Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów (MF) wynika, że przedsiębiorcy nie powinni spodziewać się kolejnego odroczenia obowiązku wystawiania e-faktur. Muszą się dostosować do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w terminach wskazanych przez resort.
Start 1 lutego 2026 r.
Zgodnie z harmonogramem od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF będą miały największe firmy, których przychód ze sprzedaży przekroczy kwotę 200 mln zł. Dwa miesiące później podobny wymóg będzie dotyczył pozostałe przedsiębiorstwa – również te, które nie są płatnikami VAT. Natomiast najmniejsi podatnicy, których transakcje dotyczą niewielkich kwot będą objęci wspomnianym obowiązkiem od początku 2027 r. Chodzi o faktury, których wartość wynosi poniżej 450 zł, natomiast łączna ich kwota w skali miesiąca nie przekracza 10 tys. zł.
Środowisko biur rachunkowych miało nadzieję, że data wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostanie odłożona nawet do 2030 r.
Kamila Cieszkowska, ekspertka z firmy SaldeoSmart, oferującej rozwiązania dla księgowości, podkreśla, że pierwszej grupie przedsiębiorców został niespełna rok na przygotowanie się.
- W czerwcu zostanie opublikowana struktura logiczna KSeF 2.0 i API, czyli zestaw reguł umożliwiających integrację aplikacji komercyjnych z KSeF. Najpewniej w lipcu zakończy się proces legislacyjny. We wrześniu wystartują tzw. testy otwarte API. Firmy i biura rachunkowe dostaną do nich dostęp w listopadzie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.
To oznacza, że przedsiębiorcy będą mieli niewiele czasu na naukę i testy.
– Grudzień i styczeń to najbardziej pracowite miesiące dla księgowych. Z kolei luty i marzec to okres wykonywania przez nich sprawozdań finansowych i rozliczeń rocznych. Kiedy więc będzie czas na spokojne testowanie i wdrożenie e-fakturowania? – zastanawia się Kamila Cieszkowska.
Okres przejściowy
Z rynku słychać wiele głosów mówiących o tym, że sporo firm może mieć poważne problemy z dostosowaniem swoich systemów i procedur do obowiązków wynikających z KSeF. MF zapewnia jednak, że nie będzie karania przedsiębiorców za błędy lub niedopatrzenia dotyczące wdrożenia KSeF w przyszłym roku. Sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2027 r. Wówczas kary będą nakładane przede wszystkim w trzech przypadkach. Chodzi o sytuacje, kiedy przedsiębiorca wystawi fakturę w programie niedostosowanym do wymogów KSeF lub niezgodną ze schematem, lub też prześle ją do nowego systemu z opóźnieniem.
– Taki okres przejściowy to dobra wiadomość dla firm i biur rachunkowych – ocenia Kamila Cieszkowska.
Zwraca również uwagę, że obecna wersja wdrożenia KSeF zakłada kilka istotnych ułatwień, które powinny odciążyć przedsiębiorców i biura rachunkowe. Najważniejszą jej zdaniem, jest możliwość dodawania załączników do faktur.
– Dotyczy to m.in. przedsiębiorców działających w branżach energetycznej, telekomunikacyjnej i gazowej. Przesyłają oni faktury z załącznikami zawierającymi ustandaryzowane dane. W ich przypadku zintegrowanie kompletu dokumentów z systemem znacznie usprawni procesy księgowe i logistyczne – ocenia Kamila Cieszkowska.
Weryfikacja systemów
Ekspertka zachęca, by przedsiębiorcy nie czekali na ostatnią chwilę i już teraz wykorzystali każdy kolejny miesiąc na przygotowania do wdrożenia KSeF.
– Powinni zweryfikować czy używane przez nich systemy do fakturowania będą dostosowane do nowego standardu. Istotnym krokiem jest odpowiednia organizacja zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Przedstawiciele biur rachunkowych powinny już teraz zdecydować, czy będą odbierać faktury z KSeF w imieniu swoich klientów, czy pozostawią ten obowiązek przedsiębiorcom – podkreśla Kamila Cieszkowska.
Podkreśla, że przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia KSeF to nie tylko obowiązek prawny. To szansa na uporządkowanie procesów księgowych i poprawę płynności obiegu informacji między przedsiębiorcami i ich klientami.