Biuro z techno-wspomaganiem

  • Grzegorz Rudno-Rudziński
opublikowano: 06-06-2013, 08:31

Jeszcze kilka lat temu gromadzenie dokumentów w formie elektronicznej to była dla większości firm czysta abstrakcja. Z pomocą przyszedł wówczas SharePoint, który okazał się doskonałym rozwiązaniem zarówno do przechowywania jak i wyszukiwania dokumentów. Z czasem jednak potrzeby użytkowników ewoluowały i konieczne okazało się wdrożenie narzędzi wspomagających zarządzanie ich obiegiem.

Obecnie nasi klienci stawiają kolejne wymagania. Potrzebują jednego uniwersalnego systemu, który obsłuży zarówno obiegi dokumentów w formie elektronicznej, jak i papierowej. Dziś w przypadku wielu transakcji biznesowych, dokumenty przychodzą do firmy w różnej formie. Z jednej strony zamówienia składane są przez portal zakupowy B2B, ale docierają także faksem, jako treść e-maila lub skan podpisanego zamówienia. Niestety otaczająca nas rzeczywistość (prawo, przyzwyczajenia pracowników) nie pozwala często zrezygnować z dokumentów papierowych, w szczególności takich jak faktury, umowy czy protokoły. W procesie ich akceptacji może się okazać, że wymagają ręcznego podpisu, pieczątki i rejestracji skanu.

Treści z papierowych dokumentów powinny w łatwy sposób trafić do tego samego repozytorium, które przechowuje dane z formularzy elektronicznych, a przy dużej liczbie dokumentów dane nie mogą być przepisywane ręcznie, ale muszą zostać rozpoznane automatycznie i wprowadzone do systemu. Jednocześnie skan nie może być zbyt ciężki (zapcha bazę i łącze) ani zbyt niskiej jakości (będzie nieczytelny na ekranie). Aby sprostać tym wyzwaniom do SharePointa i Nintexa dołożyliśmy rozwiązanie Abbyy Flexi Capture.

ABBYY FlexiCapture to kompleksowy produkt, umożliwiający przechwytywanie danych z wszelkiego rodzaju dokumentów. Mechanizm FlexiCapture potrafi przekształcić dane z dokumentów następującego rodzaju, nie wymagając ręcznego sortowania i wprowadzania danych:

•    formularze wg szablonu, strukturalne: formularze podatkowe, ubezpieczeniowe, kwestionariusze, karty do głosowania i arkusze egzaminacyjne;
•    dokumenty quasi-strukturalne: faktury, zlecenia zakupu, potwierdzenia wpłaty i plecenia wysyłki;
•    dokumenty niestrukturalne: kontrakty, artykuły, listy, umowy dzierżawy i inne dokumenty pełnotekstowe;
•    różne kombinacje rodzajów dokumentów i dokumentów wielostronicowych: kontrakty, umowy ze zwykłym tekstem i załączniki graficzne.

W FlexiCapture zastosowano szablony FlexiLayout, inteligentne opisy dokumentu, których można użyć w celu automatycznego znalezienia najważniejszych danych na szerokiej gamie stron o zmiennym układzie. W celu przechwycenia właściwych danych, została zastosowana w programie FlexiCapture technologia inteligentnego rozpoznawania dokumentów (IDR). Dzięki temu, jeden ogólny szablon FlexiLayout może podczas przetwarzania wielu dokumentów zastąpić wiele “stałych” szablonów.


W praktyce oznacza to, że np. do różnych form papierowych zamówień, przychodzących do firmy na różnych formularzach, z danymi firmy zamawiającej w różnych miejscach, mamy jeden ogólny szablon, który wyszukuje odpowiednie dane niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Jeśli mechanizm ma wątpliwości co do prawidłowego rozpoznania – wówczas prosi o pomoc operatora. Operator wskazuje wówczas prawidłową wartość lub potwierdza, że ta znaleziona przez system odpowiada rzeczywistości. System uczy się także na podstawie odpowiedzi operatora.


FlexiCapture integruje się z SharePoint, dzięki czemu tworzone rozwiązanie obejmujące obieg dokumentów papierowych i elektronicznych jest dla użytkowników spójne i jednolite.


Do tej pory takie rozwiązanie SharePoint + Nintex Workflow + Abbyy Flexi Capture wdrożyliśmy m.in. dla TUI Polska na potrzeby obiegu faktur. Początkowo, w fazie pilotażu system obsługiwał faktury działu IT. Po pozytywnej ocenie, od września 2012 roku obsługuje obieg wszystkich faktur w firmie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Grzegorz Rudno-Rudziński, prezes grupy Unity

Polecane