Wiele nowoczesnych programów gotowych wydajnie wspomaga wszystkie sfery działalności firmy.
Często w oprogramowaniu biznesowym oferowanym w tzw. pakietach pudełkowych, przedsiębiorcy widzą tylko mocno ograniczone w swojej funkcjonalności tanie wersje aplikacji do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem. Podstawą do tej opinii mogło być przekonanie, że systemy gotowe — pudełkowe, rozwinęły się z oprogramowania dedykowanego najpierw działom finansowo-księgowym.
Bieg technologii
Jednak ewolucja systemów finansowo- -księgowych postępowała i szybko pojawiła się potrzeba automatyzowania innych działów biznesowych w przedsiębiorstwach. W ten sposób powstawały aplikacje, których zasadniczym wyróżnikiem była modułowa struktura. Dobrze dobrany system informatyczny o budowie modułowej składa się obecnie z szeregu współpracujących ze sobą elementów, jak: rachunkowość i finanse, kadry-płace, magazyn, handel, analizy finansowe, środki trwałe, kasa, przelewy bankowe. Dzięki parametryzacji każdy użytkownik otrzymuje system dostosowany do indywidualnych wymagań. Moduły są na bieżąco unowocześniane i aktualizowane.
— Gdyby program księgowy lub inny używany w firmie był „zamknięty”, to w ciągu kilku lat utraciłby swoją przydatność. Dlatego bardzo ważna jest dostępność aktualizacji. Aktualizacje są konieczne ze względu na znaczną zmienność przepisów i konieczność dostosowywania programów do nich, zmiany sposobu użytkowania przyzwyczajeń użytkowników i wreszcie istnienie niedostatków i błędów oprogramowania, których — mimo stosowania metod inżynierii oprogramowania — nie da się wyeliminować i można jedynie zmniejszać ich liczbę i minimalizować skutki. Sposób aktualizacji (przez internet czy rozsyłany na płytkach) nie ma tu kluczowego znaczenia ze względu na to, że na ogół aktualizuje się programy najczęściej 3-4 razy w roku — tłumaczy Krzysztof Piasecki, prezes Tik-Soft.
Rozwiązania gotowe wyposażone są w szeroki wachlarz funkcjonalności: automatyzują procesy obsługi i sprzedaży, zakupów, stanów magazynowych, płatności, rozliczeń. Wybrane aplikacje pozwalają na budowanie zestawień, tworzenie analiz umożliwiających uzyskanie pełnego obrazu funkcjonowania firmy. Nowoczesne aplikacje pudełkowe współpracują z urządzeniami fiskalnymi, czytnikami kodów kreskowych i innymi urządzeniami zewnętrznymi. Mają także możliwość pełnej wymiany danych z innymi aplikacjami, np. sklepami internetowymi, czy wcześniejszymi wersjami programów.
Prekonfigurowane
Odmienną koncepcję pakietów pudełkowych ma duży producent oprogramowania biznesowego SAP. W definicji rozwiązań pudełkowych, firma SAP widzi zazwyczaj produkty informatyczne, które można szybko zainstalować samodzielnie i rozpocząć pracę po zapoznaniu się z instrukcją użytkownika. Według Tomasza Niebylskiego, menedżera produktu w SAP Polska, rozwiązania SAP, niezależnie od ich przeznaczenia, charakteryzują się dużą złożonością, która znacznie wykracza poza ramy sztywnego rozwiązania pudełkowego.
— To, o czym możemy mówić w przypadku produktów SAP, to rozwiązania prekonfigurowane, czyli wstępnie sparametryzowane. Istnieje zasadnicza różnica między klasycznym rozwiązaniem pudełkowym a rozwiązaniem prekonfigurowanym. To pierwsze oferuje pewną zamkniętą funkcjonalność i model jej stosowania, z wyraźnie zaznaczonymi ramami dalszych zmian i rozszerzeń. W przypadku rozwiązania prekonfigurowanego mamy do czynienia z określoną propozycją, której zastosowanie zdecydowanie wpływa na czas i koszt wdrożenia, ale nie zamyka ona w żadnym wypadku perspektyw dalszych zmian, rozszerzeń, np. na skutek wzrostu firmy, decyzji o objęciu zakresem systemu innych obszarów działalności biznesowej przedsiębiorstwa — przekonuje Tomasz Niebylski.
