Wygodnie nie mieć drukarek

Kamil Kosiński
opublikowano: 20-05-2009, 00:00

Polski oddział francuskiego banku pozbył się drukarek. Tak wygodniej. Taniej też, ale raczej symbolicznie.

Obniżka kosztów dała pracownikom większy komfort

Polski oddział francuskiego banku pozbył się drukarek. Tak wygodniej. Taniej też, ale raczej symbolicznie.

Przed 2004 r. polski oddział banku Societe Generale nie odbiegał pod względem wyposażenia w sprzęt drukujący od wielu innych firm. Każdy dział miał swoją drukarkę, a jeśli były takie potrzeby — nawet dwie. Wraz z rozwojem banku liczba maszyn rosła. A wraz z nią problemy.

Wiadomo — żadne urządzenie mechaniczne nie jest bezawaryjne. Coraz większych kłopotów przysparzała też codzienna eksploatacja. Bo choć wszystkie drukarki pochodziły od jednego producenta, to ze względu na różny okres zakupu były różnych typów. Wymagały więc różnych tonerów i tzw. driverów, czyli niewielkich programów, odpowiedzialnych za to, że wydana przez komputer komenda "drukuj" zaowocuje powstaniem papierowego dokumentu. Wystarczyło, że pracownik albo jego komputer zmienił dział i już trzeba było przeinstalowywać drivery.

Bank miał do wyboru: albo coraz większe inwestycje w urządzenia biurowe i ludzi do ich obsługi, albo radykalna zmiana systemu druku. I tu idealnie ze swoją ofertą wpasował się Xerox.

— Mieliśmy dystans do outsourcingu, dlatego atrakcyjność oferty Xeroksa nas zaskoczyła. Zarówno pod względem funkcji i usług, jak też cen. Zrewidowaliśmy nasze poglądy na outsourcing, jeśli jest sensownie stosowany — przyznaje Paweł Słysz, dyrektor departamentu informatyki polskiego oddziału Societe Generale.

Koszty to nie wszystko

Producent sprzętu biurowego zaproponował bankowi współpracę i podał takie jej warunki, że bank nawet nie szukał alternatywy. W obsługującej wyłącznie klientów korporacyjnych i zatrudniającej około 200 osób instytucji stanęły 22 kombajny biurowe Xeroksa. Nie były jednak własnością banku. Korzystał z nich na mocy umowy leasingowej. Częścią kontraktu był też limit wydruków, które pracownicy Societe Generale mogą wykonać. Za kartki przekraczające limit bank musi dopłacać. Mimo tego nie wprowadził prawie żadnych ograniczeń dotyczących druku.

— Oprogramowanie zlicza wydruki, a opłata za nie jest zryczałtowana do pewnego limitu, którego praktycznie nie przekraczamy. Nie było dotąd potrzeby ograniczania dostępu do drukarek. Kto potrzebuje ten drukuje — mówi Paweł Słysz.

Limitowany jest tylko dostęp do urządzenia kolorowego. Korzysta z niego zarząd, informatycy i wybrane osoby z działów handlowych — łącznie 30-40 proc. pracowników.

Przy takim podejściu oszczędności są niewielkie. W stosunku do zakupu i obsługi drukarek przez bank wynoszą 5-10 proc. Przy skali działalności polskiego oddziału Societe Generale nie są to wielkie kwoty. Dlaczego więc bank zdecydował się na takie rozwiązanie?

— Dlatego, że teraz sprawa drukowania nas nie obchodzi. Płacimy stałą miesięczną ratę i w zamian wszystko ma działać. W dodatku wykorzystywane przez nas obecnie kombajny drukują szybciej niż małe drukarki, których używaliśmy wcześniej — wyjaśnia Paweł Słysz.

No i każdy kombajn pełni też rolę skanera i kopiarki, czego mniejsze urządzenia nie potrafiły.

Nad tym, by wszystko działało, czuwa pracownik Xeroksa na stałe przebywający w banku. Jego zadaniem jest serwisowanie urządzeń i dbanie, by w żadnym nie zabrakło papieru i tonera. Jego oddelegowanie do banku było zresztą kluczowym argumentem za wyborem oferty Xeroksa.

— Bo pracownik pilnujący wszystkiego na miejscu uwalnia nasz dział IT od zajmowania się drukarkami i gwarantuje, że wszystko będzie działało, jak należy — uważa Paweł Słysz.

Czy na pewno?

— Przez pięć lat mieliśmy tylko raz nieczynną drukarkę. Także raz był problem z funkcją skanowania do e-maila. Wykorzystywane przez nas urządzenia są praktycznie niezawodne albo obsługa Xeroksa jest taka, że z naszego punktu widzenia nic się nie psuje — stwierdza Paweł Słysz.

Gorsze, ale lepsze

Jednak początkowo z kombajnami biurowymi był problem. Okazały się… zbyt wydajne. W 2007 r. — na dwa lata przed wygaśnięciem pierwotnej umowy — Xerox zaproponował więc ich wymianę na 30 maszyn o mniejszej wydajności. Tym razem bank sprawdził też ofertę konkurencyjnego producenta, który jest jego partnerem strategicznym. Ale że propozycja Xeroksa była lepsza, to po konsultacjach z francuską centralą polski oddział zdecydował o kontynuowaniu współpracy z tą firmą.

Ponieważ raty płacone po wymianie sprzętu na mniej wydajny nie zmieniły się, Societe Generale otrzymał jako rekompensatę system kontroli wydruków kartami zbliżeniowymi. Sprowadza się on do tego, że wszystkie komendy dotyczące druku wpływają z komputerów na serwer, który przekierowuje je do konkretnego urządzenia dopiero po tym, jak pracownik podejdzie do niego i uruchomi go kartą magnetyczną. Producenci drukarek reklamują takie systemy jako pozwalające lepiej kontrolować koszty lub poufność wydruków. Polski oddział Societe Generale nie rozlicza szczegółowo pracowników z liczby wydruków, więc pierwsza opcja odpada. Poufność? Paweł Słysz mówi, że choć przed 2004 r. niewielkie drukarki stały blisko drukującego, zatem pozwalały zachować odpowiednią poufność wydruku, to wprowadzenie kart zbliżeniowych nie było związane z chęcią jej zwiększenia po wymianie sprzętu na kombajny obsługujące jednocześnie całą firmę. Zdecydowała o tym po prostu wygoda.

— Chodzi o to, by idąc na zebranie, odebrać wydruk z maszyny znajdującej się po drodze — wyjaśnia Paweł Słysz.

Kamil Kosiński

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu