Dowodzenie bez przejmowania sterów

Gdy spotkania nie idą tak, jak powinny, gdy burze mózgów kończą się konfliktami, gdy firmy się łączą i trzeba zespół pociągnąć do wspólnego działania, gdy jest do zrealizowania bardzo ważny projekt, a współpraca się nie układa, gdy pracownicy nie chcą się dzielić wiedzą… Na kłopoty facylitator. To ktoś, kto zaproponuje takie metody pracy, żeby grupa sama znalazła najlepsze własne rozwiązanie problemu. Bo np. konsultant zwykle proponuje coś, co już zastosowano w podobnych przypadkach w innych firmach, coach podczas zajęć grupowych nastawia się na cele nie grupy, lecz jej poszczególnych członków. A facylitator? Stawia na zaangażowanie wszystkich do wspólnego działania i zrealizowania celu.

— Jest jak główny technolog czy inżynier procesów w fabryce. Nie bierze bezpośredniego udziału w produkcji, ale ustawia ją i czuwa, żeby produkt końcowy był taki, jak zaplanowano — wyjaśnia Grzegorz Turniak, prezes Polskiego Stowarzyszenia Profesjonalnych Facylitatorów (PSPF).

Ułatwia i przyspiesza

Po angielsku facilitate oznacza ułatwianie, przyspieszanie.

— To taki sposób współpracy z grupą, w którym uczestnicy sesji biorą odpowiedzialność za wypracowane efekty, są zaangażowani i zadowoleni ze sposobu pracy. Facylitator zgłasza uwagi i sugestie dotyczące sprawy, którą pilotuje, i zwykle nie ingeruje w zawartość merytoryczną sesji. Wyjaśnia nieporozumienia powstałe w związku z pracą grupy i promuje rozwiązania ułatwiające współpracę — mówi Dariusz Kołota, partner LeadArt, członek zarządu PSPF.

Efektem facylitacji obok osiągnięcia celów mogą też być: wartościowa dyskusja, wymiana opinii, pomysły, wnioski i zaangażowanie członków grupy. Skąd taka moc facylitatora ?

— Z neutralnego podejścia. Poświęca uwagę działaniu grupowemu, dbając, aby stworzyć warunki zachęcające wszystkich do udziału w jej pracy. Może również przyjąć rolę przewodnika promującego otwarty dialog, skłaniać uczestników do głębszych przemyśleń na temat założeń, przekonań, wartości czy uprzedzeń — tłumaczy Dariusz Kołota.

To nowe umiejętności

Kto może zostać facylitatorem?

— Trzeba lubić ludzi, ale też procedury i struktury i mieć zmysł analityczny, bo facylitator porządkuje chaos. Musi umieć słuchać i komunikować się jasno, zwięźle i celnie. Ważne jest opanowanie i dobra organizacja — wylicza prezes Turniak.

— Facylitator powinien się oswoić z niepewnością, z tym, że nigdy w pełni nie przewidzi wszystkiego, co może się wydarzyć w grupie. Stosuje różne metody i wykorzystuje specjalistyczne umiejętności, ale jednocześnie musi czujnie obserwować, co się dzieje z grupą i z wyczuciem reagować na rozwój sytuacji — dodaje Dariusz Kołota.

Jest kilka stopni wtajemniczenia w facylitacji. Żeby zdobyć podstawowe umiejętności, wystarczy dwudniowe szkolenie. Niezbędne jest jednak doświadczenie biznesowe, a idealnie, jeśli można je połączyć z doświadczeniem w zarządzaniu projektami. Facylitator może przychodzić do firmy z zewnątrz, ale może też być jej pracownikiem. Ale uwaga: w tym drugim przypadku może być za bardzo uwikłany w panujące w przedsiębiorstwie relacje i jego problemy. Dlatego warto dobierać facyliatora do wagi problemu, który trzeba rozwiązać.