Zmiana organizacji pracy po wdrożeniu systemów IT

Radosław Stachowiak, Software Mind
opublikowano: 09-07-2008, 00:00

Zastanawiając się, jakie zmiany zajdą w konkretnej firmie po wdrożeniu w niej systemu IT, należy przede wszystkim uświadomić sobie, że to właśnie zmiana w jej działaniu jest celem wdrożenia.

Niestety, zdarza się, że zarządy firm nie wiedzą, co chcą osiągnąć, wprowadzając nowe rozwiązanie informatyczne. A jeśli wiedzą, to często mają błędne oczekiwania, np. wprowadzają rozwiązanie wspierające sprzedaż i oczekują skrócenia czasu obsługi zamówienia, podczas gdy błędy leżą w procedurach. Jeśli źle określą oczekiwane efekty, które nie będą mierzalne, to po wdrożeniu nie będą w ogóle wiedzieć, czy cel został osiągnięty. Zadanie określenia oczekiwanych zmian należy powierzyć właściwym jednostkom, by nie wpaść w klasyczną pułapkę, kiedy definicje tworzy dział IT zamiast odbiorcy (dział biznesowy). Mówiąc o najczęstszych błędach, warto pamiętać również o zmorze każdego wdrożenia: przesadzonych oczekiwaniach.

Jak zatem konstruować listę zmian? Przede wszystkim opracowuje się ją jeszcze przed podjęciem decyzji o wdrożeniu. Jest ona przecież niezbędna do opracowania wymagań dla systemu. Na pierwszym miejscu listy znajdują się pozycje stanowiące warunek konieczny do prowadzenia biznesu, np. zmiany w regulacjach, które należy uwzględnić. Drugą, równie istotną, pozycję zajmują oszczędności (np. redukcje kosztów czy otwarcie nowych kanałów sprzedaży). Trzecią pozycją na liście zmian, bliską oszczędnościom finansowym, jest oszczędność czasu, czyli sprawy związane z automatyzacją pracy, skróceniem nakładów potrzebnych na wykonanie danej akcji czy przerzucenie pracy z człowieka na system. Kolejnym elementem będą kwestie związane z jakością pracy, przekładające się na przykład na konkurencyjność, zadowolenie klienta bądź pracowników. Do listy zmian można też dołączyć sprawy związane ze spełnieniem wymagań zewnętrznych i wewnętrznych (np. wymogi partnerów biznesowych). Ostatnią kategorią zmian będą oczekiwania związane z dostępem do danych, czyli wszelkiego rodzaju systemy raportowo-analityczne, hurtownie danych, które pośrednio usprawniają firmę.

Czego można spodziewać się po wdrożeniu? Paradoksalnie należy się spodziewać zmian, których się nie oczekiwało. One zawsze się pojawiają. Warto też uwzględnić konieczność kolejnych wdrożeń. Wprowadzanie systemów informatycznych rzadko kończy się po pierwszym odbiorze. Często występującą zmianą jest zwiększenie dostępu użytkowników do danych. Coś, co wcześniej wymagało żmudnych opracowań, teraz jest dostępne natychmiast. Skrócenie czasu wykonywania operacji przez pracowników jest kolejnym obserwowanym elementem. Niestety, równolegle występującym problemem jest wzrost frustracji zespołu.

Od czego zależy więc powodzenie w osiągnięciu zmian? Po pierwsze, od ich poprawnego zdefiniowania — w myśl zasady „jeśli nie wiesz, gdzie chcesz dojść, to tam nie dojdziesz”. Po drugie, od zaangażowania zespołu na wszystkich szczeblach, i po trzecie, od sposobu wdrożenia, bo profesjonalizm jednostki odpowiedzialnej za wdrożenie często stanowi o sukcesie.

Radosław Stachowiak

Software Mind

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Radosław Stachowiak, Software Mind

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy