Dostarczenie przesyłki jest procesem o wiele bardziej skomplikowanym, niż mogłoby się wydawać. Przewiezienie listu np. z Warszawy do Grodziska Wielkopolskiego zaangażowanych jest co najmniej kilka osób, środki trwałe, a niejednokrotnie zaawansowane systemy informatyczne.
Dostarczanie na następny dzień jest standardem. Tylko dzięki temu przesłanie dokumentów z Warszawy do Poznania kosztuje kilkadziesiąt, a nie kilkaset złotych. Łączenie przesyłek w transporty liniowe (łączące poszczególne sortownie) pozwala na takie rozłożenie kosztów obsługi systemu na poszczególnych użytkowników systemu logistycznego, aby cena jednostkowa usługi była akceptowalna dla zleceniodawcy. Oczywiście możliwe jest „wynajęcie” kuriera i dostarczenie przesyłki w jeden dzień, ale wówczas klient ponosi wszystkie koszty związane z usługą, które ostatecznie mogą przekroczyć 1 tys. zł za doręczenie paczki w obrębie kraju.
Warto pamiętać, że pracownicy firm kurierskich również działają w systemie. Stosują ustalone procedury, a każde odstępstwo od standardu wymaga dodatkowych ustaleń.
Stałego klienta pracownik przyjmujący zlecenie powinien zapytać o jego numer. Następnym krokiem jest ustalenie rodzaju usługi oraz adresu przeznaczenia (z kodem pocztowym). Warto podać firmie kurierskiej numer telefonu osoby nadającej przesyłkę (ułatwi to postępowanie w przypadku jakichkolwiek problemów). Kurier powinien zapytać o zawartość przesyłki, jej wagę i wymiary. Klient powinien poznać swój numer zlecenia. Zlecając wysłanie przesyłki w piątek, warto zapytać, czy firma doręczy ją w sobotę, gdyż standardem jest poniedziałek.
Zazwyczaj zlecenia są przyjmowane w godzinach 8.00 – 17.00 (w niektórych firmach do 18.00). Składanie zamówienia po tej godzinie wymaga konsultacji z dyspozytorem.