Skonstruowanie dobrej umowy wymaga czasu

Dorota Gąsowska
10-05-2004, 00:00

Podobnie jak przy definicji samego outsourcingu, tak i w przypadku umów brakuje precyzyjnych uregulowań, a scenariusz pisze praktyka.

Z punktu widzenia prawa umowa outsourcingu nie stanowi wyodrębnionego typu umowy i nie jest oddzielnie regulowana, jak np. umowa kupna-sprzedaży. Trudno też zakwalifikować ją do tzw. umów nienazwanych (takim typem umowy była przed nowelizacją kodeksu cywilnego umowa leasingu), które nie są bezpośrednio regulowane prawem, ale mają specyficzne cechy. Umowa outsourcingu w tej kategorii także się nie mieści, ponieważ ma zbyt wiele zastosowań.

— Z prawnego punktu widzenia mamy do czynienia z pomieszaniem elementów umowy-zlecenia, umowy o dzieło, licencyjnej, a nawet sprzedaży czy najmu — mówi Marcin Maruta z kancelarii prawniczej Kuczek i Maruta.

Określenie SLA

Umowa outsourcingu różni się pod kilkoma względami od umów innych rodzajów. Różnice istnieją w relacjach stron, które decydują się na współpracę, a także w konstrukcji samego dokumentu, który zawiera elementy nie uwzględniane gdzie indziej.

— W przypadku umowy kupna-sprzedaży relacja między stronami kończy się w momencie zawarcia transakcji. Między firmą zlecającą usługę i dostawcą outsourcingu istnieje silniejszy związek — partnerzy wiążą się na lata i razem pracują — mówi Ewa Banachowicz, odpowiedzialna za outsourcing w Deloitte & Touche.

Przygotowanie umowy może trwać nawet rok. Zanim dojdzie do jej podpisania, dostawca powinien dokładnie poznać aktualną sytuację swojego klienta. Dobrą praktyką jest wspólne przygotowanie analizy przypadku (tzw. business case). Niektóre firmy niechętnie udostępniają swoje dane przyszłemu outsourcerowi, gdyż wiąże się to np. z ujawnieniem ponoszonych kosztów.

Umowa powinna uwzględniać różne etapy współpracy partnerów. Jednym z jej elementów jest faza przygotowawcza, która może stanowić oddzielny dokument lub być częścią umowy. Na tym etapie dostawca przygotowuje konkretne rozwiązania biznesowe. Jeśli wcześniej dokładnie przeanalizuje sytuację klienta oraz uwzględni potencjalne ryzyko, faza wdrożeniowa będzie łatwiejsza do przeprowadzenia. Potem następuje faza operacyjna, czyli w uproszczeniu codzienna współpraca partnerów.

Wyróżnikiem i jednym z najważniejszych elementów umowy outsourcingu jest SLA (service level agreement), czyli gwarantowany poziom jakości usług. SLA określa co, kiedy i jak zostanie wykonane, a także wskazuje, co jest miarą wykonania usługi.

— Przygotowanie SLA pozwala na ostateczne sprecyzowanie i zrozumienie wymagań obu partnerów. Najlepiej, gdy strony wspólnie tworzą tę część umowy — mówi Ewa Banachowicz.

Jest to tak ważne, ponieważ od doświadczenia osób przygotowujących SLA w dużej mierze zależy powodzenie przedsięwzięcia.

— SLA budowane jest różnie: od najprostszych gwarancji czasu naprawy, po określenie nominałów banknotów uzupełnianych przez outsourcera w bankomatach — wyjaśnia Marcin Maruta.

Niezbędne elementy

Umowy outsourcingu są z reguły rozbudowane, bo zawierają bardzo dokładne opisy obowiązków stron. W przypadku klasycznych umów, kwestie nieuregulowane rozstrzygane są przez przepisy kodeksu cywilnego i inne przepisy prawa.

W umowie outsourcingu trudno jest uregulować wszystkie kwestie. Ewa Banachowicz nazywa ją ,,umową żywą”, ponieważ ze względu na skomplikowaną materię i zmiany zachodzące na rynku trudno przewidzieć wszystkie sytuacje w dłuższym okresie.

Umowa outsourcingu zawierana jest zazwyczaj na minimum 3-10 lat, a w niej precyzyjnie określa się warunki i procedury jej rozwiązania. Długotrwałość umów wynika ze szczególnego charakteru tego rodzaju usług, gdzie nagłe rozwiązanie współpracy nie jest możliwe z dnia na dzień, choćby ze względu na poniesione przez dostawcę inwestycje.

Dokument powinien zawierać dokładnie zdefiniowany przedmiot umowy, czyli wskazywać, jakie usługi będą świadczone przez firmę zewnętrzną. Strony powinny ustalić tryb dokonywania zmian i procedury komunikacyjne, a także wskazywać, kto i za co jest odpowiedzialny zarówno w firmie zlecającej, jak i po stronie dostawcy. Równie ważne jest, aby obydwie strony ustaliły sposób monitorowania efektów współpracy i co jakiś czas, np. co kwartał, dokonywały ich oceny.

Umowy outsourcingu mają często skomplikowane konstrukcje. Przy ich tworzeniu i negocjowaniu należy więc zachować szczególną ostrożność. Elastyczne pod tym względem polskie prawo pozwala na razie na racjonalne zabezpieczenie interesów obu stron.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Gąsowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Prawo / Skonstruowanie dobrej umowy wymaga czasu