Systemowy zawrót głowy

  • Materiał partnera
opublikowano: 28-10-2019, 09:24

Parę słów o tym, przed jakimi dylematami staje ten, kto chce kupić i wdrożyć rozwiązanie informatyczne w swojej firmie.

Dziś, kiedy tempo życia jest bardzo szybkie, a czas to pieniądz, zdobycie pozycji lidera w branży, a następnie jej utrzymanie jest niezwykle trudne. Czasami wystarczy jedna niewłaściwa decyzja, żeby firma niechlubnie i w niedługim czasie musiała zakończyć swoją działalność. Na rynku nie ma miejsca na spontaniczne działania, gdyż są one obarczone zbyt dużym ryzykiem, wobec czego każde przedsięwzięcie musi być dobrze zaplanowane i przygotowane. W szczególności zakup i wdrożenie systemu informatycznego, który długofalowo ma wspomóc działanie przedsiębiorstwa.

Jakie musi podjąć decyzje ktoś, kto planuje kupić i wdrożyć rozwiązanie informatyczne? W dalszej części artykułu opowiem o najczęściej zadawanych pytaniach, o dostępnych na rynku opcjach oraz o trendach i rekomendacjach.

Projekt czy produkt?

Jest to jedno z pierwszych pytań, jakie nasuwa się przy podejmowaniu decyzji o zakupie systemu informatycznego. Jaka jest różnica pomiędzy produktem a projektem i co z tego wynika?

Projekt jest rozwiązaniem dedykowanym, stworzonym specjalnie dla danego klienta. Dobrze opracowana wspólnym nakładem sił analityka dostawcy i pracowników kontrahenta specyfikacja systemu może pozwolić na zaspokojenie wszystkich potrzeb biznesowych nabywcy. Dodatkowo kontrolki, ikony i schemat kolorystyczny rozwiązania mogą być ustawione dokładnie tak, jak życzy sobie zleceniodawca. Z finansowego punktu widzenia rozwiązanie dedykowane jest znacznie droższe niż zakup produktu, jednak ma to swoje uzasadnienie. Koszt opracowania, zaimplementowania i wdrożenia, jak również późniejszego utrzymania systemu, ponosi jeden klient. Do tego należy doliczyć czas, jaki jego pracownicy poświęcą na specyfikowanie wymagań, spotkania z dostawcą w trakcie trwania projektu czy testy akceptacyjne. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że często rozwiązanie dedykowane jest czynnikiem przewagi konkurencyjnej, gdyż pozwala w pełni wspierać specyficzne procesy zachodzące w organizacji oraz stanowi możliwe najlepsze dopasowanie narzędzi do potrzeb i wymagań biznesu. Jest to zatem koszt, który się zwraca i procentuje w przyszłości. W projekty warto inwestować również wtedy, gdy wdrożenie gotowego systemu „z półki” pociągałoby za sobą konieczność wprowadzenia zbyt dużych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a które albo nie są pożądane, albo z różnych przyczyn niemożliwe do przeprowadzenia w danym momencie.

Produkt natomiast jest rozwiązaniem gotowym, które często można wdrożyć i używać go bez żadnych dodatkowych prac i nakładów finansowych. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie tańsze dla klienta – zarówno pod względem sumy, jaką musi zapłacić dostawcy, jak i ze względu na czas, który jego pracownicy będą musieli poświęcić na prace przygotowawcze związane z nowym narzędziem. Produkt trudniej dostosować do indywidualnych wymagań klienta (co nie jest jednak niemożliwe), niemniej jednak jest zbudowany tak, aby zaspokoić 80% potrzeb biznesowych każdego z podmiotów, do którego jest skierowany. Warto zauważyć, że na rynku przybywa produktów, które można w coraz większym stopniu konfigurować, np. wybierając pola, które mają być wyświetlane na ekranie, definiując przebiegi procesów, określając wymagalność danych itp. Dzięki temu, że produkt jest używany i wdrażany wielokrotnie u różnych nabywców, jego dostawcy chętniej inwestują w podnoszenie jakości i ergonomii rozwiązania. Produkty są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się warunków prawnych i trendów na rynku, a koszty utrzymania systemu nie obciążają wyłącznie jednego kontrahenta, ale partycypują w nich wszyscy odbiorcy rozwiązania.

