Od 1 lipca przyszłego roku przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami VAT będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) - wystawiać i otrzymywać za jego pomocą faktury ustrukturyzowane. Pozostałe firmy będą objęte tym obowiązkiem dopiero od stycznia 2025 r. Celem wprowadzanych zmian jest uszczelnienie systemu podatkowego. W chwili wygenerowania faktury w KSeF, zostanie ona automatycznie wysłana do odbiorcy. Zatem daty jej otrzymania i wystawienia będą takie same. System wymusi na właścicielach firm zmianę nawyków w sposobie tworzenia dokumentów księgowych.
Ewolucja czy rewolucja
Obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że standardowe faktury wkrótce odejdą do lamusa. Dla niektórych właścicieli firm to zmiana o 180 stopni, a wiąże się ona z koniecznością nabycia umiejętności obsługi tego systemu. Na szczęście od kilku miesięcy przedsiębiorcy mogą korzystać ze strefy testowej platformy.
Zmiany dotkną również właścicieli firm, którzy już teraz wystawiają elektroniczne faktury. Programy, którymi posługują się w firmach, trzeba będzie dostosować do KSeF. Poza tym, wystawianie e-faktur wiąże się z koniecznością przeszkolenia pracowników działów księgowości. Innym rozwiązaniem jest powierzenie rachunkowości firmom zewnętrznym, ale to generuje dodatkowe koszty dla firmy.
Cenne powiadomienia
Przedsiębiorcom wystawiającym już e-faktury, którym zależy na szybkim przelewie za zrealizowaną usługę lub sprzedany produkt, potrzebne będą narzędzia informujące klientów w sposób automatyczny o wystawieniu nowego dokumentu i konieczności wejścia do Krajowego Systemu e-Faktur. Na dostosowaniu programów księgowych do KSeF powinno zależeć nie tylko sprzedającym, ale również klientom, którzy w ten sposób mogą uniknąć problemów związanych z opóźnionymi płatnościami.
Przed właścicielami firm stoi jeszcze jedno wyzwanie. Będą oni musieli weryfikować dane niezbędne do umieszczenia na fakturach ustrukturyzowanych i korektach, jak też źródła tych informacji oraz sposoby ich wysyłania i pobierania.
- Należy przyjrzeć się wewnętrznym procesom, ocenić, w jakim stopniu i które ulegną zmianie. Trzeba też będzie zweryfikować dostępne na rynku narzędzia i podjąć decyzję, jakie dla naszej firmy będą najlepsze, ocenić koszty ich wdrożenia i utrzymania. Wdrożenie KSeF będzie swego rodzaju rewolucją, szczególnie dla mniejszych firm, w obszarach organizacyjnym, księgowym, prawnym czy technologicznym. A z opublikowanych ostatnio ankiet i badań wynika, że wiele firm nawet jeszcze nie zaczęło przygotowań do tej zmiany - mówi Ewa Gawrońska-Micuń, dyrektor operacyjna Bibby Financial Services Polska.
Te ostatnie kilka miesięcy to dobry czas na zapoznanie się z tematem KSeF. Można np. wziąć udział w bezpłatnych szkoleniach z obsługi platformy. W tych miesiącach warto również zweryfikować, co w związku z KSeF oferuje firmie dotychczasowy dostawca programu księgowego, a co przedsiębiorca musi wdrożyć samodzielnie do lipca 2024 r. Zostało na to bardzo mało czasu.