Dzięki Platformie eKatalogi m.in. ministerstwa i jednostki samorządów mogą kupować niezbędne im produkty podobnie jak na popularnych platformach handlu internetowego
Platforma eKatalogi, w dużym uproszczeniu, obejmuje narzędzia informatyczne oraz funkcjonalności konieczne do zarządzania produktami i usługami umieszczonymi przez potencjalnych wykonawców w katalogu produktów oraz obsługę procesu wyboru ofert i składania zamówień przez jednostki administracji publicznej. Zarejestrowane są na niej m.in. ministerstwa, urzędy miast, gmin, starostw i województw oraz inne jednostki wydatkujące publiczne pieniądze.
Co i kto sprzedaje
Zestaw produktów dostępnych obecnie na platformie obejmuje m.in. meble biurowe i artykuły piśmienne, a także drobne urządzenia, jak niszczarki, telefony i baterie, akcesoria komputerowe, drukarki i plotery, a także okablowanie sieciowe. Jednostkom administracji publicznej eKatalogi umożliwiają dokonanie zakupów w dwóch formach wyboru: jako bezpośredni zakup produktu umieszczonego w katalogu, według zawartych tam warunków wykonania transakcji, lub też w formie złożenia zapytania ofertowego. To ostatnie umożliwia pozyskanie produktów, które nie są obecnie dostępne na platformie, lub zmianę warunków transakcji dla produktów ujętych w katalogu. Potencjalnym wykonawcom platforma zapewnia możliwość oferowania swoich produktów poprzez stworzenie kart produktów w danej grupie asortymentowej. Dodatkowo eKatalogi wyposażono w opcję wystawiania komentarzy-referencji po każdej dokonanej transakcji, zaś cała platforma wspiera zarówno język polski, jak i angielski, co jest związane z możliwością uczestniczenia podmiotów gospodarczych spoza Polski, w procesie zamówień publicznych.
Część większej całości
Platforma eKatalogi nie jest pojedynczym rozwiązaniem cyfrowym; platforma należy do systemu usług e-administracji. W związku z tym jest ona zintegrowana z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Integracji dokonano w dziedzinie najbardziej newralgicznej — oferowanych przez ePUAP usług weryfikacji, przy zachowaniu pełnej interoperacyjności między tymi dwoma systemami. Wykorzystano w tym celu Profil Zaufany ePUAP. Służy on do podpisywania przez użytkowników ważnych czynności w eKatalogach na etapie rejestracji. Proces logowania akceptuje natomiast używanie mechanizmów SSO (umożliwiających jednorazowe, bezpieczne logowanie), co oznacza, iż można w nim korzystać z tych samych poświadczeń co na ePUAP. Istotna jest także inna wspierana przez rozwiązanie funkcjonalność ePUAP — weryfikacji dokumentów podpisanych przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego z użyciem certyfikatu kwalifikowanego. Oznacza to, że dokumenty w eKatalogach mogą podpisywać także tacy użytkownicy, których certyfikaty wystawiono w innych krajach Unii Europejskiej.
Transakcje dla aktywnych
Z platformy eKatalogi można skorzystać po uprzednim zarejestrowaniu, umożliwiającym stworzenie odpowiedniego konta użytkownika. Jak w przypadku innych platform zakupowych, tak i tutaj konieczne jest wypełnienie formularza rejestracyjnego i zatwierdzenie regulaminu wraz z odpowiednimi oświadczeniami dotyczącymi m.in. przetwarzania danych. Klient platformy otrzymuje, jak w innych tego typu rozwiązaniach, e-mail zawierający link aktywacyjny. Uruchamia on procedurę tworzenia konta. Kiedy zostanie utworzone, użytkownik zyskuje dostęp do funkcjonalności eKatalogów.
Jego konto ma wtedy status „Pasywny”. Status ten pozwala na dostęp do wszystkich treści i funkcjonalności zamieszczonych na platformie, bez możliwości przeprowadzania jakichkolwiek transakcji. Ta ostatnia funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników o statusie konta „Aktywny”. Uzyskanie takiego statusu jest możliwe po podpisaniu Profilem Zaufanym ePU- AP lub bezpiecznym podpisem elektronicznym formularza rejestracyjnego oraz regulaminu eKatalogów z towarzyszącymi mu oświadczeniami.
Istnieje jeszcze kategoria użytkowników nieposiadających konta na eKatalogach. Ci goście mają dostęp do wszystkich statycznych funkcjonalności platformy z informacjami o prowadzonych tu naborach oraz oferowanych produktach. Wykonawca, który chce za pomocą eKatalogów sprzedawać swoje produkty bądź usługi, powinien zamieścić informacje o nich tak, aby były kompletne i jednoznaczne. Wprowadzenie w błąd użytkowników co do oferowanych produktów może spowodować zerwanie transakcji.
Oczywiście jest możliwa zmianaoferty. W tym celu należy umieścić na platformie nową kartę produktu, co może być wykonane w każdej chwili, choć zamówienia, które rozpoczęły się przed tą zmianą, muszą być realizowane na starych zasadach, jako że wykonawca upubliczniający na eKatalogach swoją ofertę jest związany jej brzmieniem. Platforma eKatalogi ma zaimplementowane funkcjonalności ułatwiające wyszukiwanie produktów i ich kupowanie. Jednak nie umożliwia ona automatycznego wyboru najkorzystniejszej oferty. Powód jest dość prosty — każdy zamawiający może termin „najkorzystniejsza oferta” rozumieć na swój własny sposób. Samodzielnie dokonuje więc wyboru oferty, na podstawie wcześniej określonych przez siebie kryteriów. [MM]