Dobry pomysł na biznes, pierwsi klienci, rosnące zamówienia. Początki działalności mogą wyglądać obiecująco, ale nie dają gwarancji, że firma utrzyma się na rynku. Według GUS spośród blisko 282 tys. przedsiębiorstw powstałych w 2024 r. po pierwszym roku aktywnych pozostało 68,4 proc. Niemal co trzecia firma nie przetrwała więc pierwszego roku działalności.
Nie oznacza to oczywiście, że wszystkie zakończyły działalność z powodu problemów finansowych. Pokazuje jednak, jak wymagający potrafi być początek prowadzenia własnej firmy.
W przypadku mikrofirm szczególnie dużo zależy też od jednej osoby. Właściciel często sam zdobywa klientów, zajmuje się sprzedażą, marketingiem, organizacją pracy i pilnowaniem rachunków.
– Mikrofirma może mieć bardzo różną specyfikę, ale te małe biznesy łączy jedno: zyski na papierze, przychody, kontrakty czy pełny kalendarz zleceń nie muszą oznaczać dobrej płynności finansowej – mówi Łukasz Wojdak, Value Stream Leader Bankowość dla Przedsiębiorców w Banku BNP Paribas.
Klient nie zapłacił, a ZUS czekać nie będzie
Według badania Krajowego Rejestru Długów blisko co piąty właściciel mikrofirmy wskazuje opóźnienia lub brak płatności jako utrudnienie prowadzenia działalności. Wśród przedsiębiorców obsługujących głównie klientów biznesowych problem ten dotyczy niemal 28 proc. badanych.
– Wyobraźmy sobie, że mamy trzech największych klientów. Jeden dzwoni i prosi o wydłużenie terminu płatności znacznej faktury, drugi nawet nie dzwoni, tylko po prostu jej nie płaci. I już mamy problem z zapłaceniem pracownikowi, za wynajmowany lokal czy z uregulowaniem danin publicznoprawnych – tłumaczy Łukasz Wojdak.
Dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć nie tylko, ile pieniędzy ma dziś na koncie, ale również jakie płatności czekają go w kolejnych tygodniach i z jakich środków będzie mógł je pokryć. Musi też uwzględniać możliwość, że część klientów zapłaci z opóźnieniem.
Pieniądze na trudniejsze czasy
– Dobrze, żeby przedsiębiorca, szczególnie ten mały, zdawał sobie sprawę, że podobnie jak w życiu osobistym warto mieć poduszkę finansową dla firmy. Powinna ona wystarczyć na minimum trzy miesiące kosztów prowadzenia działalności – radzi ekspert BNP Paribas.
Do rachunku należy wliczyć wszystkie wydatki, których nie można po prostu odłożyć: składki, podatki, wynagrodzenia, czynsz, raty leasingowe i kredytowe oraz inne stałe zobowiązania. Przykładowo, jeśli utrzymanie firmy kosztuje 20 tys. zł miesięcznie, minimalna rezerwa powinna wynosić 60 tys. zł.
– Jeżeli biznes jest sezonowy albo ma wydłużone terminy płatności faktur, rezerwa powinna wystarczyć nawet na sześć czy dwanaście miesięcy kosztów – wskazuje Wojdak.
Zgromadzenie takich pieniędzy nie jest łatwe, zwłaszcza na początku działalności. Dlatego warto budować rezerwę stopniowo, odkładając część wpływów w lepszych miesiącach, zamiast przeznaczać całą nadwyżkę na bieżące wydatki lub prywatną konsumpcję.
Problemem bywa również zbyt krótki horyzont planowania. Z badania KRD wynika, że 69 proc. mikrofirm planuje działalność najwyżej na trzy miesiące naprzód, a około 85 proc. nie wykracza poza pół roku. Tymczasem decyzje podejmowane dziś mogą obciążać budżet firmy znacznie dłużej.
Po kredyt w dobrych czasach
Co jednak zrobić, gdy firma nie zdążyła zbudować odpowiedniej rezerwy? Albo gdy nagle pojawi się duży kontrakt, który wymaga zwiększenia zapasów, zatrodnienia dodatkowych osób czy zakupu materiałów? W takiej sytuacji przychody pojawiają się później, a najpierw trzeba ponieść wydatki.
– Jest taka stara zasada: do banku idzie się po kredyt wtedy, kiedy ma się dobrą sytuację finansową, a nie wtedy, kiedy naprawdę zaczyna się go potrzebować. Gdy pojawiają się trudności, uzyskanie finansowania jest wtedy często droższe i trudniejsze – podkreśla Łukasz Wojdak.
Jednym z rozwiązań jest limit kredytowy w rachunku bieżącym, czyli możliwość skorzystania z dodatkowych pieniędzy do ustalonej z bankiem kwoty. Może pomóc przetrwać okres między poniesieniem wydatku a otrzymaniem zapłaty od klienta.
Limit kredytowy nie zastępuje jednak własnych oszczędności, a wykorzystane środki trzeba zwrócić. Nie powinien więc służyć do trwałego finansowania działalności, która nie jest w stanie pokrywać swoich kosztów.
