ŁUKASZ SŁOTA
specjalista ds. systemów CRM z firmy Insoft
Integracja danych przy wdrożeniu systemu CRM zwiększa wydajność procesów biznesowych. System CRM gromadzi i udostępnia kompletną informację o kliencie (historię kontaktów, płatności czy zakupów). Dzięki dobrze przeprowadzonej integracji danych informacja wprowadzana jest raz, a następnie wykorzystywana wszędzie tam, gdzie jest potrzebna. Wszystko w jednym miejscu, tak aby użytkownik nie musiał sprawdzać poszczególnych danych w różnych systemach przedsiębiorstwa. To duże ułatwienie dla działu handlowego, marketingu czy serwisu. Ale jak prawidłowo przeprowadzić integrację?
Według Łukasza Słoty z firmy Insoft zajmującej się wdrażaniem systemów CRM, przed integracją systemów przedsiębiorstwa należy wziąć pod uwagę, jak i w jakim celu ma być ona wykonana. — Najważniejsze jest zlokalizowanie faktycznego źródła, w którym informacja powstaje i określenie miejsc docelowych, w których ta informacja będzie potrzebna. Ważne jest, w jaki sposób dane będą prezentowane i wykorzystywane w systemie. Integracja danych musi być podporządkowana procesom przebiegającym w firmie, a czytelny sposób prezentacji danych powinien ułatwiać zarządzanie tymi procesami.
Jak radzi Łukasz Słota, dane należy integrować w taki sposób, aby zapewnić spójność informacji zawartych w różnych systemach. Dodaje, że prawidłowa integracja danych pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie z jednego miejsca informacjami gromadzonymi w różnych systemach przedsiębiorstwa,ale umożliwia również podnoszenie wydajności procesów biznesowych. Informacje, które są importowane do systemu CRM, mogą być analizowane np. w formie raportów. Jednak informacje te mogą być również przetwarzane i uzupełniane w procesach zdefiniowanych w systemie CRM i ponownie zwracane do systemu źródłowego.
— W wielu przypadkach przedsiębiorstwa popełniają błędy w trakcie integracji danych z CRM. Dlatego też przed wykonaniem integracji należy najpierw dokonać szczegółowej analizy. Przede wszystkim określić, jakie cele chce firma osiągnąć, integrując dane między systemami i jakich systemów ma dotyczyć integracja. Należy też zwrócić uwagę, czy do systemu CRM mają być importowane dane tylko w celu ich prezentacji i analizy w aspekcie danego klienta, czy również dane z systemu CRM mają być eksportowane do innych systemów. Trzeba również określić częstotliwość wymiany danych między systemami — mówi Łukasz Słota.