Więcej urządzeń w jednym pudle

Agata Hernik
opublikowano: 08-11-2006, 00:00

Zakup do firmy komputerów, drukarek, faksów, kopiarek — to ogromny koszt. Wydatków uniknąć się nie da, ale można je ograniczyć.

Nowoczesna firma nie może funkcjonować bez IT — to jasne. Dlatego wydatki na nie trzeba na stałe wpisać w koszty działania przedsiębiorstwa. Nie obejdzie się bez komputerów — a im ich będzie więcej, tym drożej. Trzeba liczyć się z wydatkami na kupienie sprzętu, naprawy, przeglądy, zainstalowanie i aktualizowanie oprogramowania, płacenie pensji administratorowi albo wręcz całemu działowi IT. A jeśli sprzęt odmówi posłuszeństwa, wtedy firma będzie musiała ponieść koszty przestoju. Dodajmy do kalkulacji cenę prądu i przeszkolenia pracowników. Suma jest niebagatelna. Jak sprawić, by się zmniejszyła? Prowadzić konsekwentną politykę dotycząca sprzętu i wypatrywać jak najskuteczniejszych rozwiązań.

Po pierwsze — miejsce

Sprzęt do biura tanieje w miarę upowszechniania się nowych technologii. Łączy w sobie coraz więcej funkcji i coraz bardziej odpowiada indywidualnym potrzebom każdego użytkownika. Cena też staje się atrakcyjniejsza. Niestety, odwrotną zależność obserwujemy przy kosztach wynajmu lub zakupu powierzchni biurowej. Zdrowy rozsądek podpowiada, by siedziba firmy zajmowała jak najmniej metrów kwadratowych.

— Koszty zakupu i eksploatacji urządzeń biurowych można obniżyć decydując się na drukujące urządzenia wielofunkcyjne, które zastąpią oddzielne faksy, skanery i drukarki. W ten sposób oszczędzimy nie tylko pieniądze, które wydalibyśmy na zakup paru urządzeń, ale także zajmowane przez nie miejsce — mówi Jacek Tarkiewicz z firmy OKI Printing Solutions.

Urządzenia wielofunkcyjne rzeczywiście pomagają zredukować koszty, ale jeżeli na przykład firma właśnie kupiła inny sprzęt, to nie musi go od razu wyrzucać na śmietnik. Wydatki można ciąć też w inny sposób.

— Niezależnie od tego, czy kupimy kombajn czy też nie, warto zoptymalizować wykorzystanie drukarek. Dzięki temu znacznie zmniejszymy koszty eksploatacji. Nie wszyscy pracownicy muszą mieć drukarki do własnego użytku i nie wszyscy muszą drukować nieograniczoną liczbę dokumentów — dodaje Jacek Tarkiewicz.

Bez analizy ani rusz

Jednak sprzęt to nie wszystko. Żeby praca przebiegała sprawnie, a koszty były mniejsze, potrzebni są ludzie. To przecież oni korzystają z udogodnień technicznych, by realizować określone cele.

— Sprawna kontrola kosztów obsługi dokumentów w firmie to nie tylko wartość nabycia sprzętu. Składa się na nią wiele czynników decydujących zarówno o wykorzystaniu pełnej funkcjonalności urządzeń, jak i ekonomiki ich eksploatacji jako systemu dokumentowego.

Zaangażowanie w projekty systemów dokumentowych działów IT, księgowości i administracji umożliwia wygenerowanie i rozpoznanie potrzeb firmy co do funkcjonalności (skanowanie, drukowanie, kopiowanie, faksowanie, itp.), poziomu kosztów eksploatacyjnych oraz nakładów wykonywanych przez eksploatowane już urządzenia. Taka zbiorcza analiza umożliwia zaprojektowanie w taki sposób obiegu dokumentów, aby administrator systemu miał możliwość dopasowania wdrażanego rozwiązania dla danej grupy roboczej. Umożliwia to zarówno lepsze planowanie ponoszonych kosztów, jak i wykorzystanie w maksymalnym stopniu funkcjonalności urządzeń — tłumaczy Rafał Zielonka, product & sales specialist w Panasonic Polska.

Analiza potrzeb nie tylko pozwoli wybrać dla firmy najodpowiedniejsze rozwiązania, ale także uniknąć problemów, które mogłyby wynikać z braku współpracy między poszczególnymi urządzeniami.

— Każde rozwiązanie wymaga dokładnej analizy potrzeb. W zależności od wyniku takiego audytu dobieramy konkretne urządzenia i oprogramowanie. Dobór urządzenia zawsze jest uzależniony od platformy sprzętowej dotychczas wykorzystywanej w danej firmie. Jeżeli zakupimy urządzenia niekompatybilne, to nie będzie możliwości pełnego korzystania z nich przez użytkowników i stworzymy w ten sposób niepotrzebne koszty — mówi Jacek Tarkiewicz.

Kombajny do pracy

Jak twierdzą specjaliści, firmy coraz częściej wybierają sprzęt łączący wiele funkcji. A im więcej urządzeń w jednym, tym lepiej. Sprzęt staje się coraz mniejszy i coraz łatwiejszy w obsłudze. Poza tym, najczęściej do naprawy czy instalacji nie jest już potrzebny specjalista. Rafał Zielonka tłumaczy, że nowoczesny sprzęt umożliwia stały monitoring obiegu dokumentów w firmie, a administrator systemu może sprawdzać, ile i jakie dokumenty tworzą pracownicy, co pozwala na ustalenie określonych budżetów i dalsze cięcie kosztów.

— Wkrótce coraz więcej firm będzie kupowało urządzenia wielofunkcyjne zapewniające nie tylko wygodę użytkowania, ale także znaczne oszczędności. Coraz łatwiejsza będzie obsługa sprzętu, a także szybkość jego integracji z pozostałymi urządzeniami w firmie — podsumowuje Jacek Tarkiewicz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Agata Hernik

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu