Zleć podwykonawcy, zredukuj koszty

Małgorzata Ciechanowska
opublikowano: 28-09-2011, 00:00

Wartość rynku usług typu BPO w Polsce wynosi prawie 4 mld zł i będzie rosła, bo ten model działania staje się coraz popularniejszy

Według badań przeprowadzonych przez firmę Millward Brown SMG/KRC w ponad 100 firmach świadczących usługi BPO (business process outsourcing), aż 63 proc. z nich spodziewa się w tym roku wzrostu przychodów. Może im w tym pomóc druga fala kryzysu. — Kryzys finansowy jest bodźcem wzmagającym popyt na usługi outsourcingu, gdyż przedsiębiorcy poszukują sposobów na ograniczenie kosztów — twierdzi Bartłomiej Buszczak, prezes spółki BCC.

Przekonani

Jeszcze kilka lat temu polscy przedsiębiorcy do outsourcingu podchodzili nieufnie, ale dziś się to zmienia. — Zlecenie zewnętrznej firmie usług ochroniarskich, transportowych czy porządkowych jest już standardem. Spółki, które mają dobre doświadczenia w korzystaniu z tego typu usług są gotowe pójść o krok dalej i przekazać w outsourcing kolejne obszary, takie jak zarządzanie zasobami ludzkimi, czy obsługę IT — mówi Michał Szymaczek, członek zarządu w spółce External Services, specjalizującej się w outsourcingu procesów HR.

Korzystanie z outsourcingu jest codzienną praktyką w dużych korporacjach. Jednak w ostatnim czasie usługę BPO zaczęły doceniać mniejsze przedsiębiorstwa. Wśród jednostek działających na mniejszą skalę największą popularnością cieszy się outsourcing księgowości, IT, kadr, płac czy druku oraz zarządzania nim. Potrzeby sektora dostrzegają zewnętrzni dostawcy, którzy coraz częściej konstruują specjalną ofertę biznesową, uwzględniającą specyfikę działalności małych i średnich przedsiębiorstw — podkreśla Kinga Piecuch, członek zarządu Xerox Polska.

Korzyści

— Sens outsourcingu oddają słowa Henry’ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Zgodnie z tą ideą warto wyspecjalizować się w jednej dziedzinie, a zarządzanie innymi procesami warto powierzyć komuś, kto zapewni nam najlepszą obsługę — radzi Joanna Rzeźniczak, dyrektor ds. strategii i rozwoju w firmie Business Support Solution. Zdaniem Konrada Rochalskiego, prezesa spółki Outsourcing Experts i eksperta Instytutu Outsourcingu, zlecanie na zewnątrz obsługi części firmowych procesów to jedno z najskuteczniejszych narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej na rynku.

— Współpraca z zewnętrznym dostawcą umożliwia elastyczne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, a ponadto daje dostęp do nowoczesnych narzędzi i specjalistycznej wiedzy — zaznacza Konrad Rochalski. Ponadto możliwość skorzystania z pomocy profesjonalistów uwalnia przedsiębiorcę od obowiązku stałego zatrudnieniai wyszkolenia pracownika, który w każdej chwili może zdecydować się na odejście z firmy.

— Dodatkowo zlecenie zewnętrznej firmie systemu informatycznego sprawia, że klient nie musi martwić się zapowiedzianą lub niespodziewaną nieobecnością pracownika — mówi Waldemar Sokołowski, dyrektor ds. usług outsourcingowych BCC. Kolejnym argumentem na na korzyść outsourcingu jest to, że niektóre systemy w firmie używane są bardzo rzadko. Przykładem mogą być aplikacje do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Warto zatem zastanowić się czy warto zatrudniać w firmie ekspertów od baz danych i specjalistów od serwisu tych aplikacji? Oszczędniejszym wyjściem byłoby powierzenie ich firmie zewnętrznej i skorzystanie z usługi w miarę potrzeby.

Obawy

Podstawowym argumentem przeciwko przekazaniu części działań firmy w outsourcing, według menedżerów, jest obawa o wyciek poufnych danych przedsiębiorstwa, które trafiają do zewnętrznego usługodawcy. — Outsourcing zawsze wiąże się z koniecznością zarządzania ryzykiem, które występuje na kilku płaszczyznach: bezpieczeństwa informacji, jakości usługi, finansów oraz uzależnienia od outsourcera. Problemy te należy rozważyć jeszcze przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z outsourcingu. Ważne jest dokładne sprawdzenie referencji partnera oraz staranne opisanie świadczonych usług w kontraktach outsourcingowych (tzw. SLA — service level agreement) — radzi Waldemar Sokołowski. SLA to szczegółowe określenie parametrów ilościowych i jakościowych dobrze wykonywanej usługi.

— Aby dobrze przygotować SLA, należy do wcześniej przygotowanej listy procesów dobrać odpowiednie wskaźniki, tzw. Performance Indicators (PI). Są to mierzalne instrumenty do kontroli podwykonawcy, dzięki którym klient ma pełną wiedzę i kontrolę na temat jakości, jak i wszelkich innych parametrów usług dostawcy, na przykład liczby zaksięgowanych faktur, czy czasu realizacji danego procesu — wyjaśnia Michał Bielawski, financial contro ller Infosys BPO Europe.

Korzyści z outsourcingu

- koncentracja na podstawowych celach działalności;

- utrzymywanie zdecydowanie niższego poziomu zatrudnienia;

- korzystanie z najwyższej jakości usług w oparciu o doświadczenie oraz specjalizację firm świadczących je, które dysponują wysoko wykwalifikowaną kadrą, odpowiednią technologią i know-how;

- obniżenie nakładów inwestycyjnych na utrzymywanie infrastruktury technicznej i organizacyjnej;

- oszczędności finansowe (wyspecjalizowana firma zewnętrzna obsługuje procesy szybciej i taniej oraz posiada odpowiednią infrastrukturę);

- ograniczenie ryzyka , związanego z koniecznością interpretacji przepisów;

- zwiększenie bezpieczeństwa (możliwość autentycznego zapewnienia poufności danych);

- dostęp do wiedzy eksperckiej.

Definicja

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej. To, jakie procesy można outsourcować, zależy od charakterystyki działalności podstawowej przedsiębiorstwa. Najistotniejsze jest to, by outsourcing przyniósł wymierne korzyści, pozwalając skoncentrować się na tzw. core biznes, czyli podstawowych zadaniach firmy.

Co się zleca na zewnątrz

Obszary działalności firm najczęściej oddawane do obsługi zewnętrznej administracja funkcji kadrowych szkolenia administracja systemów informatycznych finanse i rachunkowość audyt wewnętrzny podatki zarządzanie środkami trwałymi zaopatrzenie zarządzanie wydrukiem i dokumentami obsługa klienta

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Małgorzata Ciechanowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu