Pracownik w podróży

  • Dorota Czerwińska
opublikowano: 18-05-2015, 00:00

Systemy IT: Korzystanie z rozmaitych narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi przynosi firmom oszczędności

Nie da się zupełnie zlikwidować podróży służbowych. Co zrobić, żeby były tańsze i bezpieczniejsze? Jest coraz więcej narzędzi, które to ułatwiają. Na przykład wyszukiwarki i porównywarki ofert środków transportu i noclegów. Właśnie pojawiła się kolejna: Planaxy.com. Porównuje ceny, czas podróży dla różnych środków transportu (samoloty, pociągi, autobusy, w tym miejskie, metro, taksi, samochody), rekomenduje noclegi, atrakcje turystyczne, a także ubezpieczenia.

Pełna kontrola

— Jesteśmy trochę jak Ceneo turystyczne z wyznaczeniem tras jak w Google Maps. Obsługujemy najważniejsze środki transportu i rezerwacje, a stworzona przez nas porównywarka ma ułatwić planowanie podróży dzięki mnogości usług, jakie oferuje. Na przykład, jeśli poda się czas podróży, to porównywarka uwzględni również czas przejazdu lokalnego autobusu i koszt biletu na ten autobus. Użytkownik oszczędzi więc nawet do kilku godzin spędzanych w sieci na poszukiwaniach optymalnych i tanich opcji podróży i może sam szybko porównać konkurencyjne oferty, nie płacąc prowizji za obsługę podróży służbowych. Dla zapewnienia komfortu użytkownikom Planaxy uruchomiliśmy call center, które służy wsparciem w każdej sprawie związanej z serwisem — informuje Tomasz Koszlak, współtwórca i współwłaściciel Planaxy.com.

Żeby wprowadzić niektóre narzędzia ułatwiające zarządzanie podróżami służbowymi, firmy muszą wprowadzić reguły dotyczące m.in. wyboru sieci hotelowych czy linii transportowych. Aplikacje umożliwiają przyznawanie pracownikom określonych uprawnień, w ramach których mogą sami dokonywać rezerwacji do określonej kwoty.

— Mając dostęp do raportów o tym, jak podróżują pracownicy, firma łatwiej uzyska zniżki od dostawców usług turystycznych — mówi Paweł Rek, prezes firmy Amadeus, która udostępnia takie narzędzia. W podróży służbowej bardzo ważne jest bezpieczeństwo pracownika. Dzięki narzędziom służącym do śledzenia rezerwacji i raportowania firma w każdej chwili może sprawdzić, gdzie znajduje się pracownik i zareagować w razie problemów, np. choroby, konieczności zmiany planów. Paweł Rek twierdzi, że takie narzędzia cieszą się coraz większym zainteresowaniem, zwłaszcza firm, które muszą delegować ludzi w niestabilne rejony świata.

Trzeba się rozliczyć

Są także narzędzia do rozliczania podróży służbowych. Ułatwiają komunikację w tych sprawach między pracownikiem a firmą. Pracownik, który wybiera się w delegację, zgłasza na platformie wniosek wraz z szacunkową kwotą na pokrycie wydatków. Po akceptacji tego wniosku zostaje mu przydzielona karta płatnicza, która zastępuje zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówką. Karta może być wygodną alternatywą dla kilku innych: paliwowych, taksówkowych, bankowych.

Analizuje struktury wydatków i porównuje koszty ponoszone przez różnych pracowników. Z kolei np. analiza wydatków związanych z pozyskaniem czy obsługą klienta pomaga konstruować oferty handlowe i badać rentowność przedsięwzięć, które wymagają częstych podróży pracowników.

— Pracownik podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty, korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W nieprzewidzianej sytuacji, np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, zgłasza wniosek o doładowanie karty. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z zasadami są wyróżnione w systemie, więc muszą być wyjaśnione. Menedżer kontroluje więc budżet delegacyjny swojego zespołu — informuje Agnieszka Dolka-Bryndal z Edenred Polska, która proponuje narzędzie o nazwie Spendeo.

Coraz więcej firm chciałoby korzystać z jeszcze bardziej kompleksowych narzędzi. Na przykład Amadeus Corporate Travel & Expense obsługuje wszystkie działania związane z podróżą służbową od wystawienia wniosku delegacyjnego poprzez rezerwacje po rozliczenie i raporty.

— Dzięki temu firma kontroluje wydatki na podróże służbowe. Pracownik nie może zarezerwować środka transportu, hotelu, zanim przełożony nie zatwierdzi tego w systemie. Szablony udostępnione działom HR, księgowości i kontrolingu umożliwiają planowanie rezerwacji, ale przede wszystkim ułatwiają raportowanie, a także księgowanie, budżetowanie i planowanie wydatków na następne lata — tłumaczy Paweł Rek.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Pracownik w podróży