Zarządzanie jakością to nie zadanie, ale ciągły proces

Bartosz Dyląg
opublikowano: 11-06-2008, 00:00

Najważniejsze jest przekonanie pracowników, że system ma pomóc organizacji.

Najważniejsze jest przekonanie pracowników, że system ma pomóc organizacji.

„Puls Biznesu”: Od czego zacząć, wdrażając system zarządzania jakością?

Michał Borucki, dyrektor departamentu zarządzania w firmie doradczej DGA: Przede wszystkim od określenia zakresu systemu oraz celu, jaki chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu. Określenie zakresu to wytypowanie procesów funkcjonujących w firmie, które chcemy objąć systemem. Najczęściej są to albo wszystkie procesy realizowane przez organizację, albo tylko te, które bezpośrednio wpływają na jakość produktu czy usługi i satysfakcję klienta. Jeśli chodzi o cel wdrożenia, to może być nim podniesienie jakości, uporządkowanie procesów czy też tak prozaiczna rzecz, jak uzyskanie certyfikatu potrzebnego do udziału w przetargu.

W teorii to brzmi dość prosto. Przedsiębiorcy w rzeczywistości mają jednak kłopoty z wdrażaniem certyfikatów.

Kluczowe jest przekonanie pracowników, że system ma pomóc organizacji, oraz zadbanie o to, by mieli czas na wdrożenia. Jeśli ów czas jest ograniczony, to powinniśmy poprosić o pomoc firmę doradczą. Inaczej prace wdrożeniowe będą musiały być realizowane po godzinach, a pracownicy potraktują je jako karę. To jest pierwszy kluczowy wybór — samemu czy z pomocą.

Co jest lepsze?

Zaletą samodzielnego wdrażania są niższe koszty bezpośrednie. Rosną za to koszty ukryte — np. czas pracy pracowników konieczny do wdrożenia systemu. W tym przypadku istotne jest dobre przeszkolenie grupy, która ma w największym stopniu uczestniczyć we wdrożeniu systemu.

Pomoc firmy doradczej jest bardzo cenna, jeśli jest poparta kilkuletnim, najlepiej branżowym doświadczeniem. Konsultant doskonale wie, jakie pułapki czekają podczas wdrożenia i potrafi firmę przygotować. Dodatkowym atutem jest świeże spojrzenie na procesy zachodzące w organizacji.

Co jeszcze może przeszkodzić, a co pomóc we wdrożeniu systemu zarządzania jakością?

Nic tak nie zniechęca jak setki stron procedur, z którymi trzeba się zapoznać. Jednak rozmiary dokumentacji powinny być odpowiednie do wielkości i specyfiki organizacji. Jeśli w firmie często zdarzają się liczne błędy w określonych procesach, to dobre opisanie procedur i instrukcji może pomóc w ich eliminacji.

Bardzo ważne jest też zaangażowanie szefostwa. Przykład idzie z góry, więc prezes firmy powinien okazywać, jak bardzo zależy mu na wdrożeniu systemu i poprawie jakości.

Zarządzanie jakością powinno być procesem, a nie zadaniem. W niektórych firmach po wdrożeniu systemu następuje zaprzestanie prac nad doskonaleniem systemu. Wszyscy przypominają sobie o systemie dopiero wtedy, gdy przychodzi termin kolejnej certyfikacji. Tymczasem system powinien żyć cały czas.

Przychodzi do pana przedsiębiorca i mówi: „zatrudniam 50 osób, proszę mi powiedzieć, ile zapłacę za wdrożenie i doskonalenie systemu zarządzania jakością.

To zależy od tego, jaki jest stopień dojrzałości organizacji i jak daleko jest firmie do wdrażanej normy, ile musi zrobić, by ją osiągnąć. Możemy jednak przyjąć następujące wyliczenia: koszt pełnego doradztwa, obejmującego szkolenia dla 50 pracowników, to około 20 tys. zł. Koszt oprogramowania do zarządzania dokumentacją i doskonalenia systemu to kolejne 15-30 tys. Koszt certyfikacji to dodatkowe 5-10 tys. zł. Czasami pojawiają się koszty przystosowania się do wymogów normy (wzorcowanie) czy legalizacji narzędzi kontrolno-pomiarowych.

Po jakim czasie otrzymamy certyfikat?

Jeśli proces wdrożenia systemu zarządzania jakością ma być skuteczny, to powinien trwać co najmniej sześć miesięcy, ale nie przekraczać roku. W dłuższym czasie w firmie zachodzą tak duże zmiany, że trzeba dostosowywać system do nowej rzeczywistości. Poza tym przy zbyt długiej realizacji projektu dochodzi do „zmęczenia materiału”. Ludzie mówią z obrzydzeniem „znowu to ISO!”.

Czasami zdarza się, że trwa to krócej niż sześć miesięcy, jeśli firma jest na wysokim poziomie kultury organizacyjnej. Proces certyfikacji trwa kilka tygodni. Audyt certyfikujący zamyka się w trzech dniach, z czego połowa pracy odbywa się u klienta.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Bartosz Dyląg

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu