Portal wewnętrzny buduje się etapami

Marcin Musioł
21-03-2006, 00:00

Usprawnienie przepływu informacji w firmie to jedna z najważniejszych funkcji intranetu. Powinien być dobrze przemyślany.

Przed rozpoczęciem opisywania funkcji intranetu w firmie warto określić, co dokładnie znaczy to słowo. Działania specjalistów od marketingu spowodowały bowiem pewien semantyczny zamęt, który powoduje, że dla rożnych ludzi słowo intranet może znaczyć zupełnie co innego.

Intranet przez długi czas rozumiany był jako wewnętrzna sieć komputerowa, działającą w obrębie firmy lub organizacji. W tym rozumieniu jest to proste współdzielenie zasobów i wymiana danych, dostępne z reguły jedynie pracownikom firmy. Jednak obecnie intranetem określane są również o wiele bardziej zaawansowane technologicznie narzędzia. I tutaj pojawia się używane zamiennie słowo — portal korporacyjny.

— Z technicznego punktu widzenia portal korporacyjny jest kolejnym wcieleniem intranetu, pośredniczącym w dostępie do wszystkich zasobów w firmie lub organizacji — wyjaśnia Maciej Czarnota, starszy menedżer w firmie AMG.net.

Z czysto funkcjonalnego punktu widzenia portal korporacyjny to rozbudowany intranet, umożliwiający pracownikom np. dostęp w jednym miejscu do ważnych i kluczowych informacji najczęściej za pomocą przeglądarki internetowej, zarządzanie wiedzą i informacjami oraz personifikację, czyli dostosowanie narzędzia do indywidualnych potrzeb każdego pracownika.

Sposób realizacji projektu budowy intranetu w firmie i jego dalszej rozbudowy do postaci portalu korporacyjnego zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Nie ma jednego schematu ani ustalonych zasad działania, bowiem czynników, które mogą potencjalnie wpłynąć na wybór odpowiedniego modelu wdrożenia, jest bardzo wiele.

Zaczyna się od projektu

Początkowa faza obejmuje stworzenie spójnego projektu całego przedsięwzięcia. Kierownictwo firmy na samym początku powinno określić kluczowe procesy biznesowe, a następnie ustalić, czy intranet rzeczywiście pomoże je usprawnić. W raporcie Pentora (patrz: ramka) najczęściej formułowanym przez firmy celem wdrożenia intranetu było: usprawnienie komunikacji wewnętrznej, usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy oraz usprawnienie obiegu dokumentów.

— Jak w każdym projekcie IT — korzyści, które chcemy osiągnąć, powinny być mierzalne. To one muszą być podstawą do określenia jego zakresu funkcjonalnego — uważa Paweł Jędrusik, dyrektor handlowy w firmie Epicor Software Poland.

W dalszej kolejności zarząd firmy powinien ustalić budżet całego przedsięwzięcia oraz zdecydować, czy wdrożenie zostanie przeprowadzone własnymi siłami, czy konieczna jest pomoc firmy zewnętrznej. Oba rozwiązania mają wady i zalety. Z jednej strony, budowa intranetu wyłącznie środkami wewnętrznego działu IT może obniżyć koszty całej operacji. Z drugiej strony, w trakcie całego przedsięwzięcia, może okazać się, że dział IT nie jest w stanie podołać zadaniu i wydatki, zamiast zmniejszyć się, wzrosną.

W raporcie Pentora 43 proc. z ankietowanych firm skorzystało z usług firmy zewnętrznej, podczas gdy 41 proc. badanych wdrażało intranet samodzielnie.

Budowa etapowa

Każda metodologia budowy intranetu nakazuje rozłożenie realizacji projektu na etapy. Na początku należy stworzyć jego wersję podstawową, a potem integrować z nią kolejne, już bardziej zaawansowane narzędzia.

— Proces budowy powinien być zawsze podzielony na fazy, ale z drugiej strony powinien mieć ciągły charakter. Wszystkie rozwiązania intranetowe, w tym także portal korporacyjny, winny podlegać ciągłej, kontrolowanej ewolucji na podstawie informacji zwrotnych udzielanych przez użytkowników oraz potrzeb przez nich zgłaszanych czy też ze względu na strategię firmy — uważa Maciej Czarnota.

Dodatkowo rozłożenie procesu budowy intranetu zmniejsza ryzyko fiaska całej operacji oraz powinno doprowadzić do wzrostu zaufania pracowników do możliwości wykorzystania nowego narzędzia w pracy. A to często jest jedną z kluczowych spraw przy takich przedsięwzięciach.

— Pracownicy firm często podchodzą z lękiem do zmian, takich jak np. wprowadzenie intranetu. Dlatego ważne jest, aby uświadomić im, jakie korzyści może im to przynieść. Dodatkowo po wdrożeniu podstawowej wersji intranetu jego użytkownicy łatwiej przyjmą kolejne, pojawiające się nowości — wyjaśnia Rafał Mikołajczak, menedżer ds. projektów w firmie Blue Media.

Komunikatory i e-mail

Intranet w całkowicie rozbudowanej postaci portalu korporacyjnego spełnia trzy główne funkcje: integracyjną, informacyjną i komunikacyjną. Integracja różnych aplikacji w firmie ułatwi pracownikom ich dostępność. Funkcja informacyjna portalu usprawnia system zarządzania wiedzą oraz obieg dokumentów. Funkcja komunikacyjna portalu pozwala na stworzenie scentralizowanego systemu wiadomości wewnątrz firmy.

Do usprawnienia komunikacji korporacyjnej można wykorzystać różnorodne narzędzia, w zależności od indywidualnych potrzeb firmy. Najczęściej w ramach portalu tworzone są wewnętrzne fora dyskusyjne umożliwiające w łatwy i szybki sposób komunikację między osobami tworzącymi doraźne zespoły robocze. Coraz większą popularność zdobywają komunikatory internetowe, które okazały się dużo praktyczniejsze niż poczta elektroniczna, pozwalają bowiem użytkownikom na bieżące pokazywanie aktualnego statusu osoby — czy jest zajęta, dostępna lub czy znajduje się przy swoim komputerze.

W strukturze intranetu można umieścić także systemy usprawniające zarządzanie pocztą elektroniczną. Dzięki nim koszty obsługi stale wzrastającej liczby wiadomości zmniejszą się, a kierownictwo firmy będzie miało możliwość regularnego i sprawniejszego monitoringu poczty elektronicznej pracowników.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Musioł

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Telekomunikacja / Portal wewnętrzny buduje się etapami