Okazuje się jednak, że większość producentów oprogramowania biznesowego, w tym firm oferujących pakiety gotowe, nie zaniedbuje potrzeby aktualizacji i możliwości rozszerzenia danej aplikacji. Nawet już małe polskie firmy przy wyborze oprogramowania dla siebie zaczynają dostrzegać aspekty nie tylko cenowe.
Kryteria wyboru
— W sprawie kryteriów wyboru programów obserwuje się duży rozdźwięk między praktyką (zwłaszcza wśród zarządzających małymi firmami) a późniejszymi potrzebami. Najczęściej firmy kierują się informacjami, które najłatwiej zdobyć, tj. ceną oraz listą funkcji programu. Ale już po krótkiej jego eksploatacji przekonują się, że bardzo ważne są: niezawodność, łatwość użytkowania powodująca, że pracujemy wydajnie i popełniamy mało błędów, kompetencje serwisu, z którego czasami (choć przy dobrej jakości programu rzadko) będziemy musieli skorzystać. Oczywistą sprawą jest dostępność aktualizacji oraz kompletność listy funkcji programu — mówi Krzysztof Piasecki
Z kolei według Tomasza Niebylskiego, podczas wyboru rozwiązania informatycznego dla firmy dysponuje się określonymi środkami inwestycyjnymi na zakup oprogramowania. Z tej perspektywy pozornie tańsza opcja „uszycia” dedykowanej aplikacji wspomagającej działanie przedsiębiorstwa w określonym obszarze może okazać się najdroższa w szerszym ujęciu z uwagi na zasadniczo wyższe koszty serwisowania takiego oprogramowania, jego późniejszych modyfikacji i ewentualnej wymiany.
— W firmie zachodzą ustalone procesy biznesowe i wdrażane oprogramowanie musi je wspierać przynajmniej w aktualnym zakresie. Oczywistym jest jednak, że oprogramowanie nie może być czynnikiem limitującym dalszy wzrost firmy. Najbardziej pożądanym zjawiskiem byłby wzrost rozwiązania wraz ze wzrostem firm. Zatem idealny system dla firmy to taki, który jest najtańszy w szerszym ujęciu niż tylko kosztów początkowej inwestycji, spełnia bieżące wymagania firmy i jest przygotowany na jej rozwój i wzrost jej wymagań — podkreśla Tomasz Niebylski.
Nowoczesne gotowe programy do zarządzania produkowane są przez wiele firm. Bogata oferta rodzimych producentów w konkurencji do zachodnich wynika z dostosowania produkcji do lokalnego rynku oraz szybkiego zapełniania nisz.
Stan rynku
— Rynek programów pudełkowych wykazuje objawy nasycenia — już od wielu lat prawie nie spotyka się firm, które nie używałyby oprogramowania biznesowego. Programy sprzedaje się więc firmom nowo powstającym lub rozwijającym się lub takim, które chcą wymienić software, jeśli jest niezbyt użyteczny i słabo serwisowany. Dość duża i mająca coraz większe znaczenie jest sprzedaż aktualizacji oprogramowania oraz związanych z nim usług. Z pewnością programy pudełkowe będą istnieć na rynku obok rozwiązań ASP lub innych trybów pracy outsourcingowej. Warunkiem ich istnienia jest oczywiście rozwój programów „ogólnego przeznaczenia”, jak i coraz lepsze dopasowywanie się do szczegółowych potrzeb użytkowników. Wygląda na to, że w tej sferze przyszłość należy do programów modułowych, których funkcje można rozszerzać lub zmieniać względnie tanim kosztem — mówi Krzysztof Piasecki.