Firmom zajmującym się serwisem zależy szczególnie na modułach do zarządzania gospodarką magazynową.
Systemy wspomagające pracę serwisantów są często robione na indywidualne zamówienia, ponieważ, jak twierdzą przedstawiciele branży, serwis zbytnio różni się od innych dziedzin, aby mógł opierać się na gotowych oprogramowaniach. Przykładem sieci, która ma własny system, jest grupa Sacel Polska. To polsko-francuska spółka działająca na rynku serwisu telefonów GSM, głównie Nokii, posiadająca m.in. punkty pod nazwą 4CV. Sacel ma system informatyczny skonfigurowany pod względem funkcji raportowo-analitycznych z systemem fińskiego producenta telefonów.
Monitoring naprawy
Stworzony własnymi siłami system posiada także AC Serwis, spółka zależna Techmexu, świadcząca m.in. serwis sprzętu komputerowego i oprogramowania. Jak informuje Krzysztof J. Gawroński, dyrektor firmy ds. handlu i marketingu, jest to zintegrowany System Obsługi Serwisowej (SOS), powiązany z systemem wspomagającym zarządzanie Morfeusz, oferowanym przez TX System, czyli inną spółkę z grupy Techmex. SOS działa w technologii klient-serwer, jest dostępny z każdego miejsca. Ponadto jest rozwijany i modyfikowany wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
— Pozwala on monitorować cały przebieg naprawy, od zgłoszenia, przez naprawę, aż po wydanie sprzętu. Kluczowi klienci mają możliwość zgłoszenia uszkodzenia i śledzenia przebiegu naprawy on-line. System pozwala na generowanie raportów i automatyczne rozliczenia księgowe. Jego ważną cechą jest współpraca z zewnętrznymi bazami i systemami kontrahentów. Dzięki powiązaniu z Morfeuszem SOS umożliwia prowadzenie sprzedaży, gospodarki magazynowej oraz księgowości finansowej. Jedną z jego zalet jest pełna integracja elementów systemu na wspólnej bazie danych oraz praca on-line, dzięki zastosowaniu technologii internetowych — tłumaczy Krzysztof J. Gawroński.
Zarządzanie magazynem
Poza systemami wykonanymi na zamówienie, firmy serwisowe czasami korzystają z gotowych rozwiązań. Spółka CRC Communic-AID, należąca do brytyjskiej grupy CRC, zajmuje się serwisowaniem telefonów GSM, podobnie jak Sacel głównie marki Nokia. Ponieważ brytyjska centrala spółki ma wdrożony system klasy ERP Dynamics Microsoft Great Plains, polski oddział CRC CommunicAID zdecydował się na to samo rozwiązanie i wdraża je od 2002 r. W firmie funkcjonuje 8 modułów systemu: administracja i edytor raportów, kasa/bank, należności, obsługa sprzedaży, obsługa zakupów, wielowalutowość, zobowiązania oraz gospodarka magazynowa. Ostatni z nich, ze względu na specyfikę branży, jest najczęściej używany. Kluczową kwestią dla sprawnego działania firmy serwisowej jest stały dostęp do części.
Systemy ERP mogą posiadać moduły dedykowane sieciom serwisowym. Z takiego rozwiązania, dostarczonego przez firmę Scala Business Solutions Polska korzysta producent opakowań TetraPak. Ponieważ spółka jest także dostawcą maszyn do produkcji opakowań, świadczy usługi serwisowe dla użytkowników swoich urządzeń.
— System ERP pomaga tej firmie w naprawach usterek. Ma on m.in. funkcje analityczne i operacyjne usprawniające obsługę maszyn i pracę serwisantów. System pozwala śledzić koszty i przychody serwisu, co przekłada się m.in. na racjonalizację zasobów ludzkich i sprzętu. Umożliwia tym samym efektywne zarządzanie organizacją, czasem przygotowania potrzebnych części i wykonania napraw. Dzięki niemu łatwo sprawdzić, który z serwisantów wykonuje pracę efektywnie i wyliczyć dla niego stosowną premię — mówi Piotr Żeromski, dyrektor zarządzający Scala Business Solutions Polska.