Z badania przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34 proc. przedstawicieli MŚP wie o nowych wytycznych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach – dla przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w tym roku kwotę 200 mln zł, wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Natomiast pozostałych obejmie dwa miesiące później.
– Wielu przedsiębiorców może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie zaś ich doradcy – podkreśla Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSmart.
Zwraca uwagę, że zarządzana przez Ministerstwo Finansów (MF) platforma elektroniczna całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Dodaje, że przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z ustrukturyzowanego formatu i przesyłania wspomnianych dokumentów wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.
Kontakt z cyfryzacją
Kamila Cieszkowska zauważa, że mikrofirmy zostaną objęte nowymi regulacjami od 1 października 2026 r. Jej zdaniem, na przygotowanie się do tych wytycznych mają niewiele czasu.
– O KSeF nie da się myśleć inaczej niż jak o prawdziwej rewolucji w polskiej księgowości, która zmieni sposób postrzegania obiegu dokumentów w firmie. Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy kontakt z cyfryzacją procesów. Im szybciej zainteresują się tym tematem, tym spokojniej i bez kosztownych potknięć wdrożą system e-faktur – zaznacza Kamila Cieszkowska.
Autorzy badania podkreślają, że tylko 11 proc. szefów MŚP deklaruje, że korzysta z udostępnionej przez MF aplikacji testowej. Pozwala ona m.in. na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, a także na podgląd dokumentów. Wielu przedstawicieli MŚP planuje przygotowania do wdrożenia nowych obowiązków dopiero w kolejnych kwartałach tego roku lub w 2026 r. Według Kamili Cieszkowskiej przyczynia się do tego m.in. niepewność przedsiębiorców dotycząca już wielokrotnie zmienianych przez MF terminów uruchomienia platformy. Ponadto, jak dodaje, wielu szefów MŚP liczy, że obsługujące je biura rachunkowe zajmą się dostosowaniem ich biznesu do KSeF. Tymczasem ekspertka podkreśla, że taka strategia może okazać się zgubna.
– Biura rachunkowe będą oferować wsparcie przedsiębiorcom. Jednak nie zwolni ich to z odpowiedzialności za dostosowanie firmy do nowych wymogów. Przedstawiciele biur rachunkowych mogą pobierać i analizować dokumenty. Natomiast weryfikacja ich poprawności i zatwierdzanie każdej faktury w systemie będą należały do podatnika – wyjaśnia Kamila Cieszkowska.
Większa kontrola
Ekspertka zachęca przedsiębiorców do wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów. Dodaje, że dzięki temu nie tyko uporządkują firmowe procesy, lecz również zyskają większą kontrolę nad dokumentacją.
– Warto, aby przedsiębiorcy zalogowali się również do wersji testowej aplikacji KSeF i sprawdzili jej działanie w praktyce. Zobaczą, jak przebiega proces wystawiania faktur i jakie dane są wymagane – zaznacza ekspertka SaldeoSmart.
Radzi też, aby przedsiębiorcy przeanalizowali stosowane w firmach programy księgowe i systemy do zarządzania fakturami pod kątem ich zgodności z KSeF.