W firmowej wieży Babel

Mirosław Konkel
opublikowano: 07-12-2011, 00:00

Menedżerowie i eksperci z różnych działów mówią różnymi językami. Ale od czego są systemy business intelligence?

Kto nie pamięta przypowieści o wieży Babel? Dopóki ledwo wyrastała z ziemi, jej budowniczowie doskonale się porozumiewali. Ale im bardziej pięła się ku niebu, tym częściej między robotnikami dochodziło do kłótni. Podobnie jest z niejedną firmą. W start-upie na ogół wszyscy posługują się jednym językiem.

Ale w miarę rozwoju przedsiębiorstwa, tworzenia nowych struktur, zwiększania liczby pracowników komunikacja zaczyna szwankować. I niekoniecznie wynika to ze złej woli czy trudnych charakterów zatrudnionych w niej osób. Po prostu inaczej rzeczywistość analizuje i opisuje prezes, inaczej inżynier, a jeszcze inaczej szef działu IT, produkcji lub sprzedaży.

— Problem zaczyna się wtedy, gdy menedżerowie i specjaliści — mimo różnych funkcji, stylów zarządzania czy osobowości — muszą usiąść przy stole, by razem podjąć kluczowe dla przedsiębiorstwa decyzje — zauważa Ryszard Sadowski, szef spółki Solemis Group.

Na szczęście problem z komunikacją w firmie można rozwiązać. Za pomocą oprogramowania klasy business intelligence (BI). To wiele narzędzi do efektywnego zarządzania informacjami w przedsiębiorstwie.

Możliwość wyboru

Służbowe e-maile i SMS-y, branżowe portale społecznościowe, intranet, a także korporacyjne narady oraz tele- i wideokonferencje… W ciągu godziny bombarduje nas tyle informacji, ile naszych dziadków przez całe lata. Nie każdy jednak menedżer i specjalista w rwącym potoku cyfrowych danych umie znaleźć ukryte prawidłowości. Albo odróżnić rzeczy ważne od błahych.

— Nadmiar informacji paraliżuje pracowników. Szacuję, że na 10 raportów i analiz czytamy najwyżej dwa. Za to wszystkie chcemy mieć i kolekcjonować w swoich komputerach, bo może przełożony o coś nas zapyta. Niestety, szybkie studiowanie tych dokumentów dopiero na firmowym spotkaniu z pewnością merytorycznej dyskusji nam nie ułatwi — wskazuje Andrzej Piksa, menedżer zespołu SAP w T-Systems Polska. Innym problemem jest sposób prezentacji danych wyjściowych.

— Sprzedawcy, projektanci, marketingowcy, jeśli przełkną jakieś informacje, to w śladowej ilości i w atrakcyjnej szacie graficznej. Za to kontrolerzy i księgowi uwielbiają szczegółowe analizy, zestawienia, zwłaszcza tabelaryczne, i to uporządkowane, a nie np. w formie obrazków — twierdzi prezes Sadowski.

Niekiedy komunikację utrudnia także różne rozumienie pojęć. Określenia: nowy klient, transakcja, promocja czy produkt mają różne znaczenia zależnie od tego, czy używa ich dyrektor zarządzający, prawnik, czy przedstawiciel handlowy. Tym bolączkom mogą zaradzić aplikacje BI.

— Systemy business intelligence dają selektywny dostęp do danych. To znaczy: dzięki nim można otrzymywać tyle informacji, ile rzeczywiście potrzebujemy, i to w formie łatwej do przyswojenia. Część pracowników lubi tabele Excela, ale są też tacy, którzy wolą wykresy słupkowe lub zielone i czerwone suwaki pokazujące jedynie dominujące tendencje, np. wzrost, stabilizację czy spadek sprzedaży — mówi Andrzej Piksa.

A gdy harmonijną współpracę utrudnia różne rozumienie terminów biznesowych? Wtedy — np. na podstawie e-sondaży przeprowadzonych w poszczególnych działach firmy — można stworzyć jednorodne definicje, obowiązujące wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. A następnie umieścić je w tzw. hurtowni danych.

Nie tylko dla orłów

Kiedy mówimy: BI, oczyma wyobraźni widzimy międzynarodowe korporacje. Tymczasem producenci oprogramowania coraz częściej aplikacje tej klasy przygotowują również z myślą o średnich firmach. Przykład: Cognos Express firmy IBM, który udostępnia kluczowe funkcje raportowania, analizy, kokpity menedżerskie, mechanizmy planowania, budżetowania i prognozowania. System kosztuje od 25 dolarów za użytkownika miesięcznie, a jego wdrożenie wymaga jedynie minimalnego zaangażowania informatyków i nie zakłóca bieżącej działalności firmy.

Rafał Kupis, ekspert ds. business intelligence w spółce IBM, zainteresowanie podmiotów z sektora MŚP tego typu technologiami tłumaczy w dwojaki sposób. Po pierwsze, z każdym rokiem, kwartałem czy miesiącem koszty wydajnej infrastruktury informatycznej spadają. Po drugie, rośnie świadomość przedsiębiorców i menedżerów co do korzyści, jakie płyną np. z nowoczesnych narzędzi IT.

— Nawet mniejsze firmy powoli traktują Business Intelligence jako uzupełnienie standardowych rozwiązań IT, a nie jako ofertę premium, na którą mogą sobie pozwolić wyłącznie wielkie spółki o dużych możliwościach finansowych — zapewnia Rafał Kupis.

Zaznacza jednocześnie, że rozwiązania BI stosowane przez mniejsze firmy pod względem zaawansowania technologicznego w niczym nie ustępują produktom, z których korzystają giganci rynku. Tylko skala ich funkcjonalności jest inna stosownie do wielkości przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Przedstawiciel IBM zwraca też uwagę na rosnącą lawinowo liczbę danych gromadzonych przez przedsiębiorstwa.

Wzrost ten — tłumaczy — wynika w dużej mierze ze stale poszerzającego się kręgu firm stosujących coraz bardziej zaawansowane systemy klasy ERP. A także z coraz łatwiejszego i tańszego dostępu do ogólnych informacji o wybranym rynku czy branży stanowiących doskonałą podstawę np. analiz porównawczych (jak mają się wyniki naszej spółki do rynku czy innych przedsiębiorstw).

— Kiedy firma jest już wyposażona w systemy obsługujące szeroko rozumianą działalność operacyjną, np. ERP, przychodzi moment na wsparcie informatyczne w sferze zarządzania, aby utrzymać lub uzyskać przewagę konkurencyjną — mówi Rafał Kupis.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane