Dział Księgowości w ramach systemu księgowego Sage Symfonia prowadzi m.in. analizy odchyleń,
porównania zarządcze w celu identyfikacji nieprawidłowości oraz transakcji odbiegających od
transakcji zwyczajowo realizowanych. W przypadku zidentyfikowania takiej sytuacji następuje
weryfikacja zdarzenia pod kątem błędów księgowych a następnie zdarzenie jest omawiane z
właściwą komórką merytoryczną oraz Prezesem Zarządu.
Standardy etyczne, kultura organizacyjna, mechanizmy komunikacyjne w ramach Spółki są
przedmiotem dyskusji na cyklicznych warsztatach organizowanych przez Spółkę, w których biorą
udział Zarząd, pracownicy oraz członkowie Rady Nadzorczej.
Przyjęte przez Zarząd formuła organizacyjna oraz procesy organizacyjne umożliwiają bezpośrednią
komunikację pomiędzy działami oraz działami i Zarządem, w tym w zakresie komunikowania
wszelkich zaobserwowanych nieprawidłowości. Przy obecnej skali zatrudnienia Spółki, bardzo
często Zarząd realizuje czynności operacyjne z pracownikami niższego szczebla z pominięciem
bezpośrednich przełożonych, dzięki czemu przepływ informacji jest realizowany na bieżąco.
Specyfika prowadzonej działalności powoduje, iż Spółka jest na bieżąco weryfikowana przez
kredytodawców oraz nabywców mieszkań. Przykładowo, zgodnie z art. 21 ust. 4, Ustawy
deweloperskiej, na żądanie osoby zainteresowanej zawarciem umowy deweloperskiej, deweloper
zapewnia możliwość zapoznania się w lokalu przedsiębiorstwa ze sprawozdaniem finansowym
dewelopera za ostatnie dwa lata, a w przypadku realizacji inwestycji przez spółkę celową –
sprawozdaniem spółki dominującej. Jednocześnie bank prowadzący dla Spółki mieszkaniowy
rachunek powierniczy, ma możliwość podobnie jak bank kredytujący inwestycję, dokonania oceny
sytuacji gospodarczej, finansowej, majątkowej, prawnej Spółki.
Przebiegające w Spółce procesy biznesowe, w tym w zakresie księgowości i finansów, są
udokumentowane i podlegają okresowej weryfikacji (przyjęty przez Zarząd dokument „Struktura
organizacyjna oraz ład korporacyjny HM Inwest S.A.”). Jednocześnie każdy z procesów posiada
swojego Właściciela Procesu, który jest odpowiedzialny za aktualność i poprawność procesu.
Pracownicy są szczegółowo zaznajamiani z przypisanymi im uprawnieniami, zakresem
obowiązków, obiegiem dokumentów oraz procesami funkcjonującymi w Spółce. Kwestie te
obejmują również zakres wykonywanych czynności kontrolnych (np. merytoryczna kontrola faktur;
kontrola i akceptacja wydatków; opracowywanie zestawień zarządczych).
4.3.7. Działania podjęte przez Radę Nadzorczą zapewniające efektywność systemu kontroli
wewnętrznej w zakresie sprawozdawczości finansowej
Rada Nadzorcza wykonuje stały nadzór nad działalnością Spółki. Przy wykonywaniu nadzoru Rada
Nadzorcza wybiera biegłych do wykonywania kontroli formalnej, finansowej i merytorycznej
działalności Spółki. Rada Nadzorcza może przeglądać każdy dział czynności Spółki, żądać od
Zarządu i pracowników Spółki sprawozdań i wyjaśnień, dokonywać rewizji majątku, jak również
sprawdzać księgi i dokumenty. W związku z realizacją ww. czynności Rada Nadzorcza pozostaje w
stałym kontakcie z Zarządem Spółki oraz Główną Księgową.
Działania podjęte przez Radę Nadzorczą w obszarze systemu kontroli wewnętrznej w zakresie
sprawozdawczości finansowej obejmują, m.in.:
a) Dokonanie wyboru oraz oceny niezależności firmy audytorskiej do przeprowadzenia
badania rocznego sprawozdania finansowego,