Czytasz dzięki

Schyłek ery papieru. Czy pandemia jest szansą na upowszechnienie procesów paperless

  • Materiał partnera
opublikowano: 21-09-2020, 16:58

Sytuacja epidemiologiczna spowodowała widoczny wzrost zainteresowania usługami paperless. Jak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez Asseco, jeszcze przed wybuchem pandemii, ponad 90 proc. pracowników firm w Polsce ma świadomość, że dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną, jak ten podpisany odręcznie. Jednak, z drugiej strony, aż 46 proc. organizacji, nie stosowało w tamtym okresie, żadnych narzędzi pozwalających na bezpapierowy obieg dokumentów. Czy nowa normalność, w której musimy nauczyć się funkcjonować, ma szansę zmienić podejście polskich firm do cyfryzacji?

Z badania przeprowadzonego przez Asseco Data System na potrzeby marcowego raportu „Biznes w erze #paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” wynika, że aż 46 proc.  firm, w tamtym czasie, nie wdrożyło żadnych rozwiązań pozwalających na elektroniczny obieg dokumentów. Natomiast, 36 proc. przedsiębiorstw planowało wprowadzić narzędzia paperless w ciągu najbliższych dwóch lat. Te wyniki pokrywają się z czerwcowymi wynikami Komisji Europejskiej, która jak co roku, przeprowadziła ranking indeksu gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego (DESI). Bazując na danych sprzed pandemii, Polska zajęła dopiero 23 miejsce wśród 28 państw członkowskich w UE. Choć wynik ten uległ polepszeniu, w 2019 r. zajmowaliśmy 25 miejsce, to aż 60 proc.  przedsiębiorstw charakteryzuje się bardzo niskim poziomem cyfryzacji, a jedynie 11 proc.  z nich to te o wysokim stopniu ucyfrowienia. 

Zobacz więcej

Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych, Asseco Data System

Znamy, ale niekoniecznie używamy

92 proc. badanych przed pandemią pracowników było świadomych tego, że wszystkie dokumenty zarówno te wewnętrzne, jak i zewnętrzne można podpisywać cyfrowo, osiągając taki sam skutek prawny, jak w przypadku podpisu tradycyjnego. W praktyce firmy stosowały e-podpis tylko tam, gdzie wymuszały to regulacje prawne – np. przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędem Skarbowym. Tylko 53% organizacji posiadało rozwiązania pozwalające na cyfrowe podpisywanie dokumentów. Najczęściej jednak nie przekładało się to na eliminację dokumentów papierowych. 

- Jak pokazują wyniki marcowego badania, pojęcie paperless rozumiane jest bardzo szeroko. Tylko dla 1/3 respondentów oznaczało ono całkowite wyeliminowanie dokumentacji papierowej na każdym etapie procesu biznesowego. Nie zapominajmy, że każda z branż ma swoją specyfikę oraz potencjał, dlatego tak ważne jest, aby najpierw przeprowadzić dokładną analizę tych procesów i na jej bazie dopiero podążać w kierunku ograniczania dokumentów papierowych w obrocie gospodarczym – powiedział Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych, Asseco Data System.

Cyfrowa transformacja w przedsiębiorstwach zaczyna się od potrzeb, które definiuje organizacja. Do najczęściej wymienianych, z którymi chcą się mierzyć firmy za pomocą narzędzi paperless, należą: długi czas realizacji kluczowych procedur, wysoki koszt utrzymania i zarządzania dokumentacją papierową oraz niewydolność istniejących procesów i systemów.

Wdrażanie innowacji pod znakiem zapytania

Firmy entuzjastycznie podchodzą do wdrażania innowacji, zdają sobie sprawę z konieczności zmian i wprowadzania rozwiązań usprawniających procesy w organizacji, jednak sama świadomość to za mało, aby zmienić rzeczywistość. Aż 84 proc. z nich nie miało, przed pandemią, zarezerwowanych środków na wdrażanie nowych usprawnień technologicznych. Takimi rezerwami mogło pochwalić się tylko 16 proc. badanych respondentów.

- Realną przeszkodą do przeprowadzenia innowacyjnych wdrożeń w polskich firmach często nie jest brak budżetu, a odpowiednich kompetencji na pokładzie. Brakuje osób, wąsko wyspecjalizowanych, które byłyby w stanie przeprowadzić estymację kosztów, oszacować oszczędności i zaplanować cały proces od A do Z. Tylko 3% organizacji, przed pandemią, posiadało dział odpowiedzialny za transformację cyfrową. Niezbędne okazuje się budowanie kompetencji zespołu, nierzadko to firmy, chcąc mieć specjalistów gotowych do wdrażania innowacji, muszą przyjąć rolę edukatora. To przełoży się także na bardziej płynną i świadomą współpracę na linii klient – dostawca – dodaje Artur Miękina.

Pandemia motorem digitalizacji

Pandemia koronawirusa wpłynęła na zainteresowanie firm transformacją cyfrową. Szczególnie tendencja ta widoczna jest w sektorze bankowym, leasingu oraz HR. Coraz częściej jednak organizacje patrząc długofalowo, szukają rozwiązań, które sprawdzą się także po pandemii. 

- Aktualna sytuacja spowodowała, że mocno ograniczyła się możliwość kontaktów międzyludzkich. Pracownicy korporacji nie spotykają się w biurach, więc zrodziła się konieczność wykonywania wszystkich procesów back officowych zdalnie. Procedury wewnątrz firmowe często są motorem napędzającym produkcje dokumentów w formie papierowej, dlatego dział back office nie powinien być oderwany od zewnętrznej cyfryzacji przedsiębiorstwa. Kadra zarządzająca powinna mieć świadomość, że jest to inwestycja, rozłożona w czasie i że przychody przewyższą koszty, jednak nastąpi to w perspektywie 2-3 lat. Z podobnymi problemami borykają się banki czy firmy leasingowe, gdzie w krótkim czasie należało wdrożyć narzędzia do elektronicznego podpisywania dokumentów, które miałyby taką samą moc prawną, jak podpis tradycyjny. Nowoczesne narzędzia umożliwiają składanie e-podpisów przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych tj. smartfon, czy tablet – podsumowuje Artur Miękina.

- Niestety, szybkie wdrożenia, wywołane kryzysową sytuacją, często obarczone są dużym ryzykiem. W tym przypadku na szali jest bezpieczeństwo danych, którymi operujemy. Właśnie dlatego transformacja cyfrowa powinna być procesem ciągłym, rozłożonym w czasie i dopracowanym. Patrząc na sytuację rynkową, trwającą pandemię oraz postępującą cyfryzację społeczeństwa jestem przekonany, że usługi paperless będą rewolucjonizowały coraz większą ilość procesów biznesowych – dodaje.

Tematowi wpływu pandemii COVID-19 na wykorzystanie narzędzi elektronicznych do identyfikacji i zawierania umów oraz bezpieczeństwu tych procesów poświęcony został raport opracowany przez Asseco Data Systems, Deloitte oraz Obserwatorium.biz pt. „Trusted economy in new normal”, którego premiera odbędzie się 30 września 2020 r. podczas Europejskiego Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania online. Szczegółowa agenda znajduje się na stronie konferencji www.efpe.pl, a rejestracja dostępna jest poprzez formularz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Polecane