotyczą m.in. zniesienia limitu 30-krotności podstawy wpłat, wprowadzenia dodatkowego warunku pobierania wynagrodzenia za wynik przez instytucje zarządzające PPK oraz rozszerzenia katalogu osób zatrudnionych o osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński. Dzięki temu ostatniemu podmioty zatrudniające nie będą musiały zawierać umów o prowadzenie PPK w różnych terminach w związku z powrotami tych osób do pracy.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Bernard Waszczyk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu