RODO — drukowanie i skanowanie po nowemu

Materiał partnera
29-05-2018, 22:00

Rozmowa z Robertem Reszkowskim z firmy EPSON

25 maja w życie weszła niezmiernie istotna z punktu widzenia firm, regulacja — Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (czyli RODO). To unijny przepis, zobowiązujący firmy do stworzenia własnego, szczelnego systemu zarządzania danymi osobowymi klientów. Firmy zmuszone są do opracowania procedur postępowania z danymi osobowymi, w tym w szczególności w zakresie uzyskania zgody klienta na przetwarzanie danych, poinformowania klienta o fakcie przetwarzania danych, oraz do przechowywania i ochrony danych klientów przed nieuprawnionym wykorzystaniem. Nie ma sztywnych zaleceń co do tego, jak dokładnie powinien on wyglądać, co daje firmom pewną dozę swobody — pozwalając np. przynajmniej w części zbudować go przy wykorzystaniu już posiadanych narzędzi. O to, jak do realizacji takich zaleceń można wykorzystać nowoczesne aplikacje do zarządzania drukiem, skanowaniem i obiegiem dokumentów pytamy Roberta Reszkowskiego z firmy EPSON — producenta renomowanego sprzętu drukującego.

KOMPLET NARZĘDZI:
Wyświetl galerię [1/2]

KOMPLET NARZĘDZI:

Do kwestii usług zarządzania drukiem i skanowaniem staramy się podchodzić kompleksowo — oferujemy cały zestaw komplementarnych rozwiązań, ułatwiających użytkownikom „zapanowanie” nad wszelkimi operacjami związanymi ze skanowaniem, drukowaniem oraz obiegiem dokumentów — mówi Robert Reszkowski z firmy EPSON. Fot. ARC

Sprzęt drukujący jako narzędzie do realizacji wytycznych RODO — to zestawienie może wydawać się dość zaskakujące… Robert Reszkowski z firmy EPSON:

RODO (a dokładnie mówiąc GDPR, czyli Data Protection Regulation — RODO to polski skrótowiec tej nazwy) to tak naprawdę zestaw wytycznych dla firm, określających, jak powinny uzyskiwać, przechowywać i chronić dane swoich klientów. Jako że rodzajów firm są dziesiątki i że przechowują one ogromne ilości różnego typu danych o klientach (od podstawowych, jak dane teleadresowe, po skomplikowane rejestry medyczne), to wytyczne te siłą rzeczy muszą być dość ogólne — chodziło raczej o to, by wskazać ogólne zasady, niż szczegółowo regulować najdrobniejsze kwestie.

Przekładając to na język praktyki, RODO oznacza dla większości firm konieczność opracowania, wdrożenia i stosowania pewnych podstawowych zasad dotyczących zbierania, przetwarzania i bezpiecznego przechowywania danych klientów tak, by klienci byli świadomi tego, jakie dane i w jakim zakresie są posiadane i wykorzystywane, oraz po to, żeby dane te, np. nie mogły wpaść w niepowołane ręce. Nie jest tu wymagane zastosowanie jakichś konkretnych, wskazanych narzędzi czy technologii, chodzi po prostu o to, by powstał szczelny i odpowiednio zabezpieczony system ochrony danych.

Z punktu widzenia przedsiębiorców na pewno ważne jest to, żeby oprócz czysto teoretycznej zgodności z normami ustanowionymi przez Unię Europejską, system ochrony danych osobowych mógł być wdrożony, czyli działał w praktyce. Przewidziane rozporządzeniem RODO (GPRD) konsekwencje finansowe grożą nie tylko w razie nieposiadania systemu, ale także w przypadku, gdy na skutek braku wdrożenia systemu dojdzie do nieuprawnionego uzyskania lub wykorzystania danych osobowych.

Z pewnością właśnie po to, aby możliwe było dostosowanie działań do specyfiki działalności każdego przedsiębiorcy, firmom zostawiono sporą swobodę w zakresietego, jak ów system powinien wyglądać. Wiadomo jednak na pewno, że jednym z jego istotnych elementów musi być wdrożenie rozwiązania, które będzie chroniło przed niepowołanym dostępem. Dane, które trafiają do drukarek i skanerów — czyli np. dokumenty papierowe, które są digitalizowane za pomocą skanerów, a także wszelkie pliki, które z postaci cyfrowej — są przenoszone na papier.

Czy w ofercie firmy Epson są takie rozwiązania?

Oczywiście. Epson od lat nieodpłatnie oferuje użytkownikom swoich urządzeń drukujących i skanujących (a także drukująco-skanujących) dla biznesu cały zestaw oprogramowania, które pozwala na łatwe kontrolowanie i monitorowanie zadań drukowania i skanowania (a przy okazji również — na znaczne redukowanie kosztów przygotowania materiałów drukowanych).

Do kwestii usług zarządzania drukiem i skanowania staramy się podchodzić kompleksowo — oferujemy cały zestaw komplementarnych rozwiązań, ułatwiających użytkownikom „zapanowanie” nad wszelkimi operacjami związanymi ze skanowaniem, drukowaniem oraz obiegiem dokumentów. Wszystkie razem tworzą spójną całość, doskonale kompatybilny komplet narzędzi służących nie tylko do zarządzania sprzętem, zadaniami drukowania, czynnościami administracyjnymi czy materiałami administracyjnymi — ale również do precyzyjnego kontrolowania, co może być drukowane i skanowane, kto może to drukować (skanować), w jakich okolicznościach, w jakim zakresie i gdzie powinny być zapisywane wrażliwe dane. Umożliwia to zatem kontrolowanie przepływu danych przed ich wykorzystaniem, a także ustalenie osób mających dostęp do danych w formie kontroli następczej — celem weryfikacji poprawności działania systemu.

O jakich narzędziach tu mowa?

Zadania te doskonale realizują aplikacje Epson Print Admin oraz Document Capture Pro. Pierwsza z nich jest skutecznym, wygodnym w obsłudze narzędziem do zarządzania i monitorowania zadań wydruku/skanowania. Umożliwia ona precyzyjne definiowanie, kto i co może drukować — minimalizując w ten sposób ryzyko przypadkowego (lub intencjonalnego) wycieku informacji, a także ograniczając liczbę zbędnych wydruków. Aplikację można również wykorzystać do analizowania zadań wydruku w danej organizacji, co bardzo przyda się np. podczas poszukiwania oszczędności i niepotrzebnych wydatków, ale również podczas tworzenia systemu realizującego wytyczne RODO, ponieważ pozwala ona na np. zidentyfikowanie potencjalnych słabych punktów systemu ochrony danych.

Znakomitym rozwiązaniem z dziedziny zarządzania sprzętem firmy Epson i zadaniami druku/skanowania jest również aplikacja Document Capture Pro — zaawansowane narzędzie do skanowania i zarządzania zadaniami skanowania, obsługujące wiele typów dokumentów, rodzajów i wielkości materiałów źródłowych, i pozwalające na bezpośrednie przekazywanie digitalizowanych treści do wskazanych zasobów (np. konkretnych użytkowników, katalogów, folderów w chmurze czy zewnętrznych aplikacji). Minimalizuje to ryzyko trafienia poufnych, podlegających ochronie dokumentów w niepowołane ręce i sprawia, że użytkownik/administrator ma pełną kontrolę nad tym, gdzie trafiają wrażliwe dane jego klientów i kto ma do nich dostęp. Document Capture Pro doskonale sprawdzi się w parze np. z profesjonalnym skanerem Epson WF DS-780N, wyposażonym w funkcje identyfikacji pracowników i procesów obiegu dokumentu.

Bardzo przydatnymi — w kontekście wdrażania RODO — są również zaawansowane rozwiązania z dziedziny wydruku poufnego Epson, czyli np. technologia EpsonNet Authentication Print (która gwarantuje, że określony dokument otrzyma wyłącznie ta osoba, która przy urządzeniu potwierdzi swoją tożsamość, np. za pomocą karty magnetycznej czy indywidualnego kodu), możliwość zdefiniowania kodów PIN dla uprawnionych użytkowników (tylko osoba, która go poda, może zlecić i otrzymać wydruk wskazanych dokumentów), a także ograniczenie IP serwera wydruku Epson (pozwalające na precyzyjne kontrolowanie, kto może korzystać z drukarki, a kto nie).

No tak, ale mimo wszystko aplikacje do zarządzania drukiem — niezależnie od ich ogromnych możliwości — realizują tylko część wytycznych narzucanych przez RODO. Jak zatem wygląda kwestia ich współpracy czy kompatybilności z innymi narzędziami z tej dziedziny?

Oczywiście jesteśmy tego świadomi, a nasze aplikacje i usługi doskonale integrują się z rozwiązaniami firm trzecich. Sprzęt z logo Epson wykorzystuje bowiem otwarte na współpracę z zewnętrznymi aplikacjami i protokołami oprogramowanie Epson Open Platform — dzięki temu możliwe jest łatwe integrowanie produktów firmy z rozwiązaniami, usługami i sprzętem firm trzecich, w tym np. wyspecjalizowanymi systemami ochrony danych zewnętrznych producentów czy systemów o takiej funkcji „szytych na miarę” dla konkretnej organizacji.

Więcej informacji www.epson.pl/wfp Kontakt: biznes@epson.pl

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Puls Innowacji / RODO — drukowanie i skanowanie po nowemu