Szybka komunikacja, oszczędności i mniej frustracji

WOJCIECH CHMIELARZ
opublikowano: 29-10-2012, 00:00

Rozwiązania unified communications (UC), łącząc różne kanały komunikacji, dają firmom narzędzia, które znakomicie usprawniają pracę

E-mail, telefon, smsy, wideokonferencje i inne kanały komunikacji — przez lata korzystaliśmy z nich osobno i w niczym to nam nie przeszkadzało. Czy w takim razie warto zamienić je na jednolite rozwiązanie teleinformatyczne?

— Dla firm, które mają oddziały, partnerów, fabryki czy klientów w różnych miejscach, sprawny przepływ informacji jest sprawą podstawową. Można by przekornie powiedzieć, że o ile firmy, które nie stosują unified communications łatwo wyobrażają sobie dalsze działanie bez niej, o tyle te, które na co dzień korzystają z UC, nie wyobrażają sobie bez niej życia — odpowiada Olgierd Madej z Polycom.

Mniej frustracji

Unified communications (zunifikowana komunikacja) to zestaw technologii, których zadaniem jest integracja różnych kanałów komunikowania dotąd funkcjonujących niezależnie.

— Bez wdrożenia UC urządzenia stanowią niespójne medium komunikacji, co sprawia, że zaczynamy się gubić. Na przykład: zapominamy, jakie dokumenty przesłaliśmy lub gdzie poczyniliśmy ważne ustalenia — w mailu czy w rozmowie. Wynikająca z tego strata czasu i zmniejszona efektywność ma z kolei bezpośrednie negatywne przełożenie na koszty — tłumaczy Olgierd Madej.

Trudno wydajnie pracować, kiedy dane potrzebne do wykonania zadania są rozproszone w kilku systemach. W skrajnych przypadkach samo wyszukiwanie informacji może zająć więcej czasu niż realna praca. Rozwiązania UC zbierają te wszystkie zasoby w jedną prostą aplikację. Użytkownik dostaje do ręki przyjazne narzędzie pracy, które ułatwia komunikację wewnętrzną i obsługę klienta oraz skraca czas, jaki trzeba poświęcić na załatwienie sprawy.

— Takie podejście eliminuje także frustrację użytkownika wynikającą z braku efektywności w komunikacji i wielokrotnie ponawianych nieudanych prób kontaktu — dodaje Jan Arcab z Siemens Enterprise Communications. W systemach UC od razu widać bowiem, którzy użytkownicy są dostępni i jaki sposób komunikacji z nimi jest w danej chwili optymalny. Czasami łatwiej odebrać maila, a innym razem porozmawiać telefonicznie.

— Dzięki ułatwieniu komunikacji duża rozproszona struktura organizacyjna zyskuje atrybuty, elastyczność i sprawność działania niewielkiej organizacji o płaskiej strukturze. W czasach, gdy szybkość reakcji na potrzeby rynku jest kluczowa dla sukcesu, nikogo nie trzeba przekonywać, jak dużą wartość biznesową może stanowić taka technologia — uważa Jan Arcab.

Sprawna administracja

Jednolity system teleinformatyczny ma również tę zaletę, że administruje się nim z jednego punktu. To bardzo ułatwia przeprowadzenie zmian i modyfikacji. W niepamięć odchodzą dni, kiedy banalna i rutynowa, wydawałoby się, instalacja aktualizacji oprogramowania powodowała szybsze bicie serca.

— System zbudowany z wielu odrębnych elementów jest z natury rzeczy słabo zintegrowany. Aktualizacja jednej części prowadzi najczęściej do „wysypania się” całości, zaś znalezienie sprawiających problemy części kodu jest czasochłonne i trudne — wyjaśnia Marcin Grygielski z Interactive Intelligence.

Spójny system od jednego dostawcy ułatwia też rozwiązywanie ewentualnych problemów. Za wszystkie błędy odpowiada bowiem jedna firma zamiast kilkunastu dostawców, którzy chętnie zrzucają winę jeden na drugiego, a załatwienie najbłahszego zgłoszenia serwisowego może się przeciągać w nieskończoność. Systemowa jednolitość ułatwia zakładanie nowych oddziałów i placówek firmy, bo wszystkie korzystają z tego samego rozwiązania teleinformatycznego. Dzięki UC wzrasta także mobilność pracowników. Mają dostęp do zasobów przedsiębiorstwa w każdym miejscu i z dowolnego urządzenia, które akurat mają pod ręką.

— W wielofunkcyjnym systemie komunikacji zawierającym funkcje kontroli raportowania i zarządzania personelem niezależnie od lokalizacji można w niektórych przypadkach rozpatrzyć rezygnację z prowadzenia biura i wprowadzić model pracy zdalnej — wskazuje Marcin Grygielski.

Przejście na telepracę oznacza mniejsze koszty wynajmu powierzchni biurowej i zakupu sprzętu. Oczywiście, w przypadku zdalnych pracowników trzeba wprowadzić jasne reguły współpracy i efektywne narzędzia monitoringu.

Spore korzyści przynoszą inwestycje w rozwiązania wideokonferencyjne. Pozwalają obniżyć koszty wyjazdów służbowych nawet o ponad 20 proc., ułatwiają szkolenia i współpracę między oddziałami. A przy tym, dzięki nowoczesnym urządzeniom mobilnym, stają się coraz łatwiejsze do przeprowadzenia.

— Tablety i smartfony to wielofunkcyjne urządzenia, które dzięki dostępowi do internetu świetnie nadają się również jako końcówki wideokonferencyjne. Dzięki temu np. ze swojego tabletu z dowolnego miejsca w świecie możemy połączyć się z profesjonalną salą konferencyjną w siedzibie firmy — opowiada Olgierd Madej.

Na rozwiązaniach UC skorzystać mogą więc wszyscy: pracownicy, klienci, ale przede wszystkim same przedsiębiorstwa.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: WOJCIECH CHMIELARZ

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu