Rozmowa z Aleksandrem Sala, prezesem firmy doradczo-wdrożeniowej Kolibro, wydawcą portalu Intranety.pl, dyrektorem generalnym konkursu Internale
„Puls Biznesu”: Kto powinien kierować intranetem w firmie?
Aleksander Sala, prezes firmy doradczo-wdrożeniowej Kolibro: W dużych przedsiębiorstwach pieczę nad nim sprawują działy komunikacji wewnętrznej lub HR. Ale na rynku są już nawet certyfikowane szkolenia dla menedżerów intranetu. Mają oni dbać o rozwój i promocję tej formy komunikacji, bo ma ona ułatwiać zarządzanie ludźmi i służyć usprawnieniu biznesu, co przekłada się na pieniądze. Z naszych badań wynika, że 15-20 proc. czasu pracownik firmy poświęca na szukanie potrzebnych mu do pracy informacji. Tylko ten jeden przykład pokazuje, że menedżerowie intranetu i komunikacji swoimi działaniami mogą realnie wpływać na oszczędności tak projektując intranet, aby skracał czas poszukiwania informacji w przedsiębiorstwie. Przyszedł czas na efektywną komunikację.
I do tego ma służyć intranet?
Jak najbardziej. Może w nim się znaleźć baza dokumentów, biuletyn informacyjny, struktura organizacyjna firmy, kadrowa samoobsługa pracownicza (zarządzanie urlopami, nieobecnościami, pobieranie RMUA itp.). Przez intranet można raportować, szkolić, przeprowadzać ankiety, prosić pracowników o opinie i pomysły, mogą przepływać między działami informacje operacyjne. Skraca to realizację zadań, oszczędza się na materiałach, kosztach szkoleń, nie mówiąc o oszczędności miejsca na dyskach komputerów.
Kryzys to dobry czas na inwestycję w intranet?
Na podstawie tzw. pierwszej fali kryzysu mogę śmiało powiedzieć, że tak. W tamtym czasie wiele firm chcąc ograniczyć ewentualne skutki kryzysu podejmowało świadome działania w komunikacji i samych intranetach. Wiele firm właśnie teraz się na niego decyduje, a te, które go mają, czyli około 45–60 proc. przedsiębiorstw chce go usprawnić. Na przykład jedna z firm branży FMCG zmodyfikowała intranet dla działu marketingu i PR. Z audytu wynikało, że te działy nie współpracują efektywnie, co wydłuża czas wprowadzania nowych produktów na rynek. Po zmianach czas ten skrócił się aż o 30 proc. Ale wiele intranetów też jest przeciążonych dokumentami i warto je od czasu do czasu oczyścić.
To znaczy?
Są przeładowane. Chcemy mieć, gromadzić, a potem narzekamy na bałagan. Menedżer zajmujący się intranetem powinien dbać o to, żeby nie było w nim rzeczy niepotrzebnych. Z naszych badań wynika, że po kilku latach około 40 proc. dokumentów w intranecie można się pozbyć.
Co robić, aby intranet był dla pracowników interesujący, a nie traktowali go jak archiwum dokumentów i tuby zarządu?
Musi godzić interesy pracodawcy i pracowników. Zarząd ma swoje cele i chce pokazać pracownikom, w jakiej wspaniałej firmie pracują. Ale nie każdego to interesuje. Generalnie ludzie w pracy chcą się przede wszystkim dobrze czuć, mieć dobre relacje ze współpracownikami i poczucie, że są dobrze poinformowani. Dobry intranet zawiera informacje operacyjne, które przydają się w pracy, ale też społeczne i rozrywkowe. Dobrze, jeśli jest w nim miejsce na ogłoszenia prywatne czy forum. Sztuka polega na tym, aby mądrze to łączyć. Pewna firma zauważyła, że najczęściej w intranecie są oglądane wyniki sprzedaży. Nic dziwnego, bo od tego zależały premie pracowników. Ale trudno ich było namówić na czytanie instrukcji, jak obsługiwać klienta i dbać o eksponowanie towarów na sklepowych półkach. Dlatego wyniki sprzedaży schowaliśmy za „szkoleniem dla pracowników obsługi klienta”.
Intranet musi godzić interesy pracodawcy i pracowników.
Osoba zajmująca się intranetem otrzymuje statystyki oglądalności poszczególnych zakładek?
Powinna. To nie jest, jak niektóre firmy myślą, jedynie „wrzucacz” informacji. Steruje polityką informacyjną firmy. Pocieszające jest to, że z roku na rok przybywa stanowisk związanych z komunikacją i intranetem. W niektórych branżach ta dynamika tworzenia stanowisk w komunikacji wewnętrznej i intranetach osiąga 25 proc. w skali roku.
Intranet jest też dla małych i średnich firm?
Nie ma znaczenia wielkość firmy, lecz struktura pracy i komunikacji. W konkursie Internale Poland mamy kategorię MŚP i w tym roku główną nagrodę zdobyła ANG Spółdzielnia Doradców Kredytowych. Miała projekt intranetu, zanim pojawiła się w KRS- ie. Działalność Spółdzielni opiera się na doświadczeniu ludzi w niej zrzeszonych. Intranet służy im do wymiany informacji, budowania społeczności spółdzielców, czyli współpracowników, bo wszyscy razem w terenie pracują na wspólny wynik.
Nagrody w konkursie Internale dostały w 2011 r. dwa hipermarkety: Carrefour i Leroy Merlin. Ale przy kasie czy stoisku z mięsem pracownik nie ma przecież komputera.
Zarządzanie komunikacją przy rozproszonej po kraju dużej liczbie sklepów jest bardzo ważne. Oczywiście, nie wszyscy pracują przy komputerach, ale mogą mieć je w domu. Coraz więcej firm pewne fragmenty intranetu udostępnia poza intranetem, a nawet przedsiębiorstwem. W dużych światowych firmach to świadomy zabieg wizerunkowy, żeby życie firmy przenieść subtelnie do domu pracownika. Wtedy w intranet zerknie też współmałżonek, a może i dzieci. Obejrzą zdjęcie dziecka kolegi, zobaczą jak wygląda szef, a przy okazji przeczytają o planach firmy. Takie będą nowoczesne metody budowania przywiązania do firmy.