To już pewnie, że projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, która wprowadza obowiązkowy KSeF, będzie gotowy i przekazany przez Ministerstwo Finansów (MF) do kolejnego etapu prac legislacyjnych na przełomie lutego i marca.
– Przedstawiciele Ministerstwa Finansów zaczynają zdawać sobie sprawę z wciąż powszechnej niewiedzy dotyczącej KSeF wśród przedsiębiorców. Po konsultacjach z przedstawicielami biznesu i reprezentantami branży IT kolejny raz zdecydowali się na przesunięcie terminu wdrożenia systemu. Trudno jednoznacznie ocenić, czy to krok w dobrym kierunku – mówi Krzysztof Pulkiewicz, menedżer w Unifiedpost Group.
Niezależnie od działań urzędników – jak podkreśla Krzysztof Pulkiewicz – przedsiębiorcy powinni samodzielnie zdobywać informacje na temat KSeF i nie czekać z jego wdrożeniem na ostatnią chwilę.
– Już teraz warto zapoznać się z dobrowolną wersją KSeF, która ułatwi zrozumienie najważniejszych mechanizmów jego działania. Konieczne jest też dostosowanie używanego w firmie oprogramowania księgowego do wymagań stawianych przez system – radzi Krzysztof Pulkiewicz.
Bez zgody kontrahenta
Obowiązkowa wersja systemu ruszy 1 lipca 2024 r., a nie – jak wcześniej planowali przedstawiciele resortu finansów – 1 stycznia 2024 r. Natomiast fakultatywny KSeF wszedł w życie na początku 2022 r.
– Stanie się on powszechnym sposobem wystawiania faktur w ustrukturyzowanej formie. Nie będzie ono wymagało zgody kontrahenta – podkreśla Paweł Selera, dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w MF.
Przemysław Krawczyk, dyrektor departamentu analiz krajowej administracji skarbowej w MF przyznaje, że tylko system może odrzucić dokument, jeśli ten jest niezgodny ze schemą, czyli wzorem faktury ustrukturyzowanej. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności między przedstawicielem biznesu a kontrahentem będzie możliwość korekty wspomnianego dokumentu w systemie.
– O tym, kto wystawia fakturę i ma w nią wgląd, decyduje przedsiębiorca. Nie nadajemy z mocy przyszłej ustawy jakichś uprawnień. Przedsiębiorca, logując się do systemu, będzie mógł nadać je osobie, która również będzie mogła robić to analogicznie wobec innych osób. Faktury wystawi także biuro rachunkowe. Jego pracownicy nie będą musieli porozumiewać się z przedstawicielami biznesu i prosić ich o przesyłanie dokumentów. To znacznie usprawni obsługę systemu na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca – zaznacza Przemysław Krawczyk.
Obowiązek podatkowy
Ponadto Paweł Selera zwraca uwagę, że datą wystawienia e-faktury będzie moment jej przesłania do KSeF. W przypadku kursu walutowego brany będzie pod uwagę dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury, w którym powstał obowiązek podatkowy.
– Wraz z nadaniem numeru KSeF należy uznać, że kontrahent otrzymał dokument – podkreśla Paweł Selera.
Zgodnie z nową wersją projektu, faktury konsumenckie nie będą objęte KSeF.
– Wyszliśmy naprzeciw postulatowi zgłaszanemu przez większość przedsiębiorców. Takie rozwiązanie, ich zdaniem, usprawni bezpośrednią obsługę konsumentów – wskazuje Paweł Selera.
Nowości dotyczą także awarii systemu.
– Są dwie jej możliwości. Pierwsza występuje po stronie KSeF. W tym przypadku w zasadzie nic się nie zmieni. Doprecyzowujemy tylko, że od momentu ustania awarii przedsiębiorca jest zobligowany do wprowadzenia faktury do systemu w ciągu siedmiu dni roboczych. Natomiast wdrażamy nową procedurę awarii występującej po stronie podatnika. Może ona wynikać m.in. z przejściowych wyłączeń prądu i braku dostępu do internetu. Jeżeli przedsiębiorca musi z przyczyn biznesowych wystawić fakturę danego dnia, będzie mógł to zrobić offline. Co ważne, w następnym dniu roboczym powinien jednak wprowadzić ją do systemu – tłumaczy Przemysław Krawczyk.
Weź udział w webinarze “Zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur 2023/2024”, 23 maja >>
Miarkowanie sankcji
W projekcie nowelizacji znajdą się też rozwiązania dotyczące kar za niekorzystanie przez podatników z systemu lub używanie go w sposób niezgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
– Likwidujemy minima kwotowe. Organ podatkowy będzie miarkował sankcje. Wyłączamy przy tym zastosowanie przepisów kodeksu karnego skarbowego za wystawienie przez podatnika faktury wadliwej, czyli niezgodnie z przepisami prawa. Chodzi o to, aby osoby, które zajmują się tym w firmach, nie obawiały się sankcji karno-skarbowych – wyjaśnia Paweł Selera.
Przedstawiciele MF proponują, aby sankcje były wymierzane proporcjonalnie do popełnionego przez przedsiębiorcę błędu.
– Będą zależały od wielu czynników, w tym od okoliczności zdarzenia, motywacji i sposobu działania podatnika. Nie będziemy stosować sankcji w pierwszym okresie funkcjonowania systemu, tylko dopiero od stycznia 2025 r. – zapewnia Paweł Selera.
Małym firmom eksperci MF rekomendują jak najszybsze korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF dostępnej w systemie fakultatywnym oraz odpowiednich rozwiązań informatycznych.
– Chodzi o to, aby osoby prowadzące tego typu biznes wystawiały faktury już po nowemu i nabierały doświadczenia w tej dziedzinie. Warto wdrożyć to rozwiązanie z niektórymi kontrahentami i je testować – zaleca Paweł Selera.
MF ułatwi też korygowanie faktur. Dzięki KSeF i obiegowi dokumentów będą one poprawiane na bieżąco.
– Nie będzie wymagana żadna komunikacja między dostawcą i nabywcą, potwierdzająca otrzymanie przez niego faktury. Powszechne wdrożenie KSeF wyeliminuje tego typu korespondencję między podatnikami i odciąży pracę działów finansowo-księgowych. Korygowanie faktur w KSeF będzie prostsze i mniej czasochłonne – przekonuje Przemysław Krawczyk.
Koszty firm w dół
Zaznacza, że przejście z papierowej formy wystawiania faktur na elektroniczną spowoduje, że koszty przedsiębiorstw spadną. Nie będą – jak dodaje – musiały one używać drukarek i przechowywać dokumentów.
– Warto jak najszybciej wdrożyć system, aby korzystać z przyspieszonego zwrotu VAT. To może poprawić płynność finansową firm, a także przepływ płatności między nimi. Jest to szczególnie istotne teraz - w kontekście wysokiej inflacji – konkluduje Paweł Selera.