Od kilku lat w ofercie sprzętów biurowych coraz bardziej popularne stają się wielofunkcyjne urządzenia, zawierające w sobie jednocześnie drukarkę, ksero, faks, a nawet możliwość odbierania poczty elektronicznej. Podstawową zaletą tego typu urządzeń jest to, że pozwalają na znaczną oszczędność powierzchni, przy jednoczesnej wydajności i łatwości obsługi.
Decydując się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego dla firmy należy dokonać analizy rzeczywistych potrzeb i spodziewanego stopnia wykorzystania.
— Przy zakupie urządzenia wielofunkcyjnego trzeba przynajmniej szacunkowo przewidzieć, ile stron miesięcznie ma być na nim drukowanych i ile godzin dziennie ma ono pracować na pełnych obrotach. Istotne jest też, ilu użytkowników korzysta z urządzenia. Generalnie maszyny te są tańsze w eksploatacji i wydajniejsze niż kupowane oddzielnie faksy, drukarki itp. — przekonuje Tomasz Ziędalski, menedżer produktu w Ricoh Polska.
Podobnego zdania jest Witold Tomaszek, dyrektor marketingu w dziale druku i przetwarzania obrazu w Hewlett-Packard Polska.
— Wybór zależy od wielkości grupy użytkowników, charakteru działalności firmy, a co za tym idzie — rodzaju drukowanych i przetwarzanych dokumentów. Spośród różnych kryteriów najważniejszymi są oczywiście marka producenta, cena urządzenia, spodziewane koszty eksploatacji, łatwość obsługi, dostępność materiałów eksploatacyjnych, możliwość serwisowania oraz funkcjonalność —wylicza Witold Tomaszek.
Czołowi producenci zgodnie przyznają, że urządzenia wielofunkcyjne są wydajniejsze i bardziej oszczędne w codziennej eksploatacji.
— Do multiurządzenia kupujemy jeden toner, co przy użytkowaniu stanowi jeden z głównych wydatków. Istotne jest też, że w przypadku awarii mamy wszystko w jednym miejscu, co znacznie ułatwia serwisowanie. Dochodzi do tego kwestia zużycia energii — oszczędność jest już dzisiaj standardem przy produkcji każdego urządzenia —przekonuje Tomasz Ziędalski.
— Producenci zazwyczaj podają wydajność miesięczną — liczbę wydruków, jaką można bezpiecznie wydrukować. Nieprzekraczanie tego parametru powoduje bezawaryjność urządzenia i pozwala na określenie przydatności dla firmy — mówi Maciej Trusiuk, dyrektor sprzedaży i marketingu w Lexmark Polska.
Zakup urządzeń wielofunkcyjnego nie może nastąpić bez wyraźnej potrzeby, bowiem są one zaawansowane technologicznie i ich cena zaczyna się od 10 tysięcy złotych. Od kilku lat ceny systematycznie spadają, jednak zgromadzenie tak wielu urządzeń w jednym nie pozwala na radykalną obniżkę, przy wciąż stosunkowo wąskim rynku odbiorców w naszym kraju. Do tego dochodzi koszt zakupu tonera, który waha się od 100 do 300 złotych w przypadku wydruków czarno-białych i od 600 do 800 złotych (za jeden z czterech kolorów) w przypadku wydruków kolorowych.
— Mimo dosyć wysokiej ceny, urządzenia mogą szybko się zwrócić. Poza tym mają swoje zalety: łatwość obsługi i funkcjonalność — podsumowuje Tomasz Ziędalski.