Budżety IT w polskich firmach często pozostają na od lat niezmienionym poziomie, menedżerowie skupiają się na tym, aby z już wdrożonych systemów wycisnąć jak najwięcej, zapominając, że brak inwestycji w nowe rozwiązania to nie oszczędność, ale ograniczanie możliwości rozwoju ich firm. Warto pamiętać, że czasem nawet niewielka inwestycja w system IT pozwala uniknąć znacznie kosztowniejszych strat biznesowych w zakresie efektywności pracy, elastyczności oraz relacji z klientami i partnerami.
Badania pokazują, że produktywność pracowników firm korzystających z systemów Business Process Management wzrasta o 30-50 proc. Na produktywność zatrudnionych ma wpływ nie tylko ilość czasu poświęconego zadaniu, ale przede wszystkim jego efektywność, którą poprawiają rozwiązania IT. Firmy, które unikają inwestycji w tego typu narzędzia, muszą się liczyć z większą liczbą pomyłek i chaosem związanym z organizacją pracy w firmie. Ginące dokumenty, brak kontroli nad procesowanymi umowami, poszukiwanie zagubionych zaświadczeń, wniosków — takie elementy wpływają negatywnie na cały proces zarządzania firmą i zespołami.
Brak wsparcia ze strony systemów utrudnia optymalne rozłożenie pracy w zespołach projektowych. Tylko wiedząc, kto za co odpowiada, jakie zadania stoją przed konkretnymi pracownikami, ile czasu zajmują im poszczególne kroki i działania, menedżerowie mogą rozdzielić zadania tak, aby trafiły do osób, które mają odpowiednie kompetencje i odpowiednią ilość czasu.
Czasem firmy nie chcą wdrażać systemów IT, bojąc się, że są one zbyt sztywne, aby nadążyły za zmianami biznesowymi, które nieustannie przechodzi każde przedsiębiorstwo. Nowoczesne rozwiązania IT są jednak na tyle elastyczne, że rosną razem z firmą i dostosowują się do zmian, jakie w niej zachodzą. Co więcej — dobre rozwiązania, takie jak na przykład Webcon BPS, pozwalają szybko zaprojektować nowe procesy w firmie, wymuszone przez aktualną sytuację biznesową, jeszcze szybciej je wdrożyć i rozpocząć pracę według nowych procedur, transparentną dla wszystkich i zawierającą zdefiniowane na nowo role wszystkich osób w zespole.
Na koniec — firmy, które nie stosują nowoczesnych rozwiązań IT, mają problemy z budowaniem wizerunku rzetelnego przedsiębiorstwa w oczach klientów i partnerów. Dobre platformy BPM poprawiają przepływ informacji między firmą i jej środowiskiem zewnętrznym, pozwalają na sprawne operowanie danymi dotyczącymi kontrahentów, ułatwiają analizowanie dotychczasowych kontaktów i oszacowanie najlepszego scenariusza na przyszłość, a także — być może najważniejsze — umożliwiają łatwe mierzenie efektów współpracy za pomocą wskaźników KPI. Dzięki temu firma może poprawiać efektywność i egzekwować należności wynikające z niedotrzymania warunków umowy z kontrahentem. Takie działania w ostatecznym rozrachunku poprawiają jakość obsługi i tym samym wpływają na zwiększenie satysfakcji klientów i partnerów biznesowych przedsiębiorstwa.
ŁUKASZ WRÓBEL, Head of Business Development, Webcon