Pracodawca nie zawsze ma obowiązek sporządzenia planu urlopów.
W zasadzie urlop powinien być udzielony zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie zawsze musi wprowadzać w zakładzie plan urlopów. Nie musi tego robić, gdy:
- zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę,
- nie działa w zakładzie pracy żaden związek zawodowy.
W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Jeśli jednak istnieje plan urlopów, to podaje się go do wiadomości pracowników w przyjęty w zakładzie sposób (np. na ścianie ogłoszeń).