Jak wdrożyć nowe zasady pracy zdalnej

Przepisy regulujące nowe zasady pracy zdalnej są już opublikowane w Dzienniku Ustaw. Zaczną obowiązywać 7 kwietnia. Szefom firm przybędzie obowiązków.

Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska, zwraca uwagę na dotyczącą nowych wymagań formę komunikacji między pracodawcą a pracownikiem.

– Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, wnioski podwładnego wykonującego obowiązki w trybie online będą mogły być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Chodzi o dokumenty, które wymagają zastosowania formy pisemnej. Mogą one dotyczyć m.in. indywidualnego rozkładu czasu pracy, tzw. wyjścia prywatnego z pracy, odbioru godzin nadliczbowych, a także udzielenia urlopu bezpłatnego i uprawnień macierzyńsko-rodzicielskich – wylicza Tomasz Czerkies.

Akta osobowe

Oprócz wniosków pracownik będzie składał oświadczenia - również w postaci papierowej lub elektronicznej. Musi złożyć dokumenty dotyczące m.in. zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach BHP. Na obowiązkowej liście są też oświadczenia potwierdzające, że w ramach danego stanowiska są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Chodzi również o dokumenty o ukończeniu szkolenia bhp i zapoznaniu się z procedurami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

– Wspomniane dokumenty będą umieszczane w aktach osobowych pracownika. Obecnie przedstawiciele Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej pracują nad dostosowaniem rozporządzenia w tej sprawie do rozwiązań definiujących pracę zdalną. Pytanie, co powinien zrobić pracodawca z dokumentami elektronicznymi w sytuacji, gdy nadal prowadzi akta osobowe w formie papierowej – zastanawia się Tomasz Czerkies.

Dodaje, że znowelizowane przepisy nie rozstrzygają tych wątpliwości.

– Ograniczają się jedynie do wskazania, że pracownik może składać dokumenty w formie elektronicznej – zaznacza radca prawny w ADP Polska.

Jego zdaniem, w tej sytuacji pracodawca będzie musiał wydrukować dokumenty elektroniczne, opatrzyć je podpisem swoim lub osoby przez niego upoważnionej, a następnie umieścić je w aktach osobowych.

– Analogicznie należy postąpić w odniesieniu do elektronicznych akt osobowych i wniosków oraz oświadczeń pracowników składanych w formie papierowej. Wówczas na pracodawcy będzie ciążył obowiązek przetworzenia tych ostatnich dokumentów w formę elektroniczną i opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną – tłumaczy Tomasz Czerkies.

Ekwiwalent pieniężny

Joanna Narkiewicz-Tarlowska, doradca podatkowy, dyrektor w firmie doradczej Vialto Partners, zauważa, że znowelizowane przepisy dopuszczają możliwość korzystania przez pracownika z prywatnych narzędzi pracy. Warunek jest jeden: ich stosowanie powinno zapewnić mu bezpieczne warunki pracy. Podwładnemu będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny za wykorzystanie tych narzędzi w wysokości ustalonej z pracodawcą.

– Obowiązek dotyczący pokrycia przez szefa firmy kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłaty ekwiwalentu, np. za zużycie energii, będzie mógł być zastąpiony możliwością wypłaty ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym wydatkom ponoszonym przez podwładnego w związku ze świadczeniem pracy zdalnej – zaznacza Joanna Narkiewicz-Tarlowska.

Normy zużycia materiałów

Tomasz Czerkies odnosi się do kwestii sposobu ustalania ryczałtu za koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, a także za wydatki związane ze zużyciem energii elektrycznej i dostępem do internetu.

– Ustawodawca daje wskazówki, co należy uwzględnić przy określaniu wysokości wspomnianego ryczałtu. Chodzi m.in. o normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, udokumentowane ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług elektronicznych. Niestety, to oznacza dla pracodawców dodatkowy obowiązek – podkreśla radca prawny w ADP Polska.

Przepisy nie rozstrzygają, czy w wyliczeniach kosztów energii elektrycznej należy uwzględnić tylko opłatę za energię, czy również dodatkowe opłaty (tzw. zmienne, przesyłowe, abonamentowe). Zdaniem eksperta, oba podejścia, o ile znajdują uzasadnienie w kalkulacji, powinny być jednak dopuszczalne.

Co ważne, ryczałt wypłacany pracownikowi nie będzie opodatkowany i oskładkowany.

– Praca zdalna, przynajmniej na początkowym etapie jej wdrażania, może być sporym wyzwaniem dla pracodawców i ich podwładnych. Jednak jest to na tyle oczekiwana zmiana, że ewentualne trudności nie powinny przesłaniać zalet wprowadzenia tej formy świadczenia obowiązków służbowych – ocenia Tomasz Czerkies.