Faktoring, leasing, kredyt…
Jeśli problemem są faktury, na których zapłatę przedsiębiorca musi czekać 30, 60 czy 90 dni, jednym z rozwiązań może być faktoring.
– Faktoring sprawdza się wtedy, kiedy naprawdę potrzebujemy gotówki szybciej, a kontrahent jeszcze nie zapłacił. Z reguły jest to jednak rozwiązanie droższe od kredytu obrotowego i wymaga odpowiedniej rentowności biznesu – podkreśla ekspert.
Przedsiębiorca powinien więc policzyć, ile zarobi na kontrakcie po uwzględnieniu kosztów finansowania. Jeśli marża jest niewielka, przyspieszenie wpływu środków może okazać się zbyt drogie, a w skrajnym przypadku całkowicie nieopłacalne.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma potrzebuje samochodu, maszyny lub specjalistycznego wyposażenia. Zakup za gotówkę może pochłonąć oszczędności, które powinny pozostać zabezpieczeniem na trudniejsze miesiące.
– Leasing jest bardzo dobrym i stosunkowo łatwo dostępnym narzędziem finansowania. Dotyczy nie tylko samochodów, ale również maszyn produkcyjnych, sprzętu rolniczego czy wyposażenia gabinetów medycznych. Dzięki leasingowi firma korzysta z potrzebnego sprzętu, nie angażując od razu całej kwoty zakupu – tłumaczy Łukasz Wojdak.
W przypadku większych przedsięwzięć alternatywą może być kredyt inwestycyjny, dopasowany do konkretnego celu. Najważniejsze, żeby sposób finansowania odpowiadał temu, na co przedsiębiorca zamierza wydać pieniądze, oraz możliwościom ich późniejszej spłaty.
Pieniądze firmy to nie prywatny portfel
W jednoosobowej działalności gospodarczej granica między finansami przedsiębiorstwa a domowym budżetem bywa nadzwyczaj cienka. Właściciel zarabia na działalności, z tych pieniędzy utrzymuje rodzinę, a niekiedy także finansuje potrzeby firmy z prywatnych oszczędności.
– Zalecamy oddzielanie tych finansów. Jeżeli potrzebujemy finansowania na rozwój firmy, korzystajmy z produktu przeznaczonego na cele firmowe, a jeżeli na potrzeby osobiste – z finansowania prywatnego – mówi Łukasz Wojdak.
Pomaga w tym prowadzenie osobnego rachunku do rozliczeń działalności, nawet jeśli w konkretnym przypadku przepisy nie wymagają posiadania odrębnego konta firmowego. Dzięki temu łatwiej kontrolować przychody, wydatki, podatki i środki, które można bezpiecznie przeznaczyć na prywatne potrzeby.
Ważne jest też prawidłowe rozliczanie finansowania. W zależności od formy opodatkowania, rodzaju wydatku i obowiązujących przepisów niektóre koszty związane z kredytem czy leasingiem mogą wpływać na wysokość podatku.
Drobne opłaty też obciążają budżet
Opłaty za prowadzenie rachunku, przelewy, karty czy finansowanie mogą wydawać się niewielkie, lecz w dłuższym okresie tworzą zauważalną kwotę, zwłaszcza dla najmniejszych firm.
– Klienci biznesowi są bardzo zainteresowani ograniczaniem kosztów działalności. Unikanie opłat za konto, darmowe przelewy czy zwroty za wydatki opłacone kartą rzeczywiście ich przyciągają – przyznaje Łukasz Wojdak.
W ofercie promocyjnej BNP Paribas dostępne są m.in. czasowe zwolnienia z opłat za konto i kartę oraz zwroty części wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę, np. za paliwo. Wysokość korzyści zależy jednak od spełnienia warunków promocji, a więc od aktywnego korzystania z konta czy finansowania.
Dlatego przed wyborem rachunku warto policzyć nie tylko potencjalne bonusy, lecz także koszty po zakończeniu promocji, opłaty za najczęściej wykonywane operacje i warunki korzystania z dodatkowych produktów. To, co korzystne dla przedsiębiorcy intensywnie płacącego kartą, niekoniecznie będzie najlepszym rozwiązaniem dla firmy rozliczającej się głównie przelewami.
Dobry pomysł nie zastąpi planu
Dlaczego jedne mikrofirmy rozwijają się przez lata, a inne szybko wpadają w kłopoty?
– Dużo nowych firm nie robi biznesplanu. Przedsiębiorca ma pomysł, ale nie widzi wszystkich kosztów, ryzyk i dodatkowych obowiązków. I wtedy pojawiają się trudności – mówi ekspert.
Dlatego już na początku warto przygotować kilka scenariuszy: co się stanie, jeśli przychody będą o jedną trzecią niższe od oczekiwanych, albo jeśli największy klient zapłaci miesiąc później, albo gdy zepsuje się samochód niezbędny do prowadzenia działalności, a pracownik nie przyjdzie do pracy.
– Odpowiedzi na takie pytania nie zagwarantują sukcesu. Mogą jednak sprawić, że niespodziewany wydatek albo słabszy miesiąc pozostaną przejściową trudnością, zamiast zagrozić dalszemu istnieniu firmy – mówi Łukasz Wojdak.