Coraz popularniejsze elastyczne podejście do pracowników nie oznacza, że pracodawca pozostaje bezradny, gdy zatrudniony nie przestrzega ustalonych reguł. Nieusprawiedliwione spóźnienia, niestawienie się do pracy, odmowa wykonania polecenia służbowego czy palenie w miejscach niedozwolonych mogą być podstawą nałożenia jednej z kar porządkowych zdefiniowanych w kodeksie pracy. Przedsiębiorca może wybierać tylko spośród kar określonych prawem, ponieważ stosowanie innych sankcji stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Wybór należy do pracodawcy, który powinien brać pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.
Kary niemajątkowe (upomnienie i nagana) mogą być nałożone za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
Karę pieniężną pracodawca może nałożyć za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Kara za jedno przekroczenie lub za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po ewentualnych potrąceniach z tytułu świadczeń alimentacyjnych i innych tytułów wykonawczych, a także zaliczek udzielonych przez pracodawcę. Wolna od potrąceń jest kwota wysokości 90 proc. ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Przyjmuje się, że upomnienie jest karą najłagodniejszą, a kara pieniężna najsurowszą.
Kara może być zastosowana w ciągu dwóch tygodni od zdobycia informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego, nie później jednak niż w ciągu trzech miesięcy od tego naruszenia. Przed wymierzeniem kary pracodawca musi dać pracownikowi szansę na wyjaśnienie w formie osobistej rozmowy lub — jeśli specyfika pracy uniemożliwia spotkanie — za pomocą telefonu lub korespondencji. O karze pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie, wskazując rodzaj i datę naruszenia obowiązków pracowniczych i informując o prawie do sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu należy usunąć z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może też z własnej inicjatywy (lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej) uznać wcześniej karę za niebyłą.