Sytuacja pod pełną kontrolą

Mirosław Konkel
opublikowano: 13-06-2008, 00:00

Jeśli zależy ci na bezpieczeństwie i poufności danych, outsourcing płacowy powierz profesjonalistom.

Kiedy się opłaca zlecić obsługę płac na zewnątrz

Jeśli zależy ci na bezpieczeństwie i poufności danych, outsourcing płacowy powierz profesjonalistom.

Kiedy firma się szybko rozwija i rośnie w niej zatrudnienie, na dział HR spada coraz więcej obowiązków. Doświadczyła tego m.in. Castorama, która wynagrodzenia dla 7,8 tys. pracowników i około 30 zleceniobiorców naliczała aż w 40 placówkach. Czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał.

Pojawiały się również w firmie kłopoty z funkcjonowaniem i utrzymaniem infrastruktury informatycznej. Co gorsza, dotychczasowy dostawca oprogramowania zbyt wolno reagował na zmieniające się potrzeby firmy. Castorama obawiała się też o bezpieczeństwo i poufność danych. Wyjścia z sytuacji były dwa: zakup nowego oprogramowania albo powierzenie funkcji płacowych firmie zewnętrznej.

— Skorzystanie z outsourcingu płacowego stało się jedyną drogą do zwiększenia bezpieczeństwa, zachowania poufności danych i poprawy efektywności naszej firmy — mówi Tomasz Janas, dyrektor ds. zasobów ludzkich.

Ramię w ramię

Wynagrodzeniami w Castoramie zajmuje się ADP Polska. O podpisaniu z nią umowy zadecydowały bardzo dobre referencje z Francji i z Wielkiej Brytanii. Ale nie tylko. ADP zaproponowała Castoramie usługę doskonale dopasowaną do jej potrzeb, opartą na centrum hostingowym oraz atrakcyjną kosztowo.

Uzgadnianie zakresu usług trwało ponad dwa lata. Według Przemysława Budzbona, dyrektora zarządzającego ADP Polska, to dlatego, by stworzyć rozwiązania bezawaryjne i zadowalające klienta.

Po zawarciu kontraktu powstawały zespoły projektowe w obu firmach oraz powołano komitet sterujący. Kolejnym etapem było spotkanie zaangażowanych w projekt specjalistów.

— Ludzie z obu firm znają się osobiście, więc współpraca jest łatwiejsza, a komunikacja między zespołami sprawniejsza — stwierdza Przemysław Budzbon.

Czas to pieniądz

Projekt ruszył w lutym 2007 r. Analiza wynagrodzeń i systemu księgowania zajęła półtora miesiąca. Jej wynikiem było przygotowanie dokumentacji systemowej i opisanie zawartości programu (raporty, kartoteki osobowe, składniki płacowe standardowe i niestandardowe). Następnie przeprowadzono transfer danych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, zapewniających najwyższy poziom zabezpieczeń i absolutną poufność.

Pierwsze naliczenie płac w nowym systemie odbyło się na początku sierpnia 2007 r. Obecnie ADP obsługuje 8,1 tys. pracowników i 30 zleceniobiorców Castoramy z 40 placówek w Polsce.

— Klient otrzymuje listy płac, paski płacowe i wymaganą przez prawo dokumentację. Sprawuje także kontrolę nad danymi i zarządza wynagrodzeniami — wyjaśnia dyrektor Budzbon.

Jak zauważa Tomasz Janas z Castoramy, usprawnienia wynikające z nowego systemu dają sporą oszczędność czasu. Dzięki temu pracownicy działu kadr mogą się zająć innymi obowiązkami.

Wolimy się uczyć od ludzi z zewnątrz

KOMENTARZ

Katarzyna Lorenc

wiceprezes zarządu 4 business&people

Kiedy firma potrzebuje wielu zajęć, kursów i warsztatów, najlepszym rozwiązaniem jest outsourcing szkoleń. Do takich zajęć nie wystarczy jeden czy kilku wewnętrznych trenerów, a zatrudnianie na stałe rzeszy specjalistów to dla firmy zbyt duże obciążenie. Korzystanie z firm zewnętrznych ma też sens wtedy, gdy cykle szkoleniowe odbywają się tylko parę razy do roku.

To prawda, że trenerzy wewnętrzni i kierownicy liniowi znają swą firmę od podszewki. Ale po jakimś czasie tracą ostrość widzenia. Przestają na przykład dostrzegać, co wymaga poprawy. Poza tym żaden prorok nie jest mile widziany w swojej ojczyźnie. Osoba, z którą obcujemy na co dzień, często przestaje być dla nas autorytetem. Łatwiej przyjąć rady i uwagi krytyczne od ludzi z zewnątrz.

Trenerzy z firm szkoleniowych mają szersze doświadczenie, bo stykają się z wieloma przedsiębiorstwami, a nawet branżami. Podczas zajęć często odpowiadają na pytania, pomagają rozwiązać problemy różnych grup zawodowych. W specyfikę ich pracy wpisana jest elastyczność i interdyscyplinarność. To kolejny ważny argument przemawiający za outsourcingiem szkoleń zawodowych.

PeŁna obsŁuga

Outsourcing płacowy może obejmować: akta osobowe pracowników, listy płac, ZUS, rozrachunki z pracownikami, karty urlopowe i wynagrodzeń, deklaracje podatkowe, organizację szkoleń BHP, opracowanie regulaminów wynagrodzeń i regulaminu pracy.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu