Uniwersytety i ERP – niższe koszty, wyższa jakość, świetlana przyszłość

DI
opublikowano: 13-02-2013, 00:00

Wyższe uczelnie muszą się mierzyć z wyzwaniami związanymi ze zmianami demograficznymi i zmieniającymi się warunkami finansowania.

Właściwe narzędzia informatyczne (np. systemy ERP) mogą im w tym pomóc, co udowadniają Uniwersytet Łódzki i SIMPLE SA. Uniwersytet Łódzki (UŁ) to jedna z największych uczelni w kraju. Ma 12 wydziałów, 38 kierunków i 151 specjalności. Do tego dochodzą studia doktoranckie i ponad 60 studiów podyplomowych w tym MBA. Łącznie na uniwersytet uczęszcza ponad 40 tysięcy studentów, a pracuje tam niecałe 4 tysiące osób. Jest to więc bardzo duża uczelnia, która zdaje sobie sprawę z wyzwań, jakie stawia przed nią przyszłość.

— Jak wiemy, idzie niż demograficzny, a więc zmniejszy się liczba studentów. W związku z tym trzeba położyć jeszcze większy nacisk na sprawność zarządzania uniwersytetem, jego majątkiem, monitorowanie kosztów i przychodów. Biorąc pod uwagę skalę, w jakiej działamy, efektywne zarządzanie pracownikami, budynkami, laboratoriami, całym naszym majątkiem bez systemu ERP to tzw. mission impossible — mówi dr inż. Ścibór Sobieski, dyrektor Centrum Informatyki UŁ.

W związku z wprowadzoną na UŁ tzw. decentralizacją i koniecznością uzyskiwania w czasie rzeczywistym danych niezbędnych do zarządzania, władze uczelni podjęły decyzję o przeprowadzeniupostępowania przetargowego na wyłonienie wykonawcy, który wdroży i utrzyma zintegrowany system informatyczny klasy ERP. Według warunków SIWZ o wygranej w 50 proc. decydowała cena, a w 50 wymagania funkcjonalne.

— Specyfikacja przetargowa miała ponad 70 stron i aż kilkaset punktów, z czego dużą część poświęcono rachunkowości zarządczej i zarządzaniu projektami — informuje dr Sobieski. Wygrała firma SIMPLE SA., producent Zintegrowanych Systemów Informatycznych z Warszawy.

Zrozumienie i zaangażowanie

W skład systemu SIMPLE.ERP, który działa na Uniwersytecie Łódzkim od 31 grudnia 2012 r. wchodzą m.in. moduł finansowo-księgowy z funkcjonalnościami z zakresu rachunkowości finansowej oraz zarządczej, moduł do zarządzania projektami, majątkiem trwałym oraz moduł budżetowy. Większość tych modułów wspiera program obsługujący obieg dokumentów, który przenika całą strukturę uczelni i systemu ERP. Zebrane informacje mogą być analizowane i dostarczane decydentom w postaci gotowych raportów.

— Firma SIMPLE wykazała się zrozumieniem specyfiki naszego uniwersytetu, a jej pracownicy odpowiednią wiedzą i bardzo dużym zaangażowanie w projekt — mówi dr Ścibór Sobieski.

Wyjątkowe miejsce

System ERP musi być odpowiednio przystosowany do specyfiki pracy tak dużej i wyjątkowej organizacji, jaką jest uczelnia wyższa. Jej działalność jest bardzo rozległa i złożona, a dotychczas szkoła pracowała na wielu systemach (aplikacjach) — często nie sieciowych i nie zintegrowanych. Wdrażając System ERP, władze uniwersytetu liczyły, że każda informacja znajdzie odpowiednie miejsce i będzie we właściwy sposób reprezentowana, czego wynikiem będą odpowiednie raporty.

— Za dobry przykład mogą posłużyć zakupy. Oprócz typowych zamówień na książki czy komputery, składanych przez praktycznie każdy wydział, kupujemy też kozy i myszy, które służą różnym celom na Wydziale Biologii i Ochrony Środowiska. Są one karmą dla węży i obiektami doświadczalnymi. Dla nas ważne jest, aby system umożliwiał sprawne i szybkie rozliczanie wszystkich procesów, jakie zachodzą w uczelni, i szybko dostarczał informacje o kosztach, przychodach i wykorzystanych budżetach. Jeśli porównamy złożoność uczelni do zwykłego przedsiębiorstwa, to musielibyśmy wziąć ich kilka — i to zróżnicowanych — działających w całkowicie odmiennych branżach, a następnie złączyć je w jedną organizację, aby otrzymać strukturę o podobnym stopniu skomplikowania jak uniwersytet. Przy czym trzeba zaznaczyć, że kluczowym elementem dla sukcesu wdrażanego rozwiązania jest własny pomysł Uniwersytetu Łódzkiego, jakim jest Kompleksowy System Informacyjny (KSI), który stanowi istotę przyszłego systemu informacyjnego — wskazuje dr Ścibór Sobieski.

Wyzwania przyszłości

Istotny jest również sposób finansowania uczelni. Duża część budżetu pochodzi ze źródeł publicznych.

— Pamiętajmy jednak, że uniwersytet prowadzi również studia zaoczne, które są finansowane ze źródeł własnych, czyli wpłat studentów. Na uniwersytecie jest ponad 2000 różnych źródeł finansowania, a prowadzonych projektów badawczych, również finansowanych w różny sposób, ponad 1000. Dzięki odpowiedniej funkcjonalności SIMPLE.ERP każda złotówka, każdy grosz zostaje odpowiednio rozliczony — mówi Andrzej Kuś, dyrektor działu doradców biznesowych w SIMPLE SA.

System SIMPLE.ERP sprawi, że kontrola nad pieniędzmi i przeprowadzanie przetargów będzie łatwiejsze. Zminimalizowane zostanie ryzyko pomyłek i zaniedbań. Efekt? Zaoszczędzone pieniądze i czas.

— Na skutek złożoności organizacyjnej i rozproszenia lokalizacyjnego centrala uniwersytetu otrzymuje informacje z wydziałów z opóźnieniem — nawet dwumiesięcznym. Efekt tego jest taki, że często nie wiadomo, jaki jest dokładny budżet danej jednostki. System ERP w połączeniu z elektronicznym obiegiem dokumentów ograniczy takie sytuacje do minimum albo je całkowicie wyeliminuje — uważa dr Ścibor Sobieski.

Uniwersytet Łódzki to uczelnia, która postawiła przed sobą ambitny cel. Chce być technologicznie przygotowana do stawiania czoła nowym wyzwaniom. Dzięki współpracy z firmą SIMPLE i wdrożeniu jej systemu ERP dobrze wykona zadania, przed jakimi stoją polskie uczelnie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: DI

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu