Do outsourcingu trzeba dojrzeć

Małgorzata Ciechanowska
opublikowano: 29-11-2011, 00:00

Outsourcing, czyli powierzenie części zadań firmy zewnętrznemu dostawcy usług, jest coraz powszechniej stosowanym modelem biznesowym

Outsourcing stosują przede wszystkim duże przedsiębiorstwa prowadzące złożoną działalność. Jednak zalety outsourcingu dostrzegają także małe i średnie firmy.

— Dobrze wdrożony outsourcing może być jedną z najefektywniejszych metod zarządzania przedsiębiorstwem niezależnie od etapu rozwoju, skali i branży, w której działa. Sprawdzi się bowiem zarówno w przedsiębiorstwie FMCG, finansowym,motoryzacyjnym, produkcyjnym, energetycznym, jak i w jednostkach administracji publicznej — uważa Kinga Piecuch, członek zarządu Xerox Polska.

Obszary działalności

Dużą popularnością cieszy się powierzanie firmom zewnętrznym usług z zakresu księgowości, kadr, płac, IT oraz zarządzania dokumentami. Jednak pole ich działania rośnie.

— Coraz więcej firm wybiera kompleksowe usługi outsourcingowe systemów informatycznych. Dostawcy systemów przejmują sprawy miejsca na serwerze, backupów, dzierżawy urządzeń, zabezpieczeń, komunikacji sieciowej, dostępności specjalistów baz danych oraz konsultantów help desk. Dzięki temu klient może skoncentrować się na tym, jak poprzez system IT usprawnić wybrane procesy biznesowe w firmie. Nie musi martwić się o bieżące aktualizowanie i udoskonalanie rozwiązań ani ich utrzymanie — wskazuje Andrzej Miłosz, dyrektor działu rozwiązań systemowych w Asseco Business Solutions.

Jednak jak zauważa Daria Wosztyl z firmy Symantec Poland, outsourcing IT jest dobrym rozwiązaniem dla spółek, które nie mają sprzętu i specjalistów do zarządzania własną infrastrukturą IT na poziomie gwarantującym efektywne wsparcie biznesu.

— W niektórych przypadkach lepiej korzystać z tradycyjnego modelu. Często korzystniejsze bywa przechowywanie danych we własnej infrastrukturze niż na serwerach outsourcera. Nierzadko takie rozwiązanie wymusza prawo lub normy branżowe. Outsourcing IT nie jest też przydatny firmom z unikatowymi rozwiązaniami, dzięki którym budują przewagę konkurencyjną — twierdzi Daria Wosztyl. Outsourcing nie kończy się na obsłudze IT. Przedsiębiorcy zaczęli doceniać także zlecanie usług call i contact center.

— Zalet takiego rozwiązania jest kilka. Główny atut to możliwość korzystania z zaawansowanej infrastruktury bez konieczności ponoszenia nadmiernych kosztów. Firma zewnętrza może zaoferować odpowiednie komputery, oprogramowanie czy akcesoria takie, jak dobre zestawy słuchawkowe, a przede wszystkim wyszkoloną kadrę — wymienia Tomasz Miller, menedżer produktu w firmie Jabra-Veracomp.

Jednak Ewa Depta, dyrektor sprzedaży Voice Contact Centre (OEX) zaznacza, że aby skorzystać z outsourcingu usług call i contact center, firma w pierwszej kolejności musi uporządkować procesy wewnętrzne.

— Zarówno kierownictwo, jak i pracownicy firmy muszą dokładnie wiedzieć, za jakie dziedziny odpowiadają, a jakie zostają po stronie outsourcera. W przeciwnym razie zadania nie będą wykonywane, dojdzie do mnóstwa nieporozumień i firma w rezultacie straci — ostrzega Ewa Depta.

Zdrowy Biznes
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
×
Zdrowy Biznes
autor: Katarzyna Latek
Wysyłany nieregularnie
Katarzyna Latek
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Zakres współpracy

— Decyzja o zastosowaniu rozwiązań outsourcingowych ma dla przedsiębiorstwa charakter strategiczny i powinna być podjęta po szczegółowej analizie potrzeb i identyfikacji dziedzin, szczególnie wymagających usprawnienia. Model powinien wpisywać się w specyfikę działalności firmy i jej długofalowe cele — radzi Kinga Piecuch.

Dlatego, gdy przedsiębiorca nie jest pewien, które obszary działalności firmy chce przekazać w zarządzanie firmie zewnętrznej,ma do wyboru dwa modele, które wprowadzą go w świat outsourcingu.

— Pierwszy model — mieszany — polega na łączeniu pracy wykonywanej własnymi siłami z aktywnością outsourcera. Dla przykładu: część firm, decydując się na outsourcing IT, ogranicza go do zlecania na zewnątrz zarządzania tylko wybraną aplikacją biznesową. Z taką formą spotykamy się zazwyczaj w korporacjach, które pracują jednocześnie na kilku systemach.

Drugi model, stopniowy, polega na systematycznym zwiększaniu udziału outsourcingu w strategii firmy. Początkowo klient zleca wyłącznie utrzymanie np. systemu ERP, a z czasem, widząc efekty, powierza większą część infrastruktury IT — wyjaśnia Piotr Krzysztoporski z Epicor Software Poland.

Wybór firmy

Wielu przedsiębiorców przed podjęciem współpracy z firmą zewnętrzną powstrzymuje obawa przed wyciekiem poufnych informacji. Jednak jak zaznacza Maciej Gawroński, szef polskiego biura międzynarodowej kancelarii prawnej Bird & Bird, specjalizującej się m.in. w prawie IT i outsourcingu, ryzyko wycieku danych istnieje zarówno, gdy są one powierzone partnerowi outsourcingowemu, jak i wtedy, gdy przetwarza się je u siebie.

— Z pewnego punktu widzenia można uznać outsourcing za bezpieczniejszy od samodzielnego zarządzania danymi, gdyż pracownicy firmy outsourcingowej będą mniej zainteresowani danymi niż własny personel, stąd mniejsza może być chęć ich wykorzystania — uważa Maciej Gawroński.

Aby mieć pewność, że dane firmy są odpowiednio chronione, przed podpisaniem umowy z outsourcerem należy sprawdzić szczególnie aspekty bezpieczeństwa technicznego, prawnego i informacji krytycznych. Warto też przeanalizować umowę pod względem elastyczności.

— Jest to szczególnie przydatne w razie ewentualnych problemów, których rozwiązanie będzie wymagało od usługodawcy większego zaangażowania. Dodatkowo powinny zostać w umowie opisane środki zaradcze na wypadek niezrealizowania lub nienależytego wykonania umowy — podkreśla Piotr Krzysztoporski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Małgorzata Ciechanowska

Polecane