O najważniejszych zasadach biznesowego savoir-vivre’u opowiedziała nam Karolina Kulisz-Pietrzykowska, coach i trenerka biznesu, współpracująca z firmą Trainers Team.

Dogodny klimat rozmowy

W jaki sposób zainicjować kontakty z potencjalnym partnerem biznesowym? Najlepiej twarzą w twarz. Najbardziej popularne są spotkania w miejscu publicznym — biznesowe brunche (breakfast and lunch) i lunche, w trakcie których rozmawia się przy jedzeniu.

— W takich sytuacjach czujemy się mniej formalnie, klimat rozmowy jest dogodny i sprzyja budowaniu relacji zawodowych. Najbardziej powszechną obecnie formą kontaktu są oczywiście e-maile. Przesyłamy sobie i oferty, i wszelkiego rodzaju propozycje biznesowe. To szybki, jak najbardziej dopuszczalny model komunikowania. Należy jednak pamiętać, że w korespondencji elektronicznej obowiązują zasady jak w korespondencji tradycyjnej. Należy stosować formuły grzecznościowe jak w korespondencji pisanej. Najmniej preferowaną formą kontaktu jest komunikowanie się za pomocą esemesów. Jest ona dopuszczalna jedynie wtedy, gdy zaproponuje ją klient — podkreśla Karolina Kulisz-Pietrzykowska.

W korespondencji z potencjalnym partnerem biznesowym czy klientem należy być rzeczowym i jednoznacznym. Gdy więź biznesowa się zacieśnia, można przechodzić na bardziej poufałe formy. Ale należy przy tym pamiętać o korporacyjnej hierarchii, zgodnie z którą najwyżej plasuje się klient, a następnie: prezes, dyrektorzy i menedżerowie.

— Osoba najwyższa w hierarchii ma prawo do inicjowania kontaktu — pierwszego uścisku dłoni oraz wyboru formy kontaktu. Wielu przedstawicieli firm ma problem z zaakceptowaniem tych zasad — mówi Karolina Kulisz-Pietrzykowska.

Odpowiednia pora dnia

Gdy przedsiębiorca ma w planach zaproszenie na spotkanie klienta bądź potencjalnego partnera, powinien wybrać na to odpowiednią porę dnia. Poranek? Odpada. Najlepsze są godziny popołudniowe, trzeba jednak o zdanie zapytać naszego przyszłego rozmówcę i dowiedzieć się, kiedy dysponuje czasem. Rozmowy późnym wieczorem też nie są najlepszym pomysłem.

— Najbardziej odpowiednie są godziny 12-16. Gdy już dochodzi do spotkania twarzą w twarz, trzeba pamiętać o utrzymywaniu kontaktu wzrokowego, życzliwym wyrazie twarzy oraz o prawidłowym podaniu dłoni. Wiele osób ze świata biznesu nadal ma z tym problem. Pamiętajmy, by uścisk był krótki, stanowczy. Nie za silny ani nie za słaby — radzi ekspertka.

Kolejna zasada, o której warto pamiętać w kontaktach biznesowych, może dziwić. W przeciwieństwie bowiem do etykiety towarzyskiej w etykiecie biznesowej płeć nie jest istotna.

— W biznesie kobiety są równe mężczyznom. Wiek, podobnie jak płeć, również nie odgrywa żadnej roli. Liczy się wyłącznie status zawodowy — podkreśla Karolina Kulisz-Pietrzykowska.

Hierarchia biznesowa liczy się również przy wzajemnej prezentacji — w pierwszej kolejności przedstawia się osobom stojącym wyżej na drabinie firmowej osoby stojące niżej. Prezentacji powinna dokonać osoba, która zna tę hierarchię oraz imiona i nazwiska, a także stanowiska zaproszonych na spotkanie osób — najczęściej jest to ten przedstawiciel firmy, który zainicjował spotkanie.

W samochodzie i restauracji

Istotnym momentem spotkania jest wymiana wizytówek. I tu obowiązują pewne zasady. Nie podaje się jej bokiem ani zadrukowaną stroną do dołu, nie przesuwa się po stoliku ani nie przerzuca przez stół jak karty z talii. W zależności od kraju — wręcza się ją jedną bądź dwiema rękami (w państwach azjatyckich).

Ważne jest, by osoba, której ją podajemy, widziała wyraźnie zadrukowaną stronę. Po jej otrzymaniu można ją schować do wizytownika lub położyć przed sobą. Gdy wizytówkę wręcza nowo poznana osoba, dobrze jest przeczytać na głos imię i nazwisko, które na niej widnieje. Uścisk dłoni i wizytówka budują nasz wizerunek od początku spotkania. Sposób wręczania tej drugiej mówi wiele o jej właścicielu. Gdy przedsiębiorca planuje zaprosić gościa na przykład do siedziby firmy, powinien pamiętać, by zaproponować mu miejsce naprzeciwko drzwi.

— To zasada wynikająca z tradycji. Uważa się, że nasz gość, który jest w obcym dla siebie miejscu, tak posadzony będzie się czuł bezpieczniej — wyjaśnia Karolina Kulisz-Pietrzykowska. Etykieta obowiązuje nie tylko w biurze czy restauracji, ale także w samochodzie.

— Jeżeli wieziemy gości na spotkanie, a prowadzi prezes firmy, to najważniejsze miejsce jest obok niego. Kolejne w hierarchii jest za pasażerem, następne koło okna, za kierowcą, a na końcu to w środku. Miejsce dobrze jest po prostu wskazać. Nie każdy bowiem zna zasady etykiety. Jeżeli zaś jedziemy taksówką, to miejsce obok kierowcy jest najniższe w hierarchii, osoba z najwyższym statusem siada za pasażerem, kolejna za kierowcą, trzecia w środku, a osoba najniższa hierarchią — z przodu, koło kierowcy — mówi Karolina Kulisz-Pietrzykowska.

Sytuacją nieuniknioną, gdy partnerzy biznesowi spotykają się w restauracji, jest płacenie rachunku. I tu z pomocą przychodzi etykieta. Zgodnie z nią płaci ta osoba, która zaprasza. Uiszczenie rachunku nie może być jednak ostentacyjne.

— Osoba, która płaci rachunek, powinna to zrobić niemal niezauważalnie. Nie powinna pozwolić, by ktoś dołożył się do rachunku. Jeżeli dana osoba się upiera, można jej powiedzieć, że będzie mogła się zrewanżować w przyszłości — mówi Karolina Kulisz-Pietrzykowska.