Dane w jednym miejscu

Jarosław Wawer
07-09-2005, 00:00

Portal korporacyjny to rozwiązanie, które pozwala firmie usprawnić komunikację wewnętrzną oraz wesprzeć jej procesy.

Efektywna komunikacja to dziś priorytet w każdej firmie. Przy silnej konkurencji wygrywa ten, kto sprawniej zarządza zgromadzonymi informacjami i szybko udostępnia je współpracownikom czy klientom. Dlatego firmy, poszukując odpowiednich narzędzi, coraz chętniej sięgają po portale korporacyjne jako jeden z kanałów komunikacji.

— To właśnie ograniczenie kosztów związanych z komunikowaniem się pracowników stanowi jedną z wymiernych korzyści wdrożenia portalu korporacyjnego. Zastosowanie narzędzi ułatwiających bezpośredni kontakt może przynieść znaczne oszczędności. Na podstawie naszych doświadczeń i obserwacji szacujemy je nawet na kilkadziesiąt procent wydatków — wylicza Grzegorz Kolasiński, konsultant ds. rozwiązań korporacyjnych w Altkom Akademia.

Szybciej i taniej

Nowoczesne portale korporacyjne to kompleksowe rozwiązania pozwalające firmie na zbudowanie zintegrowanego środowiska pracy. Portal zapewnia integrację informacji pochodzących z różnych źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dzięki temu pracownik otrzymuje wszystkie potrzebne mu w pracy dane, zgromadzone w jednym łatwo dostępnym miejscu.

— Narzędzia portalowe umożliwiają skierowanie właściwej, przefiltrowanej informacji do tych odbiorców, dla których jest ona przeznaczona. Pozwala to nie tylko przyspieszyć jej przepływ, ale również ograniczyć chaos informacyjny — przekonuje Grzegorz Kolasiński.

Istotnym elementem są również aplikacje wspomagające pracę grupową, wbudowane w środowisko portalowe, takie jak czat, współdzielone biblioteki dokumentów, kalendarze indywidualne i grupowe oraz obszary robocze zespołów. Pozwalają one poprawić organizację pracy grup roboczych oraz komunikację między pracownikami, ułatwiają dostęp do wiedzy pracownikom i uprawnionym klientom czy partnerom.

— Pośród korzyści z wdrożenia portalu korporacyjnego na pewno należy wymienić szybszą reakcję firmy na oczekiwania klientów oraz obniżenie kosztów szkoleń pracowników dzięki zastosowaniu jednolitego interfejsu do wszystkich aplikacji. A to oznacza poprawę wydajności pracowników — wylicza Maciej Magierek, specjalista Lotus Software w IBM Polska.

Informatyk niepotrzebny

Problemem wielu firm staje się ciągła potrzeba aktualizacji informacji publikowanych w serwisach intranetowych, które stanowią jedno z najważniejszych dziś narzędzi w komunikacji firma—klient. Dzięki mechanizmom zarządzania treścią, wykorzystywanym w portalu korporacyjnym, użytkownicy biznesowi mogą publikować informacje bezpośrednio w portalu, bez konieczności posiadania umiejętności programistycznych.

— Wdrażając w naszej firmie portal korporacyjny chcieliśmy uniknąć koncentracji na aktywności niezwiązanej z naszą podstawową działalnością. Nie zamierzaliśmy dodatkowo dla celów informacyjnych powiększać działu IT. Potrzebowaliśmy w pełni zautomatyzowanego systemu CMS (Content Management System), dzięki któremu osoby kompetentne od razu mogłyby we własnym zakresie aktualizować treści w serwisach www, nie czekając na aktualizację informatyków. Wprowadzony u nas system był odpowiedzią na potrzebę szybkiego przekazywania informacji wewnętrznych i komercyjnych — za pomocą serwisu internetowego. Pozwolił on nie tylko, aby informacje dotyczące bieżącej oferty i usług były zawsze aktualne i docierały do klientów przez serwis internetowy. Jego zadaniem było też przyjmowanie informacji zwrotnych od klientów — opowiada Maciej Rybczyński, szef projektu portalu w Medicoverze.

— Nasi pacjenci powinni mieć możliwość zamówienia wizyty w określonej klinice o konkretnej godzinie czy np. uzupełnienia wybranych danych osobistych. Wszystko to z poziomu strony WWW — dodaje Marcin Malinowski, szef komunikacji w Medicover. Dzięki temu osoby mające np. karty rodzinne będą mogły w przyszłości informować firmę o nowo narodzonym członku rodziny, zmianie adresu itp. bez konieczności osobistego stawiennictwa w oddziale firmy.

Kiedy można, kiedy trzeba

— Do tego typu projektu firma zazwyczaj musi dojrzeć i uzyskać odpowiedni stopień rozwoju infrastruktury informatycznej. Dopiero po przekroczeniu pewnej masy krytycznej natężenia przepływu informacji wewnątrz firmy lub liczby pracowników korzystających z systemów informatycznych, inwestycja w portal korporacyjny staje się opłacalna i uzasadniona z punktu widzenia biznesowego — przekonuje Maciej Magierek.

Poza celami związanymi z funkcjonalnością portali, przy ich wdrożeniu trzeba także brać pod uwagę wielkość i poziom złożoności przedsiębiorstw.

— Niewątpliwie im większa firma, tym większym problemem staje się komunikacja wewnętrzna, a potrzeba budowy portalu korporacyjnego bardziej paląca — dodaje Maciej Magierek.

Portal korporacyjny jest rozwiązaniem, które z powodzeniem można zastosować również w małych i średnich firmach oraz w instytucjach administracji centralnej i samorządowej. Jeżeli chodzi o specyfikę branżową, to odgrywa ona zdecydowanie mniejszą rolę niż wielkość firmy.

Istotnym czynnikiem wpływającym na uzyskanie wymiernych korzyści z wprowadzenia portalu są wdrożone przez firmy procedury działania, posiadanie większej niż jednopoziomowa struktury i stosowanie realnych delegowań uprawnień i pracy.

— Takie firmy na pewno mogą myśleć o usprawnieniu komunikacji wewnętrznej i pracy grupowej z zastosowaniem takich narzędzi jak portale — dodaje Paweł Szczerba, dyrektor działu rozwiązań portalowych w Matrix.pl.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jarosław Wawer

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Telekomunikacja / Dane w jednym miejscu