Tańszy druk

Wojciech Chmielarz
opublikowano: 11-04-2012, 00:00

W polskich firmach ciągle dominują papierowe dokumenty. Ale przedsiębiorcy zaczęli już zwracać uwagę na koszty druku

Według badania „Przetwarzanie dokumentów” przygotowanego na zlecenie firmy Konica Minolta przez KPMG zaledwie 7 proc. przedsiębiorstw przyznaje, że większość ich dokumentów ma formę elektroniczną. Co prawda aż 62 proc. stosuje elektroniczny system obiegu dokumentów, ale tylko co piąte wprowadziło go kompleksowo. Za to aż 75 proc. badanych monitoruje koszty druku.

— Optymalizacja pozwala zmniejszyć te koszty nawet o 40 proc. Polskie firmy coraz częściej zdają sobie z tego sprawę — mówi Paweł Grzyb z Konica Minolta. Jak to zrobić?

Audyt druku

Pracę nad optymalizacją druku zaczyna się od audytu, podczas którego specjaliści sprawdzają m.in. stan urządzeń, ich liczbę, sprawność, a także potrzeby użytkowników.

— Zdarza się, że nasi audytorzy zalecają ograniczenie uprawnień do druku jakimś grupom pracowników. Odpowiednie aplikacje pozwalają m.in. łatwo zablokować możliwości druku w kolorze osobom, które z racji pełnionych obowiązków nie potrzebują produkować tego typu dokumentów. Można też ustanowić limit dla poszczególnych działów lub wprowadzić jako standard dwustronny wydruk monochromatyczny — opowiada Paweł Grzyb.

W czasie audytu często okazuje się, że firma ma sprzęt, z którego nie korzysta lub zużywa papier na niepotrzebne, duplikujące się wydruki. Niekiedy nie wiadomo nawet, który dokładnie pracownik odpowiada za zakup materiałów eksploatacyjnych.

— Na podstawie wyników audytu przygotowywana jest szczegółowa lista rekomendowanych aktywności, obejmująca m.in. optymalizację „floty” urządzeń, który ma zapewnić właściwy współczynnik liczby użytkowników przypadających na jedną maszynę z uwzględnieniem specyficznych procesów biznesowych realizowanych przez dział czy firmę — wskazuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox.

Według doświadczenia tej firmy samo uporządkowanie „floty” urządzeń drukujących pozwala na minimum 10 proc. oszczędności.

— Innym sposobem może być analiza wysłanego dokumentu i automatyczne jego przekierowanie na najodpowiedniejsze urządzenie. Na przykład każdy wydruk powyżej 10 stron zostanie wysłany na duże urządzenie wielofunkcyjne, tańsze w użyciu, a użytkownik odbierze odpowiedni komunikat na ekranie swojego komputera — dodaje Maciej Nuckowski.

Kontrola i bezpieczeństwo

Stosunkowo łatwym sposobem ograniczenia kosztów druku jest wprowadzenie identyfikacji użytkowników drukarki, np. poprzez kody PIN lub karty magnetyczne.

— W powiązaniu z oprogramowaniem rozliczającym i tworzącym raporty można dokładnie określić liczbę zadań przypadających na użytkownika, dział czy oddział firmy i wprowadzić reguły dające oszczędności — tłumaczy Maciej Morawski z Canon Polska.

Dzięki temu nie unika się sytuacji, gdy pracownicy drukują w pracy prywatne materiały, ale także ogranicza liczbę wydrukowanych, ale nigdy nieodebranych z drukarek dokumentów. Dzięki systemowi identyfikacji dokument nigdy nie zostanie wydrukowany, jeśli użytkownik się nie autoryzuje na urządzeniu.

— Można też wprowadzić prostą funkcjonalność wyświetlania użytkownikowi na ekranie komputera szacunkowego kosztu wydruku, który zamierza wysłać i zapytanie o potwierdzenie. Część pracowników pod wpływem takiego komunikatu przeanalizuje potrzeby i nie wydrukuje np. roboczych notatek w pełnym kolorze i w 10 kopiach — podpowiada Maciej Nucowski.

Dodatkową zaletą systemu identyfikacji użytkowników jest zwiększenie poziomubezpieczeństwa w firmie. Menedżer IT wie, jaki dokument został wydrukowany, w jakiej jakości, w jakiej liczbie kopii i czy ktoś miał uprawnienia, żeby to zrobić. Bez trudu można więc sprawdzić, gdzie trafiła informacja i czy powinna się tam znaleźć.

Zmiana na cyfrę

Jednak potencjalnie największym źródłem oszczędności jest porzucenie papieru i przerzucenie się na dokumenty cyfrowe. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści, m.in. usprawnia przepływ informacji.

— Trzeba jednak pamiętać, że nie da się całkowicie wyeliminować dokumentów w wersji papierowej. Ważne jest zatem, by optymalnie opracować sposób ich wprowadzania do cyfrowego obiegu. Tak naprawdę skanowanie i zapisywanie plików w wersji elektronicznej to dopiero punkt wyjścia do wdrożenia bardziej zaawansowanych rozwiązań systemowych — opowiada Maciej Morawski.

Dlatego same skanery, które są już podstawową częścią każdego urządzenia wielofunkcyjnego, nie wystarczą. Potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie. Producenci sprzętu proponują rozwiązania, które zamieniają dokumenty papierowe na pliki przeszukiwane w formacie PDF, Word czy Excel. Ułatwia to pracę nad nimi, bo potrzebną informację można znaleźć bez przebijania się przez dziesiątki stron, ale po prostu dzięki wpisaniu odpowiedniej frazy do wyszukiwarki.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Chmielarz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu