
SA-R 2024 Instal Kraków S.A. - Sprawozdanie Zarządu z działalności
-35-
atmosferę pracy w zespole oraz odpowiada za przestrzeganie przez podległych pracowników przepisów prawa,
warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, dyscypliny i zasad etyki pracy.
Elementy systemu kontroli wewnętrznej w Grupie Kapitałowej, stanowią działania nadzorcze realizowane przez
Komitet Audytu, funkcjonujący w ramach Rady Nadzorczej Spółki, kontrole oraz okresowe badania
i postępowania wyjaśniające w aspektach zarządzanych przez Zespoły ds. Etyki wraz z dyrektorami pionów
organizacyjnych spółek Grupy (zagadnienia etyczne i praw człowieka) oraz audyty wewnętrzne i kontrole, w
dwóch spółkach Grupy (Instal Kraków S.A., Frapol Sp. z o.o.), w obszarach objętych wdrożonym w tych
spółkach ZSZ. W Radzie Nadzorczej każdej ze spółek zależnych, członkiem jest co najmniej jeden
przedstawiciel organu zarządzającego Instal Kraków, zapewniając w ten sposób stały nadzór nad działalnością
danej spółki, we wszystkich jej dziedzinach. Do kompetencji Komitetu Audytu należy, w szczególności:
monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej;
monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania
ryzykiem;
monitorowanie wykonywania czynności rewizji finansowej;
monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej.
Wdrożony w Spółce system kontroli wewnętrznej przewiduje w strukturze organizacyjnej stanowisko osoby
wykonującej powierzone zadania w tym zakresie, działającej w wyodrębnionej komórce organizacyjnej
i podległej bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu – Prezesowi Zarządu oraz wykonywanie przez tą osobę, w
ramach pełnionych obowiązków, badania zgodności kontrolowanych operacji, stanów faktycznych i działalności
komórek organizacyjnych Spółki z przepisami prawa, normami i obowiązującymi w Spółce wewnętrznymi
regulacjami, w tym przeprowadzanie, w wybranych obszarach, audytów wewnętrznych. Niezależnie, Spółka
przewidziała w strukturze stanowisko specjalisty ds. controllingu, którego zadaniem jest między innymi udział
w dokonywaniu rozliczeń porównawczych jednostek organizacyjnych z planowanym budżetem.
W obszarze zgodności z prawem i wewnętrznymi regulacjami, system kontroli wewnętrznej Grupy jest
wspierany przez funkcjonujący w jej organizacji system etyczny.
Do mechanizmów kontroli stosowanych przez Grupę zaliczyć zatem należy między innymi:
regulacje wewnętrzne (procedury, regulaminy, polityki i inne) – definiujące sposób postępowania przez
jednostki/komórki organizacyjne i zatrudnionych w nich pracowników;
strukturę organizacyjną i podział obowiązków – podział zadań i uprawnień przydzielonych
pracownikom na poszczególnych stanowiskach, w tym w celu zapobiegania sytuacjom, w których
pracownik kontroluje samego siebie lub istnieje potencjalny konflikt interesów;
system zatwierdzania operacji finansowych i gospodarczych – system zatwierdzania decyzji i czynności
wykonywanych przez pracowników na poszczególnych stanowiskach w ramach danego procesu;
ewidencję (i jej proces) operacji finansowych i gospodarczych w dedykowanych systemach
informatycznych: operacyjnych, księgowym i sprawozdawczym – obowiązki rejestrowania
i przechowywanie określonych rodzajowo danych wprowadzonych i generowanych w danym systemie;
kontrolę dostępu – zestaw uprawnień dostępu do określonego obszaru, systemu, procesu;
inwentaryzację – porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie składników
majątkowych i źródeł ich pochodzenia;
kontrolę fizyczną – mechanizmy ochrony przed nieuprawnionym, fizycznym dostępem do terenów
i pomieszczeń, w tym zestaw uprawnień dostępu do określonego, fizycznie wydzielonego obszaru,
samokontrolę – weryfikacja prawidłowości własnych działań, dokonywana przez pracownika w toku
wykonywania przez niego czynności operacyjnych.
Funkcjonujący system pozwala na identyfikację niezgodności, formułowanie odpowiednich wniosków
i podejmowanie ewentualnych działań korygujących.
W spółkach Grupy, w których wdrożono procedury ZSZ, zasady prowadzenia wewnętrznych audytów, w
obszarach objętych ZSZ, określa procedura „Audyty wewnętrzne”. Audyty te stanowią istotne narzędzie
wspierające kontrolę w Grupie w aspektach uregulowanych ZSZ, w tym zarządzanie inherentnymi ryzykami.
Program audytów wewnętrznych obejmuje wszystkie jednostki i komórki organizacyjne, mające wpływ na
jakość, BHP oraz ochronę środowiska, a ich częstotliwość ustalana jest w oparciu o sprawozdania z