Telekonferencje zamiast podróży służbowych

Mirosław Konkel
08-08-2011, 13:05

Firmy z sektora nowoczesnych usług dla biznesu stawiają na wirtualne zarządzanie.

Na zwiększenie liczby telekonferencji i telepracę zdecydowało się 60 proc. europejskich firm — wynika z najnowszego raportu "Duke University/CFO Magazine Global Business Outlook Survey". Głównym powodem są finanse. Ostatnio np. siedmiu na dziesięciu dyrektorów finansowych w UE odnotowało negatywny wpływ wzrostu cen paliwa na budżety swych przedsiębiorstw. A zdaniem ekspertów, zdalne kierowanie zespołami pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. wydatków na podróże służbowe.

Biznesowe rozmowy na odległość zyskują na popularności.
Zobacz więcej

Biznesowe rozmowy na odległość zyskują na popularności.

Spore oszczędności

Zarządzanie na odległość stosuje np. Infosys BPO Poland, świadczący partnerom z 27 krajów świata usługi z zakresu outsourcingu finansów, księgowości, IT i konsultingu.

— Obecnie 60 menedżerów i starszych kierowników polskiego oddziału kieruje wirtualnymi zespołami, które działają w różnych strefach czasowych. Pracownicy korporacji z wielu miejsc mogą monitorować przebieg danego przedsięwzięcia 24 godziny na dobę. A firma jest w stanie szybciej reagować na zmieniające się otoczenie rynkowe, a zwłaszcza na działania konkurencji — informuje Żaneta Leduchowska, menedżer zespołu transformacji biznesowej w spółce.

Łączność między członkami wirtualnych zespołów odbywa się m.in. za pośrednictwem komunikatorów Microsoftu.

— Żeby obsłużyć około stu użytkowników, potrzebny jest serwer, który kosztuje około 20 tys. zł. Niezbędna jest również licencja komunikatora na dany komputer za około 150 zł — tłumaczy Michał Grabarz, dyrektor ds. IT w Infosys BPO Europe.

Nakłady na infrastrukturę informatyczno-telekomunikacyjną nie są małe — przyznaje ekspert — ale zwracają się w mgnieniu oka. Firma płaci niższe rachunki za telefon i może do minimum ograniczać liczbę wyjazdów biznesowych. Kolejną korzyścią jest efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy kadry kierowniczej i specjalistów.

— Wyobraźmy sobie, że trzeba zorganizować spotkanie czterech pracowników, które ma się odbyć w Berlinie, Paryżu czy Londynie, gdzie mieści się biuro jednego z nich. Cena biletu lotniczego dla jednej osoby wynosi około 1,5 tys. zł. Wysokość diety to — w przeliczeniu — 180 zł, a doba w hotelu kosztuje 400 zł. Jeśli zsumujemy te liczby i pomnożymy przez trzy, wychodzi ponad 6,2 tys. zł — wylicza dyrektor Grabarz.

Tego typu wydatków firmie udaje się uniknąć dzięki wideokonferencjom i sesjom live meeting. Co równie ważne, spotkanie online zajmuje pracownikom około dwóch, trzech godzin, a nie przynajmniej dobę. Zaoszczędzony czas mogą wykorzystać na codzienne zadania.

Michał Grabarz podkreśla, że zarządzanie na odległość sprawdza się nie tylko w dużych korporacjach, ale i w mniejszych spółkach. Zwłaszcza że te ostatnie mają z reguły gorsze warunki współpracy z operatorami telekomunikacyjnymi i przewoźnikami lotniczymi.

Czasem twarzą w twarz

Nie wszystkie zadania da się jednak realizować zdalnie. Przekonali się o tym pracownicy Globalnego Centrum Biznesowego Hewlett-Packard we Wrocławiu, którzy korzystają m.in. z live meeting, umożliwiającego pracę na tych samych plikach w czasie rzeczywistym. Mają do dyspozycji pokoje, w których odbywają się prezentacje na odległość. Uczestnicy nie tylko widzą i słyszą się wzajemnie, ale też mogą dzielić się aplikacjami, ankietami i innymi materiałami w wersji elektronicznej. Specjaliści dostrzegają zalety technologii. Nie mają jednak wątpliwości, że czasem — jak choćby w przypadku budowania relacji z klientami — niezbędne są spotkania twarzą w twarz.

— Osobisty kontakt jest w pewnych sytuacjach niezastąpiony. Prawdziwe relacje i zaufanie znacznie trudniej zbudować na odległość, nawet z wykorzystaniem zaawansowanych rozwiązań technologicznych — uważa Jacek Levernes, wiceprezes Hewlett-Packard Global Business Services w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka).

— Wirtualne zarządzanie przynosi największe korzyści dużym firmom, a najlepiej sprawdza się w mniejszych zespołach, liczących nie więcej niż dziesięć osób — dodaje Żaneta Leduchowska z Infosys BPO Poland.

okiem eksperta

Cena zależy od skali wdrożenia i technologii

Marcin Szreter konsultant systemowy w firmie Cisco

W raporcie "Cisco Visual Networking Index" nasi analitycy prognozują, że do 2015 r. ruch IP związany z wideokonferencjami biznesowymi wzrośnie aż sześciokrotnie. Teraz dominują dwa rodzaje rozwiązań: działające w infrastrukturze klienta i zbudowane w oparciu o przetwarzanie w chmurze. W przypadku tych pierwszych potrzebni są pracownicy do utrzymania i administracji systemu. Niektóre firmy decydują się na outsourcing takich usług informatycznych. Ale w większości spółek zajmują się tym kilkuosobowe zespoły. Przy zastosowaniu modelu "cloud computing" dział IT może być minimalny. O komunikacji i zarządzaniu na odległość myślą głównie firmy międzynarodowe, wielodziałowe, rozproszone, ale też takie, których znaczna część klientów, partnerów, poddostawców działa w różnych zakątkach świata. Propozycją rynkową dla mniejszych przedsiębiorstw są rozwiązania zbudowane w oparciu o chmurę. Przykładem jest Cisco Webex — platforma do wirtualnych spotkań i komunikacji wideo.

Koszt rozwiązania zależy od wielkości wdrożenia i rodzaju technologii. Może wynosić od kilkudziesięciu dolarów za użytkownika do setek i tysięcy dolarów. Różnice wynikają z zastosowanego modelu (on-site czy w chmurze), wymagań związanych z jakością (SD czy HD), rodzaju terminala końcowego (komputer lub specjalne urządzenie wideokonferencyjne), standardów dotyczących metody współdzielenia dokumentów.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Telekonferencje zamiast podróży służbowych