Pandemia koronawirusa odbiła się negatywnie na kondycji znacznej części firm z sektora MŚP, co potwierdza wiele raportów, m.in. „Rok z COVID-19 oczami polskich przedsiębiorców” przygotowany przez EY. Już po pierwszym roku obostrzeń ponad połowa prowadzących działalność gospodarczą oceniła źle sytuację firmy. Kolejny rok w przypadku wielu z nich tylko pogorszył sytuację. Do tego doszła wysoka inflacja i największy w historii wzrost składek ZUS. W efekcie wielu przedsiębiorców zastanawia się, co zrobić, aby zmniejszyć koszty prowadzonej działalności. Poniżej kilka sposobów na obniżenie wydatków.
Optymalizacja podatkowa
Podstawowe znaczenie dla wyników finansowych przedsiębiorstwa ma optymalizacja podatkowa, czyli wybranie najkorzystniejszej formy rozliczeń z fiskusem. Firmy mają możliwość dokonania wyboru spośród kilku opcji. Najpopularniejsze są zasady ogólne (skala podatkowa). Nieco mniejszym zainteresowaniem cieszy się rozliczanie z urzędem skarbowym dochodów uzyskiwanych z działalności według stałej stawki 19 proc., czyli podatkiem liniowym. Firmy mogą skorzystać też z opcji ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i karty podatkowej.
– Wybór formy ma istotny wpływ na wysokość obciążeń przedsiębiorcy względem urzędu skarbowego i w konsekwencji na koszty funkcjonowania firmy. Niewłaściwy może skutkować tym, że przedsiębiorstwo poniesie dużo wyższe obciążenia podatkowe niż w przypadku innych opcji – wyjaśnia Emil Gierasimowicz, doradca podatkowy z BTTP.
Ponadto od tego roku wybór formy opodatkowania wpływa nie tylko na daniny ponoszone do urzędu skarbowego, ale również na wysokość składki zdrowotnej.
– Przedsiębiorca powinien dogłębnie zastanowić się nad wyborem optymalnej formy opodatkowania, tym bardziej że - nie licząc tego roku - raz wybrana musi być kontynuowana w kolejnych miesiącach. Zmiana będzie możliwa dopiero na początku kolejnego roku kalendarzowego. Warto wspomnieć, że wybór formy opodatkowania jest jedną z nielicznych optymalizacji uregulowanych przepisami ustaw, za pomocą których można w sposób legalny ograniczać wysokość płaconych należności – dodaje Krzysztof Burzyński, doradca podatkowy z BTTP.
Ulgi w składkach ZUS
Koszty prowadzonej działalności można obniżyć, korzystając z ulgi w składkach ZUS. Nowopowstałe firmy mogą przez sześć miesięcy nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne, a następnie przez 24 miesiące robić to na preferencyjnych zasadach. Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą korzystać również z tzw. Małego ZUS+, czyli opłacać składki proporcjonalnie do uzyskiwanych dochodów. Składki na preferencyjnych warunkach można opłacać przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy.
Coworking, praca zdalna
Znaczny udział w wydatkach firm mają również koszty nabycia lub wynajęcia lokalu biurowego. Tymczasem przedsiębiorcy nie muszą ich ponosić - wielu z nich może postawić na pracę zdalną. Brak konieczności pracy w biurze umożliwia rezygnację z wynajmowania lub nabycia przestrzeni biurowej, co jest dużą oszczędnością. Prowadzenie działalności wiąże się jednak z koniecznością podania adresu firmy, co w przypadku pracy z miejsca zamieszkania może być dla wielu osób kłopotliwe. Wówczas rozwiązaniem jest wirtualne biuro.
– Chodzi o miejsce, w którym można zarejestrować działalność gospodarczą i używać tego adresu jako własnego, podając go wszystkim kontrahentom, urzędom, itd. W biurze – czyli budynku przeznaczonym na wirtualne biuro – pracuje na stałe asystentka, która odbiera korespondencję przychodzącą do firm, następnie skanuje ją i przesyła do klientów. Korzystanie z wirtualnego biura niewątpliwie obniża koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca korzystający z wirtualnego biura nie musi zatrudniać asystentki, ani wynajmować lokalu na siedzibę – wyjaśnia Paweł Śniadach z wirtualnego biura Golden-Ratio.
Kolejnym rozwiązaniem jest coworking, czyli dzielenie się przestrzenią biurową, co znacznie obniża koszty prowadzonej działalności. Wynajęcie biura – zwłaszcza w większych miastach – kosztuje kilkuset złotych miesięcznie w przypadku pomieszczenia niewielkich rozmiarów - i to bez zaplecza socjalnego.
Leasing pracowników
Oszczędności można szukać w kosztach zatrudnienia pracowników, które w Polsce są wysokie. Obejmują nie tylko wynagrodzenie brutto, ale też świadczenia emerytalne i rentowe. W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę z minimalną pensją otrzymuje on na rękę jedynie 2363,56 zł, a koszty pracodawcy wynoszą 3626,46 zł. Do tego dochodzi obsługa kadrowa. Dużą oszczędnością, ale i wygodą dla firmy, może być leasing pracowników.
– Jest to legalne oddelegowanie kadry do innego przedsiębiorcy. To zgodne z prawem, ponieważ dokonuje się tego na mocy podpisanej umowy o współpracy między firmami, a oddelegowany pracownik przechodzi do innego przedsiębiorcy wraz ze wszystkimi prawami i wykonuje obowiązki zawodowe na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy. Z kolei firma udzielająca leasingu nie bierze odpowiedzialności za efektywność pracy świadczonej przez oddelegowanego. Zaletą takiego rozwiązania jest wygoda związana z procesem rekrutacji – brak kosztów z nią związanych, oszczędność czasu i energii na poszukiwanie kadry – wyjaśnia Łukasza Końpa, prezes Kono, firmy świadczącej usługi leasingu pracowniczego.
Księgowość on-line
Przedsiębiorca nie musi zatrudniać na etacie księgowych. Korzystniejszym finansowo rozwiązaniem może być zlecenie prowadzenia dokumentacji rachunkowej firmie zewnętrznej świadczącej usługi księgowe lub skorzystanie z usług on-line, gdzie przedsiębiorca samodzielnie prowadzi rozliczenia firmy.
– Takie rozwiązanie łączy oprogramowanie do prowadzenia księgowości ze zdalną opieką merytoryczną eksperta. Pozwala w pełni bezpiecznie rozliczać podatki. Jest zintegrowane z bankowością internetową, jak i z systemami Ministerstwa Finansów i ZUS. Dzięki takiemu modelowi usługi księgowości są mniejszym obciążeniem finansowym dla przedsiębiorcy. Obsługa programu jest intuicyjna, dlatego poradzą sobie z nią również osoby, które nie mają wiedzy księgowej – wyjaśnia Andrzej Lazarowicz, prezes wFirma, serwisu internetowego oferującego tego typu usługi.
Jeśli jednak żadna z metod optymalizacji i obniżenia kosztów prowadzonej działalności nie przynosi spodziewanych efektów, a firma ciągle generuje straty, może się okazać, że problem leży gdzie indziej – i być może powinniśmy zastanowić się nad rozpoczęciem biznesu w innej branży.