Wiele kanałów, jeden system

Mirosław Konkel
opublikowano: 14-12-2011, 00:00

Dlaczego telefon, e-maile i wideokonferencje warto zmienić w jednolite rozwiązanie teleinformatyczne?

Arcus, dostawca zintegrowanych systemów zarządzania dokumentami i korespondencją masową, to spółka o wielooddziałowej strukturze. Jej kierownictwo kładzie duży nacisk na komunikację — z handlowcami, serwisantami i między zespołami projektowymi w różnych zakątkach Polski.

Bo tylko dzięki sprawnej wymianie informacji firma może błyskawicznie reagować na potrzeby klientów, a także efektywnie zarządzać czasem i zadaniami pracowników we wszystkich oddziałach.

Przedsiębiorstwo korzysta z dobrodziejstwa unified communications (UC) — i to nie tylko do kontaktów wewnętrznych, ale też do budowania relacji z rynkiem. Ostatnio zaś używa UC również do rekrutacji (rozmowy kwalifikacyjne w formie wideokonferencji).

Co więcej, rozwiązania te oferuje swoim klientom. Jak tłumaczy Michał Gembal, dyrektor marketingu Arcus, zunifikowana komunikacja to połączenie wszystkich elementów korporacyjnej infrastruktury teleinformatycznej, w tym urządzeń i aplikacji w jedno kompleksowe rozwiązanie, które może być udostępnione wszystkim pracownikom, niezależnie od miejsca, w którym się akurat znajdują. Zaletą tego systemu jest zdalny dostęp do tych zasobów, które są akurat potrzebne do pracy, a także możliwość spotkań z partnerami biznesowymi i współdziałania z innymi pracownikami firmy oraz kooperantami.

Każdemu według potrzeb

— Połączenia telefoniczne, faksy, poczta elektroniczna, SMS-y, komunikatory internetowe, przekaz wideo, możliwość współdzielenia plików, kalendarze pozwalające na zdalne przydzielenie obowiązków osobom, które w danej chwili są dostępne… Wszystkie te metody i narzędzia od dawna funkcjonują w wielu przedsiębiorstwach, ale z reguły niezależnie od siebie. Ich scalenie w jednolite rozwiązanie oznacza zwiększenie efektywności narzędzi teleinformatycznych, a w rezultacie — wzrost efektywności zatrudnionych — wyjaśnia dyrektor Gembal.

— Atutem UC jest możliwość zarządzania wszelkimi kanałami komunikacji — od połączeń głosowych poprzez e-maile po transmisję obrazu, za pomocą wspólnego interfejsu — potwierdza Tomasz Miller, menedżer produktu w spółce Jabra, Veracomp (producent słuchawek).

— Użytkownicy unified communications mają możliwość stałego podglądu, jak najłatwiej dotrzeć z informacją do szefa, współpracownika, klienta czy partnera biznesowego. Interfejs pokazuje, czy w danym momencie lepiej do niego zadzwonić, czy raczej wysłać SMS-a lub wiadomość elektroniczną, bo akurat jedzie samochodem lub prowadzi negocjacje handlowe — uzupełnia Aleksander Klessa, inżynier wsparcia sprzedaży w NextiraOne Polska.

Zintegrowana komunikacja ułatwia pracownikom wykonywanie obowiązków w dowolnym miejscu w kraju i na świecie. Tym samym wpisuje się w tendencję mobilności, która odgrywa coraz większą rolę w biznesie i na rynku zatrudnienia. Podstawą systemu jest dostęp do internetu z urządzeń mobilnych i nowoczesna, bezpieczna sieć transmisji danych obejmująca LAN, WAN, do której dołącza się serwery komunikacji UC i tzw. terminale końcowe. Każdy system UC jest inny.

To, z ilu elementów został zbudowany i przy pomocy jakich technologii, zależy głównie od wielkości przedsiębiorstwa, charakteru jego działalności i możliwości budżetowych. Dlatego Tomasz Miller nie podejmuje się podać jedynie słusznej definicji unified communications. Elastyczność tego pojęcia traktuje jako zaletę. Jak wyjaśnia, każdy sprzęt IT czy styl pracy, który ma na celu ujednolicenie komunikacji, wpisuje się w założenia tej koncepcji.

— UC to szeroki wachlarz możliwości, ale przecież nie ze wszystkich trzeba korzystać. Dzięki temu jest pewność inwestycji w to, co rzeczywiście odpowiada na potrzebom biznesowym i komunikacyjnym firmy — podkreśla menedżer Jabra, Veracomp.

— Wielkie korporacje, z masą zespołów projektowych, decydują się zwykle na współdzielenie plików i wideokonferencji. Firmy handlowe, transportowe czy kurierskie stawiają na komunikację z użyciem urządzeń przenośnych — wskazuje Michał Gembal.

Mentalność, budżet i… chmura

Co powstrzymuje firmy i urzędy przed wdrożeniem zunifikowanej komunikacji? Michał Gembal zauważa, że część menedżerów, szczególnie z sektora MŚP, podchodzi nieufnie do nowinek technologicznych, a inni zasłaniają się skromnym budżetem na IT.

— W niektórych instytucjach barierą może się też okazać infrastruktura telekomunikacyjna, której rozwój w wielu regionach Polski jest niewystarczający, by móc w pełni wykorzystać możliwości UC — twierdzi przedstawiciel spółki Arcus. Mentalność przedsiębiorców zmienić trudno. Łatwiej ich przekonać, że na wdrożenie systemu stać dziś niemal każdego.

— Stosunkowo niedawno mniejsze firmy najczęściej nie były w stanie wprowadzić zaawansowanych opcji unified communications. Zmienia się to jednak wraz z coraz powszechniejszym wykorzystaniem cloud computingu. Chmura obliczeniowa pozwala korzystać z rozwiniętych aplikacji i narzędzi bez ponoszenia kosztów rozbudowy i utrzymania infrastruktury informatycznej — uświadamia Grzegorz Jamka, konsultant w grupie telekomunikacja w spółce Infovide-Matrix.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu