Pracownik w delegacji

KATARZYNA KOPYŁOWSKA
opublikowano: 14-05-2012, 00:00

KOMENTARZ

Polecenie pracownikowi wykonywania zadań służbowych poza jego stałym miejscem pracy, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę (a więc w ramach podróży służbowej), rodzi po stronie pracodawcy określone obowiązki. Wiążą się one przede wszystkim z prawem pracownika do otrzymania zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową.

Należności obejmują nie tylko diety (czyli kwoty przyznawane na pokrycie kosztów wyżywienia i drobnych wydatków), ale również m.in. zwrot kosztów transportu, noclegów i innych uzasadnionych wydatków określonych przez pracodawcę. Zasady wypłacania tego rodzaju należności powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w indywidualnej umowie o pracę, jeżeli powyższe akty wewnątrzzakładowe u pracodawcy nie obowiązują.

Kwota diety u pracodawców sektora prywatnego nie może być niższa niż określona w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 r. W praktyce oznacza to obecnie 23 zł za każdą pełną dobę podróży, natomiast w przypadku zagranicznej podróży służbowej wysokość diety zależy od państwa docelowego. Dieta należna pracownikowi ulega redukcji, jeżeli pracodawca zapewnia mu bezpłatne wyżywienie i zakwaterowanie.

W praktyce największe problemy dotyczą ewidencjonowania czasu podróży służbowej pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego w ewidencji czasu pracy należy uwzględnić wyłącznie godziny podróży służbowej, które są wliczane do czasu pracy, tj. czas podróży przypadający w godzinach pracy i czas poświęcony na wykonanie zadania, którego realizacja jest celem służbowego wyjazdu. Na przykład: jeżeli z rozkładu czasu pracy wynika, że pracownik świadczy pracę w godzinach 8-16, a jego podróż służbowa trwała od godziny 12 do godziny 17, zaś zadanie w miejscu docelowym było realizowane w godzinach 17-19, to w ewidencji czasu pracy należy uwzględnić sześć godzin, to jest czas podróży służbowej w godzinach 12-16 i czas wykonywania zadania.

Zgodnie z przepisami podatkowymi, aby poniesiony przez pracodawcę wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi istnieć związek między tym wydatkiem a przychodami pracodawcy. Innymi słowy — wydatek taki musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania źródła przychodów lub zabezpieczenia tego źródła. Wydatki związane z podróżami służbowymi można więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wtedy, gdy pracodawca wykaże, że podróż pracownika była uzasadniona z punktu widzenia prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej. W rezultacie wydatki pracodawcy związane z podróżami służbowymi pracownika stanowią z zasady jego koszty podatkowe.

KATARZYNA KOPYŁOWSKA

prawnik w DLA Piper Wiater

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: KATARZYNA KOPYŁOWSKA

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu