Od 1 lipca zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przemysław Pruszyński, dyrektor departamentu podatkowego w Konfederacji Lewiatan, podkreśla, że do tego czasu przedsiębiorcy muszą zintegrować z nim systemy księgowe, aby móc wystawiać i przesyłać dokumenty.
– Niezbędna będzie również aktualizacja procesów związanych z wystawianiem faktur i odpowiednich procedur. To ogromna praca, którą będą musieli wykonać przedsiębiorcy i osoby odpowiedzialne za sprawy podatkowe w firmach – zaznacza Przemysław Pruszyński.
Niepewne faktury
Tomasz Groszyk, starszy menedżer w Crido, zwraca uwagę na nową funkcję w KSeF, wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów (MF), która dotyczy ukrywania niektórych faktur.
– Może być ona pomocna w przypadku wątpliwości co do zasadności ich rozliczeń podatkowych. Wspomniana funkcja umożliwia odseparowanie niepewnych faktur od reszty. To znacznie ułatwi przedsiębiorcom podejmowanie decyzji związanych z rozliczeniami VAT i CIT – wyjaśnia Tomasz Groszyk.
Przypomina, że przedstawiciele biznesu mogą ujmować otrzymane faktury zakupowe w rozliczeniach VAT i zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodów.
– Nieujęcie niektórych faktur w rejestrze VAT naliczonego nie niesie za sobą negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorcy. Może jednak wpłynąć na kwotę zobowiązania podatkowego z tytułu VAT należnego. Nowa funkcja w systemie odpowiada na potrzeby przedsiębiorców, którzy uznają, że dana faktura zakupowa nie kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodu lub odliczenia VAT naliczonego – tłumaczy Tomasz Groszyk.
Dodaje, że wspomniana funkcja jest istotnym narzędziem wspierającym przedsiębiorców w podejmowaniu decyzji dotyczących rozliczeń podatkowych. Warto jednak – jak radzi starszy menedżer w Crido – aby przedsiębiorcy byli świadomi jej ograniczeń i specyfiki technicznej.
Długofalowe korzyści
Z danych BIG Info Monitora wynika, że przedstawiciele biznesu prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wystawiają średnio od kilku do kilkunastu faktur miesięcznie. Są jednak sektory, jak chociażby branża transportowa, usługowa i budowlana, w których wspomnianych dokumentów jest więcej.
– Wdrożenie KSeF będzie wymagało od przedsiębiorców sporych inwestycji. Wszystkie dokumenty będą musiały być wystawiane w formie cyfrowej. Ręczne wprowadzanie ich do systemu byłoby czasochłonne i kosztowne. Niedostosowane się do nowych wymogów może oznaczać dla przedsiębiorców kary finansowe. Warto zwrócić uwagę na długofalowe korzyści z systemu, w tym m.in. na oszczędności związane z ograniczeniem zużycia papieru i na minimalizowanie zatorów płatniczych – mówi Tomasz Spłuszka, ekspert z firmy OpenText.
Nie ma złudzeń, że duże przedsiębiorstwa, które już korzystają z cyfrowych dokumentów, łatwiej dostosują się do systemu.
– Szefowie mniejszych firm muszą poszukać odpowiednich rozwiązań ułatwiających im spełnienie obowiązków związanych z KSeF bez dodatkowych nakładów czasu i pracy. System powinien być dla przedsiębiorców motywacją do szybszej cyfryzacji firm. Digitalizacja zmniejsza ryzyko wystąpienia biznesowych błędów, umożliwia sprawniejszą komunikację w przedsiębiorstwie i automatyzację procesów. Przedstawiciele biznesu, niezależnie od wielkości prowadzonych firm, powinni już teraz zainwestować w odpowiednie rozwiązania do cyfryzacji danych i zarządzania nimi, aby bez zakłóceń dostosować je do e-fakturowania – wskazuje Tomasz Spłuszka.