Jeden czy wiele?

Jeszcze kilka lat temu na rynku panowała swoista moda na wdrażanie tzw. zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem, które miały zaspokoić wszystkie potrzeby klienta – od obsługi kadrowo-płacowej, poprzez finanse i księgowość, aż do wsparcia specyficznego biznesu firmy. Nie trudno zgadnąć, że niejednokrotnie powstawał potężny kolos, który nie dość, że był drogi, to jeszcze trudny do utrzymania i do modyfikacji.

Od dłuższego czasu trendy na rynku się odwróciły – jak się wydaje – we właściwym kierunku. Teraz stawia się na mniejsze systemy specjalistyczne, które są stworzone do konkretnych celów, a później integrowane ze sobą za pomocą różnego rodzaju interfejsów (np. webserwisów). Nie od dziś wiadomo, że najlepsze rozwiązania powstają u profesjonalistów, czyli w software house’ach, które od lat specjalizują się w wytwarzaniu oprogramowania dla konkretnego rynku, obszaru czy rozwijają niewielkie specyficzne narzędzia. Nikt nie stworzy lepszego systemu dla ubezpieczeń lub do obsługi przeterminowanych należności niż ten, kto nad nim pracuje od lat. Krótko mówiąc, zdecydowanie korzystniejsze jest posiadanie większej liczby mniejszych systemów specjalistycznych, które komunikują się ze sobą, niż utrzymywanie jednego „sztywnego” rozwiązania.

Licencja czy usługa?

Jakie są praktyczne różnice dla użytkownika między licencją a usługą? (Kwestie prawno-rozliczeniowe znajdują się poza zakresem niniejszych rozważań). Z licencją mamy do czynienia wówczas, gdy dostawca przekazuje klientowi oprogramowanie, które następnie jest instalowane na jego sprzęcie, na ogół w jego siedzibie. Odpowiedzialność za fizyczny dostęp do systemu spoczywa na kliencie. Dodatkowo wszystkie podstawowe czynności związane z utrzymaniem aplikacji są obowiązkiem tegoż podmiotu. W dalszej konsekwencji oznacza to np. konieczność zatrudnienia administratora technicznego.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku usługi, tj. korzystania z oprogramowania w modelu SaaS (Software as a Service). Wówczas klient korzysta z systemu dostępnego na serwerach zewnętrznych firm przez Internet za pomocą przeglądarki. Wszystkie dane są przetwarzane i przechowywane w środowisku dostawcy. Jest to bardzo wygodne i rozsądne rozwiązanie, ponieważ każdy zajmuje się tym, na czym zna się najlepiej – klient biznesem, a dostawca kwestiami technicznymi, takimi jak utrzymanie odpowiednio wyposażonej serwerowni, dostępność i stan urządzeń, hosting czy zaangażowanie zespołu administratorów. Taki zamknięty „ekosystem” jest mniej podatny na incydenty, które mogą skutkować awariami i przerwami w dostępie do danych. W modelu Saas klient nie ma dostępu do kodu, a instalacją wszelkich aktualizacji, poprawek i konserwacją czy tworzeniem kopii zapasowych zajmuje się dostawca.

Ekspert czy doradca?

Dobrze jest mieć partnera, który zna i rozumie biznes klienta, który doradzi, a nie tylko odpowie na wymagania, które nie zawsze są wystarczająco precyzyjnie sformułowane czy dostatecznie innowacyjne. Z dostawcą oprogramowania jest trochę jak z prawnikiem – prawo studiował każdy, jednak czy zdecydujemy się, aby w sprawie spadkowej naszym doradcą był np. specjalista od prawa zamówień publicznych lub karnista?

Można zastanawiać się, czy na pewno konieczne jest, żeby dostawca oprogramowania znał dziedzinę biznesową, w której realizowany jest projekt wdrożeniowy. Teoretycznie rzecz ujmując – wcale nie musi znać branży, ma przecież wystarczające kompetencje techniczne, aby stworzyć system. Nasuwa się jednak drugie pytanie – czy to się opłaca? Przykładowo analityk posiadający wiedzę biznesową z danego obszaru może szybko i skutecznie pomóc zoptymalizować pracę klienta i jego procesy. Śledzi bowiem na bieżąco to, co się dzieje na danym rynku, zna trendy i zmiany legislacyjne dotykające dziedziny biznesowej. Dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu może wnieść rozwiązania, które zna, które się sprawdziły, może być doradcą i konsultantem. Analityk, który nie zna branży, musi się jej dopiero nauczyć, co powoduje, że proces analizy trwa dłużej, jest bardziej kosztowny i niekoniecznie efektywny. Wymaga znacznie większego zaangażowania po stronie klienta, który musi analitykowi wszystko elementarnie wytłumaczyć. Brak wiedzy specjalistycznej u analityka może również prowadzić do nieporozumień na linii analityk-klient choćby ze względu na specyficzne słownictwo czy użycie pojęć w danej branży. Trzeba podkreślić, że analiza jest kluczowym etapem realizacji projektu. Jej błędy wykrywane w późnej fazie prac często są tak kosztowne w naprawie, że nie są eliminowane i mogą skutkować fiaskiem całego przedsięwzięcia lub – w najlepszym wypadku – osiągnięciem celów projektu znacznie poniżej oczekiwań i możliwości.

Dziś nie tylko analitycy, ale całe firmy IT powinny się specjalizować w dostarczaniu oprogramowania dla konkretnych branż. Software house, który produkuje wszystko, najpewniej nie dostarczy najbardziej optymalnych rozwiązań, gdyż jego uwaga jest rozproszona. Analityk-specjalista to początek procesu, na dalszych etapach pojawiają się programiści i testerzy. Im większą mają wiedzę biznesową z danego obszaru, tym łatwiej im wyprodukować oprogramowanie, które realnie zaspokoi potrzeby klienta. Warto zauważyć, że zebranie wiedzy, doświadczenia i zespołu, który potrafi zbudować optymalne, przygotowane pod daną branżę rozwiązania, wymaga sporo czasu i zasobów. A IT niejednokrotnie stanowi podstawę w działaniu wielu biznesów. Dlatego wybór powinien paść na doświadczonych dostawców z ugruntowaną pozycją na rynku. W VSoft stale udoskonalamy nasze produkty oraz rozwiązania, tak aby były przystosowane do aktualnych wymagań branży finansowej. Jednym z nich jest VSoft Insurance Platform – wsparcie narzędziowe zarówno dla ubezpieczycieli, jak i pośredników w sprzedaży ubezpieczeń. 

Chcesz porozmawiać i dowiedzieć się więcej? Napisz do nas: ubezpieczenia@vsoft.pl lub umów się spotkanie.

 Agnieszka Kruszyna
analityk VSoft

Jacek Dymczak
dyrektor rozwoju obszaru ubezpieczeń VSoft

a9c2adc0-8c30-11e9-b683-526af7764f64
Newsletter ICT
Nowości z firm IT z naciskiem na spółki giełdowe: przetargi, informacje z rynku, newsy kadrowe i inne.
ZAPISZ MNIE
Newsletter ICT
autor: Grzegorz Suteniec
Wysyłany raz w tygodniu
Grzegorz Suteniec
Nowości z firm IT z naciskiem na spółki giełdowe: przetargi, informacje z rynku, newsy kadrowe i inne.
ZAPISZ MNIE

Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa.

Kliknij w link w wiadomości, aby potwierdzić subskrypcję newslettera.
Jeżeli nie otrzymasz wiadomości w ciągu kilku minut, prosimy o sprawdzenie folderu SPAM